关于企业档案管理的创新策略研究

摘要：随着信息化技术的深入发展，企业档案管理也与之建立起了紧密的联系，这既是现代科技创新帮助企业更好履行档案管理工作的体现，同时也是企业创新档案管理办法的内在要求。因而加快企业档案管理的策略创新研究则显得尤为迫切。由此，本文便从创新企业档案管理方法的必要性出发，通过对当前管理实践中的问题展开探究，进而提出可行的创新管理方法，以期为各位读者提供参考。

关键词：企业档案管理；创新；策略；研究

企业档案管理是企业活动的重要组成部分，随着市场环境的深刻变化，利用好档案资料帮助企业更好地实现管理任务，不仅能够让企业直接获得经济效益，同时也可以增强企业的竞争优势，进而为企业长远发展奠定条件。据此，笔者针对企业档案管理所做出的方法创新分析，也便具有了重要的现实意义。

一、创新企业档案管理方法的必要性

企业档案管理方法的创新，有着十分重要的作用，其必要性原因简要来说可以概括为以下几点：

第一，企业档案管理方法的创新，能够为企业提升服务、挖掘深层价值带来帮助。无论是什么类型的企业，都需要建立关联的、系统化的档案信息，因而企业档案的管理工作也成为了与各个部门、各个层级相互贯穿的任务活动。构建企业档案并不局限于某一特定形式，而是可以利用不同载体作为创建档案的方式，从而使企业可以在发展进程中形成了无形的企业资产。一方面，企业档案成为企业活动的记录，通过企业档案中的资料信息为企业决策提供科学可靠的参考依据。另一方面，企业档案也能够反作用于企业，促使企业不断加快发展步伐。举例来说，随着我国经济逐渐融入到全球化、一体化的浪潮中，在激烈的市场竞争中，要使得企业的内在优势得到充分发挥，则还需加强关于企业档案的开发与利用强度。

第二，档案管理方法的创新，能够极大提高其信息资料的安全性，进而也为改善企业服务能力开辟了有利条件。一些档案信息内容涉及到商业秘密，所以为了树立牢固的档案管理理念，营造安全的档案管理环境，关键需要拓展企业档案管理的保密服务功能。信息化的档案资料因为使用方便、处理高效等特征越来越成为档案建设的重点，但是电子档案所具有的信息传播快，容易遭受冲击等特点也使得管理人员在加快资源共享的同时需要更加注意对于企业档案的保密要求，若是企业信息化档案遭受到破坏，并且核心信息不能被恢复，那么给企业所造成的损失也是难以弥补的。

第三，档案管理方法的不断完善升级，也能够促进企业档案的信息化建设获得更好成果。企业档案的建立需要适应企业服务的目标，因而档案管理工作也无法与企业的经营活动相互脱离，反之，二者之间是紧密依存的关系。要使得企业信息档案的管理工作能够为企业生产力的提高注入动力，做好企业档案的信息化、网络化发展，也能促使其达到预期目标。

二、企业档案管理实践中存在得到问题现状

在企业档案管理人员的实践过程中仍旧存在一些不足之处亟待改善，概括来说主要有以下几个方面：

第一，企业档案的管理模式较为陈旧，是管理过程中最为常见的问题。对于许多企业来说，对档案管理的重视程度远远不够。一方面，这导致了企业在档案管理实践中处于落后位置，不能为企业的长远发展带来有利影响。即使企业建立起档案管理部门，但是在档案管理的过程中也只是墨守成规的沿用传统的管理方法，一旦面临问题，企业档案管理人员也无法应对，进而也使得企业档案不能得到合理利用。另一方面，由于不同企业的经济实力与企业目标要求存在较大差异，所以在不同企業的档案管理建设方面也是严重不平衡的，有的企业已经构建起健全、完备的档案资料库，其中各类信息化服务一应俱全，而有的企业则依旧采取手工管理的模式，这既使得档案管理的效率无法保证，而且在管理规划、查找资料的过程中也更加容易出错。

第二，关于企业档案管理方式的创新路线与实际需要相互背离，也成为企业档案管理中不容忽视的重要难题。实现管理手段的创新并不是一句口号，而是需要制定出引领路线与付诸实际行动。所以，在创新过程中不仅需要合理、全面的规划，而且还要按照由局部到整体的步骤顺序落实整个计划目标，当创新路线本身存在问题时，那么同样无法达到加强企业档案管理的效果。例如，档案管理中的任务分配不尽合理，让各个部门之间不能相互统一起来，既不能实现有效的沟通，而且也无法达到协调工作的目的，从而给企业档案管理带来重大阻滞。

三、创新企业档案管理方法的具体策略

要切实创新企业档案的管理方法，使之能够在管理过程中获得成为显著的成效，关键需要从以下方面予以把握：

第一，加快实施企业档案的数字化、信息化管理战略。信息时代的发展已经成为不可阻挡的历史潮流，而企业档案作为资源信息中的重要部分，也与信息化的目标相互契合。近年来，电子文件、电子资源在人们生活中已经屡见不鲜，快速的信息普及不仅完全颠覆了人们对于档案载体的认知，而且随着传播速率的提升与存储媒介的升级，也让电子信息档案能够对传统纸质档案形成替代。当前许多企业已经建立了各类信息管理系统，例如OA、CIMS、SCM、ERP等，由此，企业档案管理系统也随着信息化建设任务的逐步实现而建立起来。

第二，完成好企业档案管理的互动化与自动化功能建设任务。企业档案要实现数字智能化管理，单单依靠电子资源这种存储形式的改变还是不够的，在创新管理方法的过程中，必然会运用到诸多的信息技术，例如数据扫描、数据迁移、数据仓库、数据推进、数据加密、数字签名、OCR识别以及身份认证等多项技术手段。只有通过切实加强企业档案管理的自动化、互动化技术实践，才能凭借先进技术达到提升工作效率、实现交互性操作的管理效果。譬如，当企业档案信息系统具备自动化功能时，便可以在无员工参与的情况下自动对信息进行获取，从而优化工作流程。当交互性的档案系统建成后，也能够极大提升不同信息系统之间的协同性与兼容性。再如，通过企业内部局域网络，便可以对所有的电子档案实现在线管理，其不仅可以兼容各个子系统中的新型功能，使得整个管理系统的优势得到充分发挥，同时档案工作也能在沟通平台中为需要档案资料的用户提供更好的服务，而用户也能借助该系统平台反馈真实评价，从而为企业节约资金与时间成本、缩短服务流程、升级资源配置、提升工作效益产生重大作用。

第三，要增强企业档案管理人员的综合素质能力，创新企业档案管理方法，人员因素也是创新管理方法中的重要构成，为了使其在面临实际工作问题时，可以采取更加行之有效的应对策略。企业档案的任务需要落实到管理人员上，因而通过积极提高档案管理人员的知识技能与素质水平也可以保障企业档案管理工作的顺利进行。举例来说，为了满足企业档案电子化的需求，档案人员必须具备计算机操作技能，并且能够熟悉电子档案的整体、保管、查找与利用等工作环节，通过打造一支高水准、高效率的档案管理队伍，也可以为企业档案的管理带来实质性效益。

结束语：

档案管理在企业发展过程中有着基础性作用，只有不断进行档案管理方法创新，使管理方式具备服务性、合理性特征，从而才能将企业档案的积极作用有效调动起来。此外，管理人员还需把握信息时代的发展机遇，力求通过资源配置优化、数字信息集成化的提升来推动企业档案管理向前发展，进而才能为企业的繁荣发展奠定更为坚实的基础。

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作者简介：瞿立菲（1969.06），女，籍贯，昆明，学历，本科，研究方向：档案专业，职称，副研究馆员。