利用“word宏”提高技术文件标准化格式审查效率的探讨

摘要：在技术文件标准化审查过程中，针对常出现的重复性格式问题，标准化人员需多次手动输入修改提示批注，费时费力。利用word自带宏工具，可以定制word批注功能，实现重复问题一键增加预定义批注，有效提升标准化格式审查效率。

关键词：宏；技术文件；标准化格式审查

1 概述

快速发展的武器装备研制任务和质量要求对技术文件的审查提出了越来越高的要求，设计评审、设计定型对技术文件的质量要求越来越高，虽然目前也出现了各种文件编写格式模板以及格式自动化审查工具，但仍无法全面替代人工审查，人工审查仍然是目前各单位进行技术文件标准化审查的主要方式。

目前，在人工审查中，标准化一般采取添加批注的方式反馈审查结果，技术文件中大量重复出现的格式问题使得批注工作量大增，严重降低了审查效率，为解决这一问题，笔者在工作实践中，探讨分类整理出批量批注内容，利用自带word宏工具，内嵌到word工具中，从而实现一键添加预定义批注，提升标准化格式审查效率的目的。经过实践应用，该方法只需要word自带宏工具，不需要安装其他软件，可根据需求自由定制内容，随时可修改，应用简单可靠。下面，笔者对这一方法的制作与使用进行详细介绍。

2 批注需求的分析整理

笔者经过多年标审经验，将本单位技术文件中的重复率高的格式问题进行了分类整理，分为以下几类：

a）封面、签署页：主要包括阶段标记与实际不符、总页数与实际不符等；

b）目次、前言：主要包括缺少前言、目次中缺少附录、目次中出现术语条目等；

c）引用文件：主要包括引用文件顺序排列错误、所列引用文件在后续正文中并未出现等；

d）层次划分：主要包括章、条、段、列项号使用混乱等；

e）字体字号：主要包括字体字号不符合具体技术模板要求等；

f）量和单位：主要包括符号和名称混用、单位符号大小写混乱等；

g）图表、公式：主要包括同一文件中图号与表号的编法不一致、表宽及表中字体不符合要求等；

h）缩略语、附录、终结线：主要包括缩略语未按字母顺序排列、附录没有标明附录性质和附录名称、无终结线或过长过短、过粗过细等。

每一类问题，在后继制作中都将作为宏的一个组进行制作，每个组下面又分若干按钮，对应每类下的具体问题，方便使用。

根据每个单位不同问题出现频率的多少，以上问题分类可根据实际情况自行确定。

3“宏”的建立

打开word主视窗，找到“开发工具”，如图1所示。

点击“Visual Basic”选择本地文件代码区域NewMacros，在此插入需要的代码，以增加一条批注，以批注内容显示为“应删除”为例说明如下：

Public Sub 应删除（）

Selection.Comments.Add Range：=Selection.Range，text：="应删除"

End Sub

代码说明：

Selection.Comments.Add Range：=Selection.Range 动作：將选择的区域增加批注

将text：="应删除"中引号的内容替换为其他定制内容，即可实现定制内容的批注的添加。为方便起见，可以先整理好需要定制的批注内容，采用粘贴方式逐条制作对应批注。

添加代码后点击保存，点击左上角的╳关闭代码窗，回到主视窗。查询宏管理器，这时可以看到该宏已经添加到宏模板中，只要写的宏格式符合，都能批量添加进模板中，拷贝进代码区域即可。

截止目前，宏已经做好了，下一步需要把宏做进word的菜单栏中方便调用，方法如下：

a）点击文件菜单，继而点击选项栏；

b）点击自定义功能区；

c）点击下拉列框，选择宏；

d）为已经制作好的宏安排一个位置，在相应的主选项卡后面选择要插入的位置 点击“新建选项卡（W）”，“新建组（N）”，即可新建一个界面选项卡。点击添加，将已经制作好的宏添加进该选项卡中。

在这一步骤中，宏的名字、选项卡的名字、组的名字都可以改变，点击相应的变量，选择重命名。在这一步骤中，通过对预定义的宏进行分组，同组的宏在实际应用中将会显示在同一版块，方便使用者更快的找到需要调用的宏。

完成以上操作后，点击确定，返回主界面，重新启动word，会发现word启动时已经自动加载了刚才定制的相关批注版块和按钮。

4 总结

本文介绍了利用word自带宏工具，定制批注功能，实现技术文件常见格式问题的一键输入批注，操作方便，灵活可靠，经实践证实，能够有效提升技术文件标审速度。

在实际工作中，随着技术文件格式模板的下发推广和使用，目前格式问题已经越来越少，人工标审的格式问题更多集中于表述前后不一致、单位符号错误、与其他文件不协调等格式模板无法解决的问题，利用宏进行自定义的批注也会进行相应的改进。同时，笔者也考虑在功能上进行进一步提升，通过自动统计不同类批注的点击次数，实现审查结果的汇总统计功能，对文件标审结果进行统计，作为标准化评价的依据，在后继的标准化宣贯中，也将根据统计结果进行有针对性的宣贯，从而多方面提升标准化工作效率，提高工作管理水平。

作者简介：沈芳（1964–），身份证号：412801196405070820，女，工程师，现从事标准化审查工作。