信息技术对卫生事业档案管理的影响

刘娜娜

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 将档案施行规范化管理和现代化管理是我国目前对档案管理追求的现阶段建设目标，信息技术的介入完全打破了我国档案管理的规划，使得当前我国的档案管理出现不协调的现状，本文着手信息技术对卫生事业档案管理的影响，探究我国档案管理现代化存在的一些问题，并且根据笔者的个人观点和见解提出一些意见，希望借阅者能够积极提出改进意见。

关键词 信息技术 卫生事业 档案管理

档案管理自从改革开放以后在我国发生了空前的转变，人们对该问题的认识从根本上发生了转变。《档案法》是档案管理的法律依据，除此之外，它的颁布又为我国卫生事业档案管理工作作以新的要求。

一、电子文件对档案业务管理工作的影响

1.以往我们的档案录入是以文件资料形式展开的，而信息技术的介入则使得电子档案生成，我们可以直接在磁盘上进行档案贮存，之后将文件档案共享，技术人员和工作人员就可以从信息磁盘的共享方式从办公信息数据中看到贮存档案，信息技术的引入，进一步使得文件和档案之间没有一定的界限。

2.档案实体分类有时会由于电子文件信息与载体的可分离性而被概念分类所取代，因为实体分类这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，现行文件和内容特征以电子文件形式的出现则使得电子文件可以通过计算机系统将其进行有效的整理和多角度分类。

3.电子文件本身具有价值性和可读性，由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围将与其鉴定方法以及内容、标准等一同扩大，需要同时分析电子文件的信息操作系统软件。

二、电子文件对卫生事业档案学理论的影响

1.对档案本质属性的影响。档案最本质的属性指的是原始记录性，其表现形式分档案内容和档案形式两个方面，如当事人的亲笔手稿以及领导者的亲笔签名和署名等，都极具原始性。而档案的原始记录性将图书、情报、资料等这些档案信息区别开，使其可以充当法律凭证。电子文件档案从起草、建档、贮存全方位整体过程都在电脑上完成，办公自动化系统使得文件修改、引发都能一体化在电子计算机上完成，而最原始的档案记录却没有留下任何副本和电子留存印记，甚至很难将文件与档案划分开来。同时又展现和利用了电子文件的复制方便的特点，来满足工作的实际便捷化需求，以至于更好的帮助工作人员完成档案管理工作。

2.对档案来源原则的影响。

（1）外部：尊重全宗。

（2）内部：尊重原始顺序。

电子文件的大量出现和产生使得信息技术档案管理的内部来源更受关注，也就是大家更尊重计算机内部电子文件的原始顺序。一般说来我们认为电子文件所建立的点应该在建立者或提供建档信息的档案管理者名下的文件或组织机构上。档案的整理和理解需要从档案的法律责任以及档案的行政管理角度两个方面来看待，电子文件生成不被其原有的机关、组织、机构等限制，而是灵活的可以被任意修改或者重新组合、打乱破坏其顺序。换言之，确定档案的来源我们不能只局限于一个文件档案定义和紧紧的局限于保护档案会文件的完整性应该完整的根据实际情况的变化，我们来完成或者丰富和发展来源原则，必须遵循其客观规律性。

三、改变卫生事业档案管理现状的几点对策

1.要具备现代化的观念。我们切身感受和体验到的机读档案录音、录像、照片等新型电子文档见证着在各个机构和政府办公点办公自动化进程的加快，这也体现我国卫生事业档案管理划时代的现代化人事档案管理意义，体现一个时代档案管理观念的转变。观念来源于人的思想，而不是简单的用计算机来代替手工档案录入，也不是将档案信息搬到信息技术电子网络管理中去，而是我们要利用信息技术的功能和作用，将先进的管理观念引进来，改革档案管理中一些不适应的做法。树立起现代化信息技术建档管理的观念，这也是衛生事业档案管理人员的一节必修课。

2.要有适应时代发展的内部管理。各级档案部门科学的管理手段可以为卫生事业档案管理工作实现档案管理现代化作铺垫和打下良好的基础。

3.要进行档案管理模式的变革。

4.要有先进的设备和技术。

（1）充分利用现有设备充分发挥效用，并且进一步总结经验，培养专业所需的人才。

（2）更优的整理、编目等标准化基础工作为进一步引进设备创造条件。

（3）电子文件归档着眼点高、立足点实，规划电子文件建档工作做到从源单位的客观实际出发，实现各个工作环节的现代化科技手段。

四、结语

现实看来，我国卫生事业档案管理人员的知识建构变革工作迫在眉睫，这要求档案人员必须尽快适应信息技术和档案事业的发展的更新，使档案管理知识引进、消化、适应信息技术的成果，拓宽档案人员的知识面及知识视野，以更好的适应和满足于我国信息技术发展的需要，尽快跟进我国现代化卫生事业档案管理工作变革的脚步，实现档建工作现代化、信息化和科技化。

参考文献：

[1] 陈慈珠.谈档案管理现代化[J].中国科技信息，2004（16）.

[2] 刘碧华.高校的档案管理现代化建设[J].邵阳学院学报，2006（6）.