工程项目档案管理工作分析

摘 要：工程项目档案记录了整个项目从始到止的全过程，是最原始准确的记录，是反映该工程项目整体质量的重要凭证，也为以后工程项目改建、管理提供重要依据。但是目前很多公司对工程项目的档案管理工作还存在一些问题。

关键词：工程项目；档案管理；制度优化

一、当前工程档案管理工作的现状

（一）工程档案归档困难，不符合科学成套要求

工程档案的内容涉及的部门、人员众多，并且时间跨度较长，文件、图纸、音像资料等归档材料收集难度较大。工程建设项目从前期的可行性研究报告到竣工验收结项报告，中间要经历项目审批、工程招投标、建造施工、质检验收等环节，一般要经历一两年甚至更长的时间。工程档案的记录人员涉及建设单位、设计施工监理企业、政府等相关部门，这些人员的业务素质参差不齐，档案记录内容或简或繁，记录要求也并非能够完全达到规范标准。有些环节的人员变动频繁，如施工建造阶段，而工作交接过程中极易发生档案丢失、内容残缺等现象。这些就会造成工程档案的归档困难，内容不成体系，成套性差的现状。

（二）工程档案部分内容流于形式，不符合客观准确的要求

施工建造阶段的建筑材料强度的测定、施工工艺方法与步骤、施工图纸变更、施工进度调整等诸多涉及工程质量控制的关键环节会产生许多归档之用的文档、图纸等，收集整理归档的任务相当繁重。而许多档案管理人员对工作疲于应付，档案内容记录过于简单，关键问题交代不清楚。比如混凝土强度测定时，实验条件及方法只简单的表述为“符合规范要求”，但《规范》中对实验方法要求的规定较宽泛，具体的操作将对实验结果产生较大影响。因此，应当在档案中详细描述实验的温度、湿度、加荷速度等细节，从而最大限度地保证工程档案的准确性。走访发现，还有少部分施工企业由于管理混乱，导致工程档案内容缺失，为了竣工验收和交付使用，竟在工程末期突击整理档案，档案的记录内容与实际情况有较大出入。

二、如何做好工程项目档案管理

（一）因地制宜的制定档案管理制度

工程项目档案的是种类繁多的资料，因为在其形成过程中，由于工程项目是个系统工程，各种子系统整合起来，才构成整个的工程项目工程，其档案形成同样如此，也是由各个子系统的档案所构成的。因此，首要加强对档案工作的组织领导工作，根据项目的实际情况配备档案管理人员并建立科学、健全的项目档案管理制度，来明确岗位责任、绩效考核、奖罚制度，只有科学、健全的项目管理制度才能完善工程项目档案的管理，通过各个部门的协调组织，监督使档案工作实现制度化、科学化、法制化，让整个工程项目建设的管理做到有章可循，有法可依。

（二）工程项目施工前档案准备工作

作为档案人，应该事先介入、控制为主，施工前，建设单位首先在施工合同中明确相关单位的档案收集方面的要求及违约责任及把档案的重要性向各个部门宣传，做到预防为主。由于一个工程项目所涉及到建设、监理、设计等不同的公司或部门，它们在工程项目各个阶段收集着不同的资料，因此，档案管理人必须要落实好各个单位、部门的档案职责。要保证工程项目档案能够及时的、按质按量完成收集工作，例如审批文件、预算文件、监理规划、相关的图纸、验收记录等。只要我们抓住主要环节，把握重点，才能把档案管理工作做好。

（三）注重企业档案现代化建设

随着时代不断进步，在信息时代的今天，大量工作将有计算机软件、系统来完成，它能快捷、安全的对这些工作管理和分析，档案工作也是如此。因此注重企业档案现代化建设，使得工程项目的档案生成大量的文件，得到更完善的管理，档案利用起来更快捷。

三、工程项目档案管理遵循原则

工程项目档案管理之所以存在，主要是为了保证档案的完整性、准确性、系统性以及安全保管的作用。待到工程完工后投入生产运行，再为其提供服务。并且可以等到未来类似工程开展的时候为其提供宝贵的数据参考。所以，工程项目档案管理工作需要认真进行，并且要严格保证档案的完整、准确、系统和安全。

（一）系统收集各种材料。对各个部门和人员在工作的过程中所形成的各种档案进行合理的归档，并且要对这些材料进行认真地检查和审核，确保材料是原始材料、完整和准确。

（二）对于收集到的各种材料，根据其性质、用途等特征进行科学分卷建档。

（三）对卷内文件进行认真细致的整理，这是工程项目档案管理工作的重要环节。档案整理八步：第一，依照建设项目档案的归档范围对收集到的材料进行鉴定和分类，除去那些重复文件和不属于该范围的文件。第二，按照材料的属于、文字、图表、图纸等进行分类，然后再按照立项、设计、施工和竣工四个阶段进行细分。确保文件按照阶段、项目等进行细致的区分。第三，在同个项目中，要依照专业的不同进行区分。对于以单体工程进行的项目，需要先将文件材料依照单体工程标准进行细分，然后再按照专业进行分类。第四，分类组卷。依照问题类别对管理型文件进行分类，按照专业类别对图纸进行分类，按照规律对于施工文件进行分类。第五，以文件、材料、图表和图纸的数量根据实际进行分类组卷。第六，卷内文件材料排列。如果单个项目中相关文件材料数量很少，则可以直接将所有文件归为一个组卷，但是需要按照先后顺序对组卷中的文件进行排列。也可以按照所反映的问题对文字材料和图纸图表进行分类，或者以时间和重要程度作为标准对档案进行排列。而图纸的排序则按照目录进行。同个档案中，文字材料需要排列在图片材料的前面。第七，编目。第八，案卷装订。

（四）诸如案首处理和目录填写等其他工作。在进行档案分类的过程中，要认真处理卷内目录的填写，以保证更快的进行档案的检索。在进行卷内目录填写的过程中，一是要项目完整性应该得到保障，要确保序号、文件编号、责任者以及材料提名和页码、形成时间及相关说明都进行详细和完整的记录；二是要确保目录填写的规范和完整，时间格式、字体大小都有统一标准。还应当认真处理案首工作，因为案卷封面内容中具有案卷形成单位的标注、卷内文件的起始时间、文档的保管期限限制以及文件保密级别的限定，所以要注意对立卷单位、时间、保管期限和保密级别的认真填写。

四、总结

作为工程项目中非常重要的一个步骤，工程项目档案管理不仅是竣工验收的一部分，同时也是确定竣工验收的一個非常重要的依据。工程档案资料是否符合验收标准，依赖于档案管理部门的认真工作。从事工程项目档案管理的工作人员，必须从思想上高度重视这项工作，认真细致对待这项工作的各个环节，充分利用计算机等各种现代化的设备，提高档案管理的效率性，使档案管理工作更好的服务于工程项目这个大局，为经济建设提供优质服务。

参考文献：

[1]加强建设项目档案管理之我见[J]. 柳平. 机电兵船档案. 2013（05）

[2]加强建设项目档案管理之浅见[J]. 陆秀. 档案与建设. 2012（01）

[3]工程档案管理在建设工程中的作用[J]. 时敏. 中国农垦. 2009（09）

[4]加强协调沟通 强化监督指导——做好重点建设项目档案管理工作的若干思考[J]. 李怿远.浙江档案. 2006（05）

作者简介：

任雅贤（1967.11），女，汉族，籍贯：广东台山人，工作单位：珠海港控股集团有限公司，学历：大专，专业：行政管理，研究方向：档案管理。