简析现代档案管理工作创新的意义及途径

王宪敏

摘要：档案是人们在各项社会活动中直接形成的的原始记录，档案资料除了具有保存价值外，还能够为当前工作的开展提供借鉴和参考，因此深入挖掘档案资料的潜在价值，也是我们开展档案管理工作的重要任务之一。随着时代的发展，现代档案管理工作的内容和要求也发生了与时俱进的变化，这就需要档案管理工作通过改革创新，适应时代要求和人们需要，为企事业单位的发展提供支持。

关键词：档案管理 工作创新 意义分析 具体途径

创新是提高工作效率和质量的核心动力，传统的档案管理通常以人工管理模式为主，随着档案数量的增加，这种管理模式的弊端逐渐暴露出来，档案的利用价值不高。依托现代科技加速档案管理工作模式的创新和转型，成为新时期档案管理工作的方向之一。文章首先概述了档案管理工作中实施创新的重要性，随后分别从创新管理手段、拓宽服务领域等方面，分析了工作创新的具体途径。

一、现代档案管理工作创新的重要意义

（一）有助于提高档案管理效率

企事业单位日常工作中生成的具有保存价值的资料，经过筛选、编辑和整理后，形成档案文件。随着时间的延长，档案资料的数量也会逐渐累加，这就给档案的管理、检索和使用增加了一定的困难。如果档案管理部门仍然沿用以往的人工管理模式，一方面是工作效率不高，另一方面也制约了档案价值的体现。因此，为了迎合当前工作的需要，需要在现有档案管理工作的基础上进行技术创新。例如可以引入信息管理系统，借助于计算机强大的计算和检索能力，代替人工作业，不仅减轻了工作压力，而且显著提升了工作效率。

（二）有利于挖掘档案深层次价值

档案的核心价值在于为当前或未来工作提供参考和借鉴，因此如何挖掘档案资料的深层次价值是开展档案管理需要面对的核心问题。尤其是在一些大中型的企事业单位中，各部门生成的档案资料数量多、内容杂，在整理、分析和利用中存在一定的难度。通过进行技术创新，可以在档案生成阶段就针对档案内容进行分门别类的划分，这样就实现了档案的专业化管理，也为后期档案资料的调用提供了方便，有助于档案利用价值的体现。

二、档案管理工程创新需要解决的“三个关系”

（一）创新与基础的关系

工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、總结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

（二）创新与现实的关系

工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

（三）创新与实践的关系

所有的创新最终都必须落实到实践工作中，这样才能将工作创新的价值体现出来。档案管理工作具有连续性，档案管理部门在引进新的工作模式和管理系统后，还必须要结合本部门的工作需要，采用多种方法确保这些新理念、新模式得到落实。例如在建立电子管理系统后，部分档案工作人员可能对这些信息化设备的操作不够熟练，这就需要开展一定时间的专项培训，以提高工作人员的操作能力，确保档案管理工作高质量的开展。

三、现代档案管理工程创新的途径分析

（一）建立电子档案管理系统

信息技术的广泛应用为各行各业的传统工作模式造成了巨大的冲击影响，而信息技术所带来的便利性、快捷性，也成为工作创新的主要动力。通过建立电子档案管理系统，将传统的纸质档案转化为电子档案，一来避免了传统纸质档案在保存、管理过程中可能会出现丢失、损坏的问题，二来也为实现信息化、数字化管理提供了基本的条件。电子管理系统作为对传统管理模式的一种创新，既需要主管部门的统筹规划，包括前期的资金支持、后期的设备维护等，同时又离不开各部门的密切配合，以实现档案文件的最优化利用。

（二）创新服务手段，提高管理质量

服务性是档案管理工作的基本属性之一，我们在新时期开展档案管理工作创新的目的，就是要通过转变工作模式、提高工作效率等手段，为人们提供更加完善和优质的档案查阅、借用服务。因此，实现服务模式的创新也成为档案管理工作改革的内容之一。例如，可以在档案管理部门内部建立一个局域网，所有档案工作人员可以通过账号登录局域网，完成档案查询、浏览、拷贝等操作。这样就避免了非工作人员访问档案的情况，保证了档案资料的安全性。

（三）拓宽服务领域，开展在线服务

档案管理工作的创新不止体现在工作模式、管理手段上，而且需要根据人们对档案资料的需要做出相应的改变。在信息时代背景下，一方面是信息来源广泛，人们对这些信息资料的要求不断提高，档案管理只有拓宽服务领域，才能更好的满足人们的使用需求；另一方面，档案管理人员也要主动转变传统观念，利用信息化手段开展主动式的档案管理服务，迎合人们对档案的使用需求。例如，可以利用网络开展在线服务，通过文件传输的形式实现电子档案的共享利用。

四、结语

档案管理工作模式的创新是一个多方面、连续性的工作，实现档案管理工作创新不仅是顺应时代发展的必然要求，同时也是推动档案部门自身工作高质量开展的基本前提。作为档案管理部门的工作人员，一方面要认识到信息时代下开展档案管理工作创新的重要作用，另一方面也要不断调整工作方法，找出具有可行性的创新途径，为加快档案管理工作创新、深入挖掘档案潜在价值提供必要的支持。

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（作者单位：哈尔滨航运学校）