高校学生档案管理工作面临的问题及对策研究

闻静

摘要：本文从阐述了高校学生档案管理工作面临的问题，并提出了学生档案管理工作问题的应对策略，以优化学生档案管理效果，提高学生档案的利用率。

关键词：高校；学生档案管理；问题；对策

高校学生档案能够反映学生在高校学习期间的各种表现，是我国人事档案管理的起点。高校学生档案管理直接影响着高校学生的未来发展。因此，高校必须加强对学生档案管理工作的重视，做好学生档案管理工作。然而，受传统高校管理的影响，有些高校的学生档案管理工作仍存在着重视程度不够、制度建设滞后、缺乏专业人员等问题，档案管理工作不够科学规范，学生档案利用效率不高。针对这些问题，高校积极探索学生档案管理工作的科学途径。研究高校学生档案管理工作面临的问题及对策不仅能够提高学生档案管理工作效率，而且对高校服务质量的提升有着直接意义。

一、高校学生档案管理工作面临的问题

1.重视程度不够

有些高校缺乏对学生档案管理工作的重视，将管理重点放在科研和教学工作方面，十分重视教师队伍建设和科研项目建设，强调校园安全保护工作与硬件设施建设工作，而忽视了学生档案管理工作。在这种情况下，高校的档案管理意识不强，没有积极完善学生档案管理体制。并且，现阶段，很多高校的学生档案管理部门归属不统一，有些学校将学生档案管理工作交给组织人事部门，有些学校将学生档案管理工作交给学生处，有些学校将学生档案管理工作交给招生处，缺乏对学生档案的统一管理。

2.制度建设滞后

现阶段，很多高校都没有积极制定关于学生档案管理的相关规定，学生档案管理缺乏科学规范的管理流程和管理制度。在这种情况下，学生档案的收集、整理、归档、借阅、利用等都没有明确的规章制度要求和统一的标准，学生档案资料不全，档案收集和归档十分随意，缺乏对档案的科学管理。另外，还有一些学校没有对学生档案进行科学整理，导致学生档案中存在着一些虚假信息，严重影响学生档案的利用，甚至会对学生未来就业产生不良影响。

3.管理方式陈旧

现阶段，很多高校的学生档案管理工作仍采用传统的手工操作的纸质化管理模式，管理方式陈旧。具体来讲，很多高校依靠辅导员和院系秘书的手工操作来管理学生档案，工作效率较低，时间花费较大，很容易出现错误。并且，部分辅导员和院系秘书会利用职权之便更改学生档案来谋取经济利益，严重影响学生档案的真实性。另外，在高校扩招政策下学生档案数量越来越多，档案管理工作量也越来越大，需要高校使用现代化、信息化的管理方式。然而，目前高校手工操作管理模式严重阻碍信息化档案管理的开展，管理方式陈旧。

4.缺乏专业人员

目前，高校十分缺乏专业的档案管理人员。大多数高校的档案管理岗位都是由辅导员或院系秘书兼任的。而辅导员和院系秘书缺乏对专业的档案管理知识和技术的系统学習，档案意识不强，档案管理缺乏专业性。并且，辅导员和院系秘书还要承担其他工作，难以集中精力进行学生档案管理，学生档案管理工作效率不高。另外，很多高校的学生档案管理缺乏对学生档案的编研和开发利用，仅仅将学生档案放在柜子应付上级检查，没有将学生档案应用在学生就业和发展的过程中。

二、高校学生档案管理工作的对策

1.更新档案管理观念

高校学生档案管理工作应积极更新档案管理理念，引入现代化管理观念，开展现代化管理。为此，高校应加强对学生档案管理工作的重视，充分认识到学生档案管理工作对学生发展和学校管理的重要性，将学生档案管理工作纳入学校管理体系，制定明确的学生档案管理目标，统一规定学生档案管理的归属部门，加钱对学生档案的统一管理。并且，高校应积极树立电子化、网络化的管理理念，不断提高学校管理人员的档案意识和信息意识，鼓励档案管理人员运用信息技术开展学生档案管理工作，提高学生档案管理效率。

2.加强制度建设

健全的制度是高校学生档案管理工作的重要保障，因此，高校应加强学生档案管理制度建设，形成完善学生档案管理制度体系。为此，高校应积极明确学生档案管理部门，并规定学生档案管理部门的职责，确定学生档案管理工作内容和工作范围。并且，学生档案管理部门应对档案进行及时归档，确保学生档案材料的连贯性好全面性。另外，高校应制定统一的学生档案存档标准，明确各类学生档案的内容，防止学生档案内容残缺。最后，高校应制定学生档案接收、管理、存放、传递、利用等各方面的规定，确保学生档案材料的安全性与真实性。

3.改进管理模式

在信息技术时代，高校应积极改进学生档案管理模式，开展信息化学生档案管理。为此，高校应积极改革学生档案管理手段，购置计算机设备，完善计算机网络，加强信息技术在学生档案管理中的应用。并且，高校应积极建立学生诚信档案信息系统、心理档案信息系统、学籍档案信息系统、贫困生档案系统等，采用电子档案的形式对学生信息进行保存，便于学生档案信息的检索和管理，进而提高学生档案的管理效率。

4.提高管理人员素质

高素质管理人员能够有效提高高校学生档案管理工作质量，因此，高校应不断提高学生档案管理人员的素质。而学生档案管理工作具有较强的原则性、政策性和服务性特征，要求管理人员具备爱岗敬业精神、过硬的政治素养、专业的管理技能等，熟悉档案学、档案保护技术、档案管理等专业知识，掌握基本的信息技术操作。为满足这些要求，高校应加强对学生档案管理人员的管理技能培训、信息技术培训、档案专业知识培训，提高管理人员的学生档案管理水平。

参考文献：

[1]高校学生档案管理存在的问题及解决对策[J].李婷.黄冈职业技术学院学报. 2016（02）

[2]高校学生档案管理作的问题及对策[J].王秀君.山东档案.2015（06）