试析企业档案信息化建设的现状及改善策略

2018-04-15陈虹宇

经济视野 2018年16期

文| 陈虹宇

企业档案信息化建设的现状

1.缺乏宏观规划与指导。虽然近年来国家档案局及其他部门不断颁布企业档案信息化建设强化的纲要意见，但真正指导企业进行档案信息化建设的具体做法乏陈可及，很多企业往往不从自身发展状况出发，或出于与同行业的企业竞争需求，或出于紧随潮流的考量，认为使用档案管理信息系统就是档案信息化建设，最后引入了与本企业实际发展情况不相符的档案管理信息系统，致使档案管理工作与生产经营等活动脱节。

2.基础条件较差。具体体现在：决策层往往忽视了档案信息化建设对于企业发展的重要性，档案信息化建设观念落后，致使人力、物力、财力各方面资源配置不到位；由于资金少、规模小等客观因素导致本企业的计算机设施老旧、无法引入配套的档案管理信息系统，企业的档案信息化基础条件差，也无法正常开展相应的档案服务。

3.企业档案信息存在安全隐患。具体体现在：（1）外在安全隐患，如竞争对手通过企业档案信息化建设存在的漏洞，利用电脑病毒或黑客技术窃取保密档案信息；（2）内在安全隐患，如一些企业采用兼职档案工作人员的方式管理档案，这些工作人员缺乏专业知识且缺乏深刻认识到档案的保密性，在他人使用档案的过程中，不加查验，造成个人信息或者企业保密信息的泄露。

企业档案信息化建设的改善策略

1.加强企业档案信息化建设的宣传。一些企业的档案信息化建设落后正是由于决策者的不重视引起的，决策者往往只关注企业的获利情况、成本情况等，认为只有这些因素才会影响企业的发展，故应加强关于企业档案信息化建设的宣传，引起决策者的关注，从而重视企业档案信息化建设前期全方位的投入，改善企业档案信息化建设的基础设施。

2.加快标准规范的制定。企业档案信息化建设需要制定标准和规范，这是档案信息化建设的必要条件。很多企业的标准还不明确，所以企业的档案部门要加快这一标准的制定。企业档案信息化建设对数字档案的信息和标准都有较高的要求，所以在档案的接收和保管上都应该有规范性的原则和标准，让企业档案的传递和利用更加有序，企业档案信息化建设的运行更加有章可循。

3.改善档案信息化间的基础条件。在硬件方面，不同企业根据自身实际需要和功能要求，一般配置相应的计算机、扫描仪、服务器、打印机、路由器、大型高速交换机等办公自动化、网络搭建所需的基本硬件。在软件方面，结合企业档案实际管理、利用需要，选择适合本企业的软件（目前市场上软件种类繁多，有些软件适合企业的财会档案，有些软件适合企业的科技档案，有些软件适合企业的文书档案，因此选择合适的软件最重要）。

4.构建档案信息化建设所需的人才队伍。一方面，对现有档案管理人员进行信息化相关知识和技能的培训。档案信息化工作从本质上来说是用现代的信息、网络技术来对传统的档案事业进行重构和升级，革新传统的纸质档案管理模式，更好地适应当前信息社会的档案利用需求，这势必就要求档案从业人员不仅要具备档案专业的知识和技能，更要积极主动地补充、更新自己的知识结构，学习现代管理、信息管理等知识，掌握和提高使用计算机、网络技术的能力和水平，做一专多能的复合型人才。另一方面，适当引进计算机管理、信息管理相关专业人才。档案专业人员不可能也没必要完全掌握和精通计算机、信息及网络技术，因此企业档案管理部门势必需要适当的引进计算机、信息技术方向的专业人才，由他们在负责档案信息化过程中软、硬件的技术评估、系统搭建、开发、维护等专业性的技术问题。

5.构建完善的安全保障体系。企业档案信息化建设中安全保障体系的构建包含如下内容：档案数据和信息安全性的保障，具体是通过系统加密、数据加密及硬盘加密等技术，对涉及企业核心利益、重大关切的涉密文件应该限制网络存储，并且做好异地备份工作；档案管理信息系统安全性的保障，具体是采取数据备份、数据恢复及系统用户的角色分配（一般有超级管理员、系统管理员、一般档案管理员、档案用户等几种不同的角色身份，不同角色所拥有的操作权限依次递减，只能在各自的权限范围内进行访问和操作，所有的操作行为都要进行系统记录）等措施；网络安全性的保障，企业可以在构建局域网的基础上，采用防火墙技术，通过控制允许、拒绝、检测限制数据流的方法阻止来自外部网络的非法侵入；病毒的防范，要求企业每台电脑安装正版的防毒软件，定期进行病毒清理工作，排除由于病毒入侵导致的档案数据、信息丢失及破坏。