水利基本建设项目电子文件材料和电子档案管理

陈婷

（吉林省水利水电勘测设计研究院，吉林长春130021）

随着水利基本建设项目的发展，计算机技术、网络技术以及现代化通讯技术已经广泛地应用到水利勘测、设计、施工、管理等各项工作中，相应地产生了大量的电子公文、电子图形、图像、图纸等电子文件材料，它们的形成、收集、归档、保管、利用、统计、鉴定等将由从传统的手工管理转变成为以计算机为中心的现代化管理。由于水利基本建设项目电子文件材料产生的数量急剧增加，如何对水利基本建设项目电子文件材料进行归档，以及如何管理由此形成的电子档案成为一个重要课题。

1 电子文件材料的形成与特点

1）水利基本建设项目电子文件材料是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件[1]。对于吉林省水利水电勘测设计研究院（以下简称省水院）而言，它主要分为2种：一种是记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的，多以文本、图形图像、声音或影像等形式出现；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，多以光栅图或矢量图等形式出现。。

2）水利基本建设项目电子文件材料不同于纸质文件材料，它具有以下特点[2]：

①依赖性与信息的不可识别性。电子文件材料的信息记录在磁带、磁盘或光盘等介质上，人不能直接阅读，必须依赖于计算机软件和硬件才能识别和利用，不如纸质档案直观，由于电子计算机软件和硬件技术的不断更新换代，有些电子文件材料很可能无法读取，就无法生成、传递、识别，就会失去利用价值。

②信息和载体的可分离性。纸质文件材料的信息和载体密不可分，而电子文件材料的存放位置不是固定的，是可以变化的，可以从一个载体上转移到不同类型的另一种载体上，其内容信息却不发生任何变化。

③信息的可变性。电子文件材料相对于纸质文件材料而言，内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，它可以直接由计算机进行处理和更改，一方面省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使信息和处理高效、便捷，能提高工作的效率和质量。

④信息的可共享性。纸质文件材料的唯一性使其利用具有排它性，并受时间和空间的限制，而电子文件材料的利用不受时间和空间的限制，能够提供多用户检索，实现信息共享。

2 电子文件的收集与归档

1）具有参考和利用价值的水利基本建设项目电子文件必须归档保存[3]。由于水利基本建设项目电子文件材料的信息形态是数字化的，它的特性不同于纸质文件材料，而所保存的水利基本建设项目电子文件材料需要具有的可用、可存取和可理解性，决定了它的形成、处理、收集、整理和归档工作应由电子文件材料形成的责任者、参与者，在档案部门的指导和监督下，按照水利基本建设项目电子文件材料归档要求，将形成的水利基本建设项目电子文件收集、整理，移交归档，这样，才能反映水利基本建设项目电子文件材料的真实性、完整性和准确性，才能保证水利基本建设项目电子文件材料的归档质量。

2）水利基本建设项目电子文件材料的归档一般采用硬盘和网络传输移交的方式进行。省水院采用纸质文件材料和电子文件材料同步归档的原则，在不脱离纸质文件材料的同时，对归档的电子文件材料进行整理，使电子文件材料与相应的纸质文件材料在内容上保持一致，这样才能达到统一管理。

3 电子档案的保管 利用和管理

3.1 保管

由于水利基本建设项目电子档案的特性，决定了它在保管上不同于纸质档案，它是以脱机的形式存储在磁、光介质上，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，由于保存不善会造成破坏、变形或损坏，甚至存储信息会丢失，所以，必须建立一个适合水利基本建设项目电子档案的保管环境。

1）水利基本建设项目电子档案同纸质档案的载体不同，应存放在具有防磁性能的装具中，存放环境应避光、防尘、防变形，注意温、湿度的调节，远离有害气体等，还应采取防磨损、防强震、防病毒等措施，以保证其载体的稳定性。

2）需要对水利基本建设项目电子档案载体进行定期检测和拷贝，通过检测发现问题及时修正或更新，以保证水利基本建设项目电子档案的可靠性。

3）对水利基本建设项目电子档案进行定期拷贝，将“原件”和“复制件”同时保存，以保证水利基本建设项目电子档案的安全性。

只有认真检测和严格管理，才能确保水利基本建设项目电子档案的可靠性，使其能够永久地处于准确提供利用的状态，使其发挥更大的作用。

3.2 利用和管理

3.2.1 提供利用的方法

水利基本建设项目电子档案的利用同纸质档案相比，显著的不同是更快捷、更方便，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的，信息的利用效率大大提高，但水利基本建设项目电子档案是建立在所依赖的技术上，必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施，才能发挥其优越性。水利基本建设项目电子档案提供利用的方法有3种：提供拷贝、通信传输和直接利用[4]。

3.2.2 利用与管理

由于水利基本建设项目电子档案利用的方法与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性，因此强化利用管理，就显得特别重要，应从以下几个方面入手：

1）水利基本建设项目电子档案利用涉及的人员较多，对其进行使用权限的审核十分必要，未经审批任何部门和个人不得私自复制、拷贝、修改或传送他人。

2）水利基本建设项目电子档案提供拷贝是一种主要的利用方式，必须对其进行严格管理，要有完善的拷贝手续。

3）水利基本建设项目电子档案利用中的安全措施：

①采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向利用者提供全部利用方式。

②依据水利基本建设项目电子档案内容的密级层次进行有效的管理，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供利用的拷贝件的制作，必须在有效的监控下进行。

③采用通信传输或直接利用等方式时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。

总之，水利基本建设项目电子档案管理必须完成由传统的档案模式向现代化管理模式的转变，由传统的管理理念向现代化管理理念转变。真正做到既重视水利基本建设项目电子档案，又能正确对待水利基本建设项目纸质档案，并在管理的实践中应用，使水利基本建设项目档案管理工作适应档案管理现代化的需要，为水利事业提供更好的、有效的服务。