海洋石油档案整编工作方法研究

叶湛琼

【摘要】作为各项海洋石油工作的憑证和海洋石油活动的记录的档案具有非常重要的价值，是我国国家档案的重要组成部分。基于此背景，本文分别重点介绍了海洋石油档案分类和海洋石油档案著录，以期为我国海洋石油档案整编工作有所启示。

【关键词】海洋石油档案;整编工作;档案分类

一、海洋石油档案分类

（一）海洋石油档案存储结构目录的确定。在对海洋石油档案进行管理分类的过程中，第一步需要对档案业务进行梳理，确定档案的主体结构目录，并以此为数据库的存储结构，通过整理，档案的主体结构主要包括收发动态、全宗档案、图书资料、技术标准、专门档案、文书、工程项目档案以及地质档案。其中，首发档案指的是档案室发送和接收的档案记录清单。全宗档案是指档案工作整年的工作记录。图书资料分为期刊以及图书。技术标准分为企业标准、行业标准以及国家标准。专门档案首先是按照单位属性进行分类，然后再按设备仪器、合同以及财务分类。文书同样先以单位属性分类，然后再以《文书分类标准》分为生产技术类、经营管理类、行政管理类以及党群工作类。工程项目档案主要分为三大类，分别是基地建设、陆上终端以及海洋工程。地质档案以《油气地质资料计算机著录标准》为依据，分为实物地质资料类、科学技术研究类、单井类、油气田开发类、地球化学和物理勘探类、地质勘探类、测绘类以及综合与其他类。

（二）档案类型设置。首先在内容上，正文指的是报告或者多册报告，案卷级名称为份，文件及名称为本。附件是指与报告一起编制的文件，案卷级名称为份，文件及名称为本。虚拟档案指的是与报告一起编制的无载体的档案，案卷级名称为个，文件级名称为页（张）。照片指的是与报告一起编制的图片，案卷级名称为套，文件级名称为张。磁带指的是与报告一块编制的磁介质文件，案卷级名称为套，文件级名称为盒。光盘指的是和报告一块编制的电子文件，案卷级名称为套，文件级名称为片。底图指的是与报告一块编制的透明图，案卷级名称为份，文件级名称为张。附表指的是与报告一块编制的表，案卷级名称为份，文件级名称为本。附图指的是与报告一块编制的图件，案卷级名称为件，文件级名称为张。总件数案卷级名称新进（用于档案统计时设置的类型），文件级名称为件。其次是档案数据整理的主体，在解决档案多套数据多次重复输入问题的同时，也要把档案数据顺利移植到档案管理信息系统内，所以要对档案数据进行规范化调整，调整的主体是普通库数据和单井库数据。

二、海洋石油档案著录

（一）著录项设置。首先根据著录分类，以《档案著录规则》为依据，档案的著录项目分为七项：第一是排检和编号，第二是提要项和附注，第三是载体形态项，第四是时间项，第五是保管期限和密级项，第六是文种和稿本项，第七是题目和责任说明项。著录项主要是依靠《油气成果地质资料计算机著录细则》进行设置。而著录项的确定方式，要以每类档案的著录要求和著录特点为依据，首先确定每一个类别的三级目录的单元表，然后确定著录单元、字段属性、是否必著以及字段长度，记录每类著录单元的网页顺序。

（二）地质档案的著录单元。地质档案的著录单元主要包括三十一项，分别为电子档号、档案号、报告编号、科研项目编号、档案名称、档案类型、区块、侧线号、井名、井别、井深、比例尺、井型、水平比例尺、垂直比例尺、编制日期、编制单位、编著者、归档人、归档日期、归档单位、密级、语种、数量、存址、保管期限、套数、著录日期、载体类型、著录人以及附注。

1.地质档案著录单元的著录规范和定义。档案号指的是以字符形式赋予档案资料实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档案号由四部分组成，分别是件号、案卷号、分类号、全宗号。井代码由四位数字组成，按流水号编制，如有更新，整编岗人员将会在《井代码表》处做更新，以备查。档案室根据自身实际情况，综合类著录为：“分类号-件次号”;单井类著录为“井代码-分类号-件次号”，如：综合类档案号：WT0594-B;单井类档案号：0001-JD006-B;必著项;字段属性：字符型;字段长度：100。电子档号指的是档案管理部门整编电子文件时赋予的一组符号代码。电子档案可与对应的纸质地质档案的档号相同。其结构为综合类：“分类号-件次号”;单井类“井序号-分类号-件次号”。必著项;字段属性：字符型;字段长度：50。科研项目编号指的是科学技术研究类档案的项目编号。必著项;字段属性：字符型;字段长度：100。报告编号指的是指化验成果报告正文上的编号。必著项;字段属性：字符型;字段长度：20。档案类型指的是档案资料的存在形态。著录时，分为正文、附件、附图、附表、底图、光盘、磁带、照片、虚拟、总件数。必著项;字段属性：字符型;字段长度：26。档案名称指的是单份档案封页的题目名称或图件的图头。必著项;字段属性：字符型;字段长度：600。

2.在设置著录项的同时，要注意油气地质资料输入中计算机用识别符都要使用半角符号。

三、结束语

海洋石油档案是记录各种海洋石油工作的主要凭证，是一种专业的档案资料，其内容包括了统计、设备、工程项目、执法、观监测、科技、文书等不同的类型档案，对科研工作的研究和分析具有重要的价值和意义。只有先将海洋石油档案的整理工作做好，才能进一步开展海洋石油工作的探索和研究。

【参考文献】

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