移动终端在档案管理工作中的应用

王慧

【摘要】在当前信息化环境下，人们对档案信息资源的需求量不断增加。随着数字档案数量的不断增加，再加之移动信息技术的快速发展，促进移动终端开始在档案管理工作中进行应用，以此来提高档案管理的水平，促进档案信息服务质量的提升。

【关键词】移动终端;档案管理;数字档案;条件;应用

一、移动终端在档案管理中的优势和面临的挑战

在档案管理工作中通过移动终端，数据传输更为准确。可以利用扫描二维码的方式来完成数据传输和处理工作，不仅有效地降低了工作人员的劳动强度，而且有效地保证了数据的完整性，确保数据在各个环节的有效传输和共享。应用移动终端后，用户在利用档案时不受时间和空间的限制，可以在任何时间和任何地点直接访问档案管理平台，提高了档案利用的便捷性。基于移动终端的档案管理平台具有较强的智能性，可以实现数据的快速识别和共享，并为客户提供智能化的档案服务。

由于移动终端建立在移动通信基础之上，会出现通信安全问题，因此对于档案信息需要采取加密传输并严格遵守档案保密法律法规，以此来保证档案信息数据的安全。利用移动终端调取档案信息的过程中，利用设备来对个人身份进行识别，因此需要加强设备管理工作，可以采用设备和个人双重手段，明确移动设备的管理责任，以此来提高档案信息的安全。

二、移动终端在档案管理中的应用

（一）档案著录。档案管理工作中，著录作为最为基础性的工作，在档案文档管理过程中，不仅业务流程较长，而且在各业务环节操作过程中对自主文档管理具有较强的需求。通过利用物联网技术，文件从生成时就包含了文件元数据的二维码，在各个业务节点使用时，利用手持识别终端扫描就可以得到完整的档案数据信息。即利用手持识别终端可以实现对档案文件的批量扫描，生成各种报表，或是使用客户端工具来导入文档管理系统，这样不仅减轻了各环节元数据处理工作的强度，而且有效规避了人为失误影响数据准确性的情况发生。

（二）智能组卷和排架。在对档案组卷和排架时，利用手持识别终端扫描案卷号，并对卷内文件进行扫描，系统会自动对扫描到的案卷和文件信息进行关联，自动生成案卷。同时对于扫描到的关联信息导入档案管理系统，能够自动生成卷内目录和案卷标签。在档案排架时，通过对档案架进行分区，使其形成附带二维码的标签信息。档案上架时，利用手持移动终端扫描架号和架上每一个案卷标签，自动建立档案案卷与存储位置的关联关系，并对每一个案卷的存放位置进行标识。以此形成“档案+案卷+档案架”三级树状目录，对每一份档案的存储位置进行精确标识。

（三）向社会公众提供公共服务。档案作为最重要的凭证，管理的最终目的是为了对其进行利用。档案部门利用档案信息来满足自身或是团体的需求。通过移动终端的远程异地查档功能，可以为公众提供预约业务，对可以开放的档案按规定将档案目录进行开放，这样用户通过移动终端即能够随时查询到自己所需要的档案案卷，并提出预约办理需求。同时档案管理部门也可以增强移动终端同档案资源数据库的共享和匹配中的检索功能，为用户提供更加便捷和优质的检索和查档服务。

（四）档案资源开发与公布。档案移动终端以档案资源的开发和推送作为其服务的基础和支撑，由于移动终端信息传播途径所面对的接受者的类型，决定了档案资源开发内容要具有较好的亲民性。特别是近年来档案数量剧增，在海量档案信息中要实现精准推送，可以充分利用用户在移动终端上的各类行为信息和地理信息，挖掘其在档案利用方面的需求，然后利用公众平台来实现推送个性化的档案信息。

（五）库房监控。利用移动终端可以对档案库房情况进行全程监控，及时发现危害档案安全的情况：一旦档案库房有异常情况发生时，远程传输监控系统报警，通过移动终端对灯光、温度和湿度的查看，可以及时发现异常情况并立即进行调整，快速对案卷进行定位，有效保证库房内档案信息的安全。

三、结束语

当前国家针对电子文件的安全保管和有效利用加大了信息化建设，并推进档案信息的共建共享，因此各地相继开展了电子文件和数字档案登记备份工作，积极促进了数字档案资源安全保障体系的建设，这就为移动终端在档案信息管理工作中的应用提供了重要的安全保障。同时移动终端技术取得了蓬勃发展，移动终端数量不断增加，其多元化的特性有利于用戶充分利用碎片化时间来实现对信息的处理，能够从多角度来展示实物和口述等档案类型，拉近档案与公众之间的距离。可以说移动终端在档案管理工作中的应用已成为未来档案工作的主要发展趋势。

【参考文献】

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[2]陈勇.物联网在档案管理中的应用研究[J].檔案学研究，2015（10）.

[3]洪佳惠.基于移动终端的档案管理应用构想[J].兰台世界，2015（08）.