新时代对高校二级学院办公室队伍建设的思考

杨宏

【摘要】高校办公室是综合办事机构，是承上启下、沟通内外的桥梁和纽带，具有参谋助手、协调沟通、服务管理和督促推进的重要职能。基于办公室在高校工作中的特殊地位，二级学院办公室队伍建设直接关系到学校整体战略、发展思路及具体举措落实的质量和执行的效果，因此高校办公室队伍建设意义重大。

【关键词】高校;二级学院;办公室;队伍建设

党的十九大报告指出，优先发展教育事业，加快教育现代化，办好人民满意的教育。加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育的内涵式发展。加强师德师风建设，培养高素质教师队伍。高等学校作为人才培养的摇篮，人才储备的战略高地，承担着人才培养、科学研究、社会服务和文化传承的重要功能。高校二级学院办公室是综合办事机构，是承上启下、沟通内外的桥梁和纽带，具有参谋助手、协调沟通、服务管理和督促推进的重要职能。

一、二级学院的办公室职能

（一）做好决策者的参谋助手。办公室工作人员掌握着本学科的大量信息和资料，一个得力的参谋助手，可以通过加强调查研究工作，围绕中心工作为领导出谋划策，为领导在处理日常工作中的事情时提出可行的方案或者建议，作为助手，要让领导有足够精力思发展，抓大事。

社会的进步对人们的要求也越来越高，要做好一名助手，不但要有专业知识、适当的方式向领导进行阐述，用良好的心态处理好与主管领导的关系，处理好与整个集体的关系，树立良好的团队意识。做好一名参谋或助手还要有高度的责任心和实干精神。

（二）做好沟通协调工作。办公室工作千头万绪，是个系统工程，为了使这个工程能够有条有序进展，更需要办公室工作人员协调沟通各部门、各单位协同配合。其中办公室的角色更像一个“大管家”。

沟通协调是办公室的一项重要职责。办公室的沟通协调工作无时不有，无处不在。做好沟通协调工作，要从如下几个方面入手，把握好如下原则：实事求是、客观公正原则;立足全局、服从总体目标原则;统一领导、统筹兼顾原则;为领导服务与为基层服务相一致原则。沟通协调问题特别是复杂的问题，往往要用几种方法。还要讲究协调中的语言艺术。

（三）做好师生的服务管理工作。以作者所在的单位为例，办公室承担着繁重的工作任务，根据工作需要调整为若干专项部门，并设置相应的工作主管，从而更好地明确管理人员的工作职责，激发工作的主动性和积极性。根据服务对象的不同，分为三个部分：直属办公室、学生管理服务部和教师管理服务部。具体包括8个部门：党务宣传部负责党务、宣传等工作;综合管理与服务部负责人事、公章、财务、外事、工会、校友、离退休等工作;后勤保障服务部负责学院运行的管理等后勤保障工作;学生工作办公室负责学生的思想政治教育工作等;本科生教学管理部负责本科生的教务管理等日常管理工作;研究生教学管理部负责研究生的教务管理等日常管理工作;科研管理部负责组织基金、项目的申报结题验收等;实验室安全管理部负责实验室安全综合管理等。

（四）做好督促推进工作。除了做好参谋助手、沟通协调、服务管理工作外，督促和推进工作也非常重要。一项工作是否落实、是否有进展，都需要办公室队伍进行督促和推进，这不仅限于督促推进各级单位的工作，还包括督促领导的一些工作是否落实。一抓大事。始终把领导班子确定的目标任务贯彻落实，作为督查推进工作的中心环节。二抓难事。在实际工作中，由于各部门职能交叉或界限不清等原因，出现一些问题久拖不决的现象。这就需要通过督促推进，理顺关系，明确责任，促进工作落实。三抓急事。对上级统一部署，明确任务分解、责任部门、完成时限和工作机制的工作和关系师生难点问题的工作，必须以高度的政治敏锐性和强烈的政治责任感，积极主动、及时有效地督促解决。

二、办公室人员现状

（一）工作人员学历学位大幅提高。目前，大部分二级学院的办公室工作人员已完成新老交替，由上世纪50年代和60年代生人的专科学历为主，转成为以全日制硕士以上学历、平均年龄35岁左右的年轻人为主的队伍。为了更好地推动学院的发展和一流学科的建设，增加管理工作团队的战斗力和积极性，如何使这些年轻人的职业生涯有所发展，已经是一个刻不容缓的课题。

（二）待遇与高校教师的较大差距。高等教育的空前发展，以及近年来对人才的高度重视，使得教师的主体地位得到强化，随之而来的待遇也得到了显著提高，而同样处在高校办公室的人员来说，增幅并不明显，并非高等教育受到重视的共同受惠者，与高校教师相比，尤其是人才相比，收入差距巨大，这也是影响办公室工作人员积极性的一个重要因素。

（三）压力较大，职业认同度、自我成就感较低。办公室人员的压力主要来源于繁杂的超负荷运行状态，近年里越来越多的高校实行双校区运行，这也造成了有效工作时间减少，而工作内容越来越多的矛盾。如今高校普遍存在着“重教学科研，轻行政管理”的倾向，一般办公室人员与教师相比，存在不被重视、理解的现状，心理上难免有不平衡的情绪，长期以往，难免产生职业倦怠。而主要领导是“双肩挑”的身份，基本不存在这类问题。由此也就产生了一些矛盾，如果领导关心关注这支队伍，那就会配合得十分愉快，产生高效工作的“催化剂”;反之，如果领导更多的关注自身的业务工作，而忽略了这些，就会产生“两张皮”的现象，进而影响到工作的开展。

（四）与高校辅导员相比，缺乏职业生涯顶层设计。众所周知，高校辅导员一直是备受重视的一个群体，这个体系有一套完善的培训、职业生涯规划等顶层设计。相比而言，高校办公室人员缺乏培训体系，基本是“老带新”直接进入角色工作，入职工作后基本没有相关培训计划，大部分是靠自我探索或私下请教;缺乏职业生涯顶层设计，不能形成良性流动，长期以来，似死水一潭。与辅导员队伍在同一个生态环境下形成强烈对比，给办公室人员造成较大的心理落差，影响对待工作的热情和积极性。

三、加强办公室队伍建设的有效途径

办公室队伍建设的根本是思想政治素质，要高举新时代中国特色社會主义伟大旗帜，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真落实党的十九大精神，按照“四个全面”战略布局和党中央、国务院决策部署，坚持以中国特色、世界一流为核心，以立德树人为根本，打造双一流的办公室队伍。

（一）塑造有特色的办公室文化。二级学院的办公室是展示学院风格、教师风采的重要窗口，办公室文化影响和渗透着工作的方方面面，塑造风清气正有特色的办公室文化是搞好队伍建设的基础前提。没有优秀的办公室文化，就很难有高效的工作效率。办公室文化是“公”也是“工”，“公”代表公开、公平、公正，办公室人员行使的权利是教师、学生赋予的，从事的也是公共事务，要时刻以“公”来要求自己，不能对领导刻意逢迎、对师生颐指气使。“工”是指工作，严谨细致的工作作风，是办公室文化建设的灵魂。

（二）做好人员的选拔配置。二级学院办公室作为基层管理机构，承担的工作较为繁琐和广泛，在人员配置方面要做到按需设岗、按岗择人。遵循优化结构、精干高效的原则。岗位的设置以服务教学、科研、学科建设为导向，以增强学校的运转效能、提高工作效率为目标，遵循管理队伍的发展规律，科学合理地设置岗位等级结构。要落实公平、公正、择优聘任的原则。根据岗位层级的不同，明确各级岗位的基本职责和任职条件。岗位择优聘任，将优秀的管理人员聘任到相应职级的岗位，激励管理人员立足本职工作，在管理岗位上创造性地开展工作。

（三）加强培训力度。高校上下要努力营造重视办公室工作人员的风气;各机关部处、学院要积极探索培训方式方法，要为其入职、发展提供有力的保障。例如我们学院，为了配合学院国际化的步伐，邀请专业人士进行了办公室常用英语培训，受到欢迎并对工作有很大的指导作用。

（四）做好激励制度建设。建立健全评价激励机制，建立有利于提升服务水平、有利于创新服务形式、符合现代大学制度的管理体制机制和制度体系，切实贯彻“多劳多得”的分配制度，打破传统“大锅饭”的局面。彻底改变“干多干少一个样，越能干工作越多”的状态。

（五）探索实行专业化、职业化发展。目前现行的办公室队伍的发展途径是职称与职务并行，但由于各种原因，职称的晋升与职务的提拔，均不能满足需要。作者所在的高校一直在探索进行人事制度改革，其中也包括办公室人员所在的管理系列。高等学校实行职员制是反映管理岗位层次、类别和职员专业水平、工作能力的标志。根据工作实际，职员职级分为若干职等和职级。各级职员有明确的岗位职责、任职条件和任期。遵循因事设岗、公开招聘、平等竞争、择优聘任、严格考核和聘约管理的原则，坚持德才兼备的用人标准，实行以岗定薪，按劳取酬，优劳优酬的分配制度。

（六）关注身心健康发展。各级领导干部不仅要从工作上给予办公室工作人员以指导，更要引导他们主动思考，积极解决问题，还要关心他们的身心健康发展。学院领导和办公室主任要建立定期谈心谈话制度，与工作上有困难、生活上有困难、情绪有波动的办公室人员开展谈心談话，帮助他们排忧解难，让他们体会到领导和组织的关心。

建设一流大学和一流学科，必须要有一流的办公室队伍作为支撑和保障，为高校顺利开展教学科研工作提供有力支撑。新时代背景下，建设一流的办公室队伍已成为刻不容缓的工作。

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