简析党政机关办公室信息资源的长期保存

　

(湘潭大学　湖南　湘潭　411100)

“大数据”时代已经到来，办公室作为个社会组织的机构，我们一般将其定义为处理某种特定事务或提供某种特定服务的地方，从现实中的实践中我们不难发现，办公室处理的业务几乎涉及到了组织的方方面面，作为组织信息资料的集散地，有太多的重要资源需要相关部门和人员进行保护。本文将从党政机关办公室信息资源长期保存存在的问题及对策进行论述。

一、实现党政机关办公室信息资源长期保存的意义

(一)保守国家秘密，维护国家安全。党政机关内部信息的对我国发展的重要性是不言而喻的，对党政机关办公室的信息进行长期保存，就为防止国家秘密的泄露铸造了一道防护墙。自2009年曝出美国档案馆资料丢失事件后，各国政府都加大了对电子资料的保管，以免涉及国家安全的信息泄露。党政机关办公室的特点就是信息量大，存储于磁盘中的电子文件的数量也是庞大的，这些资料如果保存不当，相关工作人员可能都难以确定有哪些资料丢失，这将不利于维护我国的国家安全。我们加强党政机关办公室的信息的保存工作，进行信息维护，亦是维护国家安全的重要举措。

(二)规范内部行为，提升办事效率。加强信息长期保存工作，不仅仅是单单保存信息的内容，也要求对信息进行合理归档，使信息的保存井井有条。这必然对相关内部工作人员的专业素质提出了更高的要求，进行信息的长期保存工作亦是从侧面加强工作人员的素质。另一方面，有序的信息管理为相关工作人员使用信息提供了便利，有助于提升其工作效率。

(三)改善党政机关领导方式，存进社会协同发展。运用大数据思维处理政务，是在当前这个时代面对新形式必须做出的转型。内部信息的长期保存工作不仅仅是在中央实行，也应该根据地方需要，自上而下地推行，改变以往的领导方式，存进党政机关办公室的协同进步。

二、党政机关办公室信息资源长期保存工作村在的问题

由于电子信息资源的保存存在诸多不确定因素，这些因素可能会对信息资源的长期保存产生阻碍。我国党政机关办公室信息资源长期保存工作仍存在众多问题需要解决。

(一)硬件设备管理不到位，产生众多非智力因素阻碍。第一，设备老化、故障等导致文件丢失。从个人经历来看，电子设备和软件的更新速度之快，促使现在的智能化电子设备老化速度也随之加快，存储信息的设备在使用后期常常会出现自动关机、死机等现象，而大部分的政府工作人员都不是这方面的专家，无法及时将其恢复。第二，网络接入点带来的风险。长期使用的网络接入点由于忽视了对其账号、密码的定期设置，网络容易被外人所入侵和破坏，一旦病毒等入侵，将对信息造成破坏。第三，传统信息保存方式不注重防潮、防虫等，使得资料被破坏。传统的信息保存方式无非是纸质保存，纸张难以长时间保持原有状态，容易受潮、被虫咬等，而相关人员不注重及时更换信息保存载体，使信息被破坏。

(二)工作人员工作素质较低，操作失误导致信息丢失。第一，不熟悉计算机功能，导致信息丢失。一般的办公室工作人员要求较为良好的计算机基础，但是对计算机相关功能的不熟悉也很可能导致信息的丢失，破坏信息的完整性。第二，不注重细节。不注意对个人电脑的保密，离开电脑而让相关信息处于打开状态等，也会导致信息的丢失。第三，档案信息等没有及时归档。信息资料需要归档有条理地进行保管,但由于工作人员的疏忽，会导致归档的不及时甚至不归档，导致信息资料的丢失。

(三)病毒破坏、黑客入侵等威胁。第一，信息保存过程中被病毒破坏。病毒入侵电脑，导致相关信息保存失真等，使得相关文档等无法正常打开。第二，信息传输过程中被迫病毒破坏。传递信息过程中，采用移动硬盘、U盘等移动设备在进行信息传输过程中因为没有注意及时杀毒而导致传输过程中破坏信息资料，或者将病毒传染到电脑上，导致文档等的破坏。第三，黑客的破坏。黑客入侵的目的跟上述非常规威胁相似。第三，技术问题导致信息被破坏。这里主要是说计算机或者网络自身存在的缺陷导致的信息被破坏。可能会由于系统的老化、软件的滞后等导致保存信息的文档难以正常显示。

三、针对我国党政机关办公室信息长期保存的几点建议

党政机关办公室在信息长期保存方面仍存在很多问题，这些存在的问题会导致信息的丢失和破坏，针对上述存在的这些问题，有以下几点建议。

(一)进行岗前培训，提高相关内部人员的专业素质。第一，提高计算机相关技能。当前条件下，我们的工作难以离开计算机而进行，办公室人员则要求具备更高的计算机技能，因为信息化的今天我们将大量的文档等保存在计算机当中，操作人员的操作效果在一定程度上决定信息能否完整保存，操作不当，不仅会使新建信息无法保存，也会使得原本的信息遭到破坏。第二，规范相关行为。有时一些看似不经意的行为会导致信息的丢失，比如文档的不及时保存、文档打开状态下离开电脑、在压缩文件形式下修改信息而得不到保存等，这些细节需要工作人员在工作过程中多加注意。

(二)定期对电脑进行更新检查，保证系统设备的正常运行。第一，及时更新老化的计算机、系统、软件。在工作中，定期对电脑等进行检修保养，如若发现电脑、系统等老化，要及时调换，不能因为这些因素导致信息破坏。第二，安装防火墙。对信息破坏进行预防，安装有效的防火墙，对一些外来入侵进行抵御，一般的防火墙分为付费、免费两种，因此应进行比较，选择有用的防火墙微计算机穿上一层保护衣。第三，安装有效的病毒处理软件。当计算机已然受到外来的侵害时，杀毒是必不可少的步骤，有效的杀毒软件能够快速找到计算机中存在的病毒，并及时进行处理。

(三)定期归档，时常备份。第一，工作人员在电子设备中的文件存储一般而言是杂乱无章的，因此对其进行定期检查，养成良好的管理习惯显得尤为重要。不仅要检查文件的安全性，也应检查文件的真实性、完整性等。而对于纸质的信息资料，也要进行定期保养。第二，良好的检查习惯固然重要，但是检查了，真的被破坏了也会让用户感到很头疼，因此对电子设备中的重要文件及时进行备份，并将其打印出来，进行电子和纸质文件形式的双重保存，切不可为图省事而忽视这一过程。

信息很重要，尤其在信息社会竞争愈发激烈的今天，掌握信息才能增强竞争力，考虑党政机关办公室所掌握信息的重要性，我们有必要加大投入来维护信息安全，实现信息的长期保存。但是我们必须看到，我国在信息长期保存维护方面仍旧存在很多问题，虽然文中简要介绍了一些策略，但仍旧必须进行不断的经验积累，摸索出一套适合我国的信息长期保存维护之路，以此才能够最终真正实现我国党政机关办公室信息长期保存维护的目标，进而将其推广至其他部门，最终实现我国信息安全维护的全突破，实现建设安全型中国的中国梦。

【参考文献】

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