当前企业档案信息资源开发的措施研究

李思雨 （昆明市盘龙区人民政府鼓楼街道办事处劳动和社会保障所，云南 昆明 650000）

20世纪90年代初，计算机技术开始应用到档案材料的整理和利用过程中。企业是基础档案产生和管理的前沿阵地，档案实践开展丰富，企业档案的内容集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。

一、当前企业档案信息的开发利用上存在的问题

目前一些企业对企业档案信息这一潜在的资源认识不足,观念陈旧,与市场经济的发展不相适应。传统档案信息表现出了一定程度上的不足和滞后,主要是:

（一）档案管理意识淡薄

企业领导对企业档案工作重视程度不够缺乏档案管理意识、企业档案部门和档案工作者的思想观念仍然停留在建档、管档、你查我找的水平上忽视了企业档案信息资源的开发利用,导致许多珍贵的、利用价值高的档案材料不能发挥应有的作用;少数档案工作者认为企业档案开发创造不出明显的经济效益,这种思想观念下的企业档案管理导致企业档案工作不能适应现代企业发展,档案信息的利用也达不到应有的效果,这是档案信息开发利用过程中必须解决的一个重要问题。

（二）室藏档案不够丰富、结构较单一,利用方式陈旧

工作上不规范、归档制度不健全,企业普遍对文书、财会档案收集的比较齐全而对于收集难度较大的基本建设、科研档案等形成周期长比较分散的资料收集不够齐全,含有较高价值的档案材料未能及时收集归档影响了档案信息资源的开发利用;面临着科技进步、经济建设、企业迅速发展的挑战。企业档案多数以提供原始档案、利用效果汇编、文件汇编、目录汇集等方式进行档案信息的开发和利用,方式陈旧。这种对档案信息的利用开发方式缺乏对信息的再加工、缺乏专题编研,是机械的提供利用。企业档案资料中的信息未能得到良好的认识,导致企业档案信息利用效率低。这是当前企业档案信息开发利用中的一个突出的问题。

（三）在运行机制上

企业档案信息的开发利用、提供服务要讲经济效益,企业档案信息在企业内、外可视为商品,受竞争规律的制约;企业档案信息利用者利用档案的目的是为了决策、设计、生产各环节,落脚点之一是取得经济效益,因此,企业档案信息提供者就应该建立在本职岗位为企业创造经济效益的意识。然而,这个道理未被大多数人所认识,未从思想上认识企业档案信息的经济价值,没有认识到企业档案信息是企业无形资产。

（四）缺乏档案管理专业人才

现在企业档案管理人员的学历普遍提高,但是档案专业,综合素质较高的人员很少。业务素质偏低与现代化的档案管理脱节,在一定程度上制约企业档案信息的开发利用工作。

二、加强档案编研工作，提高档案的利用度

加强企业档案的收集和编研工作，是积极为企业发展和社会服务的前提。档案收集和编研工作是企业档案管理的基础，馆藏丰富是开发利用企业档案信息资源的前提，收藏和利用之间存在着相辅相成的辩证统一关系。为此，要大理加强档案的馆藏建设和编研工作，多渠道、多途径地广泛收集档案材料。做到馆藏质量优良、结构合理、分类齐全，为档案编研提供较为详实的基础材料，使企业档案信息资源的开发连续不断，及时出成果。企业档案要形成以收集整理为基础，开发利用为重点，现代化管理为目标的多层次、全方位服务的新格局，充分利用企业档案得天独厚的信息资源，为本企业内档案利用者提供翔实的论证材料。

三、以效益为导向，使企业档案信息资源的开发利用走向市场

企业档案信息是无形资产，是企业档案人员的经验的总结，智慧的结晶，凝结了档案工作者的劳动。因此，在提供服务时必须讲经济效益，要有偿转让，要根据《档案法》有关法律条文和物价部门的规定，收取一定的服务费用，让企业档案信息带来客观的经济利益。使企业档案工作直接融入市场，服务于市场经济，跻身于经济中心工作的前台位置，承担起为党和政府宏观决策服务，为企业发展决策服务，为区域经济的发展壮大充当参谋事与助理决策的重要角色，是企业档案信息资源的开发利用的重点，是做好企业档案信息资源开发利用的有效途径。

档案信息作为商品进入市场，要受竞争规律的制约，可以调动档案人员的工作积极性，把开发利用企业档案信息资源的各项工作做得更好，提高利用效率，更好地为社会经济活动提供服务，充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。

四、大力宣传档案工作，提高全社会开发利用企业档案信息资源的意识

企业档案信息资源的开发利用需要全社会的积极支持和参与，才能促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传，扩大档案工作的影响，使档案走向社会，提高和强化全社会档案利用的意识。企业档案工作者要理直气壮、深入细致地向社会宣传档案工作，要开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流。借助电视、报刊、互联网等媒体，宣传档案法律法规，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案。

要有重点地进行宣传。加强馆藏内容的宣传是开发利用企业档案信息资源的关键。可以根据当地的中心工作，采取编印馆藏、文件目录、专题、举办展览等多种形式，将一些馆藏档案信息主动介绍给用户，宣传档案在经济和社会各项事业发展中的价值和作用。为档案信息的开发创造良好的外部环境。对档案开放利用的重点对象如史学研究者、科研工作人员、行政管理人员等进行重点宣传。适时地向各级领导宣传档案工作，争取他们的重视，使他们对档案工作有全面的认识，使他们心目中有档案工作的位置，以取得他们的关心与支持，以便于开展各项工作。