谈档案管理信息化建设

刘如慧（秦皇岛市第一医院，河北 秦皇岛 066000）

传统档案管理方式下，档案信息基本以纸张为记录载体，通过人工管理的方式进行保存和利用，但是随着社会的发展进步，信息的爆炸式增长使传统的档案管理方式越来越不能适应社会发展的需要，信息化管理模式已成为档案管理的未来趋势。本文就档案管理的信息化建设进行探究，为档案管理事业的发展提供参考。

一、档案信息化建设的必要性

随着中国现代信息技术和网络技术的发展，各个领域的生活都加强了信息技术的应用。在信息社会发展的过程中，当前的档案管理工作还必须适应时代的演变，遵循档案信息管理的要求，切实提高档案管理的效率。一方面，在归档信息结构中，电子文档的电子管理是必要的。近年来，随着计算机技术的飞速发展，许多地方正在使用计算机技术来处理工作中的文档。如何在管理文件的过程中使用先进的技术处理电子文档，有效地促进文件信息管理，它是档案信息管理顺利实施的基本保证，也是文档管理人员必须关注的问题。另一方面，档案信息的建设主要是知识资源的客观管理。知识资源在文档管理过程中非常重要。文档管理人员必须注重知识资源的管理，因为文档管理是知识资源管理的内容。加强档案管理可以有效促进知识产权管理，有必要加强档案管理信息化方面的建设。

二、档案信息管理的益处

档案文件信息化，可以有效实现远程服务，资源共享，提高文件信息利用的及时性。档案工作者管理文件必须熟悉计算机的基本原理，以便最大限度地发挥信息的作用。在文件管理中引入信息技术和网络可以为管理人员工作带来极大的便利。

（1）档案管理不再费时费力。传统档案管理模式必须通过手动收集，重新组织，管理和提供单位使用。工作量大，效率极低，需要时间和精力。信息技术实施后，文件管理自动化，实时化，网络化，数据可以在一条记录中多次使用，数据共享可以在文件管理中完成，提高了工作效率。输入数据后，收发文件和汇总表可以轻松打印相关内容，并可以打印后端，如封面，文件目录，文件测试列表等。档案中的信息需要统计信息和表格报告，由计算机处理以提高管理人员的效率。

（2）检索查询方便。传统的档案搜索方式，是由管理人员从目录中查找必要的文件，然后在仓库中查找记录，既费时又麻烦。在实现管理信息化之后，可以实现实时查询，管理员可以自如选择模糊查询，组合查询和分类查询等最佳查询模式，大大减轻了员工的负担。

（3）提高整个部门的工作效率。在实施信息化管理后，部门负责人不再需要繁重的体力劳动，不再需要编目和文件保护。而是可以更好地参与归档和编辑档案以及改进职能等工作，有效实现了工作效率的提高。

（4）有效的提供服务。档案管理信息化，技术人员可以访问自己计算机上的文件，从而提高工作效率。同时，电子档案的使用有利于管理人员和科技人员的使用，是的档案信息数据被有效的利用于管理决策和生产建设中，提高了单位的整体效率和竞争力。

三、推进档案信息化建设的一些建议

在档案信息管理的实际工作中，可以建立健全管理模式，引入先进的管理技术和管理经验作为相关指导，提高档案现代化的发展速度。同时，也推动科学技术的发展和档案管理水平的提高。为提高档案管理效率，档案管理人员要不断提高自身的综合素质，改变传统的管理模式以适应社会发展进步的需求。笔者就此提出了以下几点建议：

（1）提高档案管理人员的服务意识

为了建立良好的档案信息管理系统，有必要改进和完善档案的管理模式，采用先进的信息技术和科学的理念，同时提高管理人员的服务意识和能力。首先，我们需要改进档案工作者的工作，转变传统的工作习惯，熟悉电子文档和自动化系统的使用。例如，有一些有价值的书面材料，经过很长一段时间，它们很容易破损和老化。传统的文档保管方式已经不能满足文件的保存需要。这要求管理者具有一定的专业素质，利用现代化的方式存储和存储介质进行保存。其次，管理层应当重视档案工作。领导者的关注是做好工作的重要条件。它在人员和硬件设施配备中发挥着重要作用。同时领导的关注也可以增加管理员的工作积极性。突破档案信息建设和管理的瓶颈。最后，关于管理人员的专业性。需要定期的开展档案信息化方面的培训，提高他们的工作责任感，实施有力的管理措施，对员工形成约束力，并确保文件信息的安全性。

（2）提高档案信息化技术的水平

在档案管理中心，我们需要配置各种硬件设施，同时引入高端信息技术，找到合适的管理软件来管理文件。我们可以建立一个功能完整的档案管理系统，将重要的档案信息资源向系统资源数据库转移。转换过程中必须严格执行文档信息化转换程序，利用高科技资源有效提高工作效率，防止人力资源的浪费。档案信息建设完成后，必须通过科学的分类管理实现资源共享。有些文件可以公开，但有些机密文件只能限定部分人员使用。因此，必须对系统的访问权限进行限制，特别是对于机密文件，必须要确定咨询的人的身份。同时，要不断优化档案管理系统的开发技术，使系统功能更加的完善，操作更加便捷，使人们可以越来越快地使用管理系统，实现档案的科学有效管理。

（3）加强档案信息化的管理

计算机管理软件的广泛应用实现了文件信息管理的现代化，促进了电子文件的快速发展。但是，随着网络技术和信息技术的不断发展，黑客技术和病毒等对电子文件的安全性造成不小的威胁，许多电子文件的完整性和真实性难以得到保障。如果要使这些文件得到有效的管理和存储，则必须加强电子档案信息的安全保护。一是选择正规的档案管理软件，定期对管理系统进行更新，强化防火墙设置，定期实施病毒查杀。二是实施文件分类管理，核心重要文件应当设置较高的访问权限，防止信息泄露，同时可以采用加密技术，对重要档案信息进行加密，以保证文件信息的安全。三是档案管理人员应当参与档案信息系统的开发，档案工作者应该掌握档案管理软件的各个方面，只有对管理软件有一个很好的理解，并善于使用这些软件，才能方便更好地获取和整合信息材料。

四、结束语

计算机的应用和普及以及网络技术的不断发展促进了档案管理工作的发展，为文献管理的发展提供了更好的空间，有效地促进了文献管理，这也为更好的提供档案信息服务提供了帮助，为国家和社会的经济发展提供了助力。档案信息化建设是一项长期的工作，它需要伴随技术的进步而不断的发展，这其中不仅需要档案工作者的努力也需要领导层的重视，只有真正看到档案信息化建设的意义和作用并坚持的开展和实施，才能使档案事业得到进一步发展。