试论信息时代文书工作与档案管理工作的规范衔接

黎浩云（广州城市规划技术开发服务部，广东 广州 510230）

一、引言

随着现代社会的发展与进步，信息技术日新月异的变更，办公自动化水平的不断提高，信息化和网络化已成为时代发展的主题。计算机的出现象征着真正“信息时代”的到来，使人类社会从工业时代划入到信息时代。信息时代下，对企业文书事务和档案管理事务提出了尤其深刻的需求，怎样改革现行的处置方式和处置流程，已经成为每一个企业文书工作者与档案管理工作者必须面临的一个重要的新课题，不论是对未来还是当下都非常重要，因此，在现阶段必须对文书工作与档案管理工作重新定位。

二、文书工作与档案管理工作的发展现状

随着信息时代的快速发展，人们对文书工作与档案管理工作的要求比以往更加严格规范，文书工作与档案管理工作面临着前所未有的挑战与机遇，因此必须正确掌握它们的概念并熟悉其发展现状。

（一）工作重视程度不够

文书工作与档案管理工作不易引人注意，也不易获得显然的成就。很多人对现阶段文书与档案管理工作的了解方面含有一些误解，觉得企业的文书工作与档案管理工作就是一般的抄写、保存和办理资料等等，与企业发展没有直接的关系，只要确保档案信息不泄露、不缺少，可应付平时查档就行。这些看法则致使企业的文书与档案办理工作不被注重，办理不够专业，忽视对档案管理职员的培育，档案办理工作方式较为落后，导致文书工作与档案管理工作不能为企业经营管理提供重要的信息支持，文书档案的价值也无法全面发挥出来。就像现阶段，社会上仍然有许多企业没有专门的档案馆，也没有专门的文书与档案管理工作者，基本是其他工作人员兼职这些，甚者有的找一些大学生兼职做这些；我以前的学校，对文书和档案的重视程度不够，临近毕业才开始建专门的档案馆。由此可见，许多企业事业单位非常不重视有关文书工作与档案管理工作。

（三）管理制度不健全

当前，我国企业对文书与档案管理的规定普遍的不健全，缺乏完善性和标准性。有很多企业不能有效地挖掘档案应有的作用，只重视档案的搜集、整理、保存等环节，以为把文档管好、不丢失、不损坏就尽到了义务，从而忽略了对档案资源的深度开拓。

（四）部门配合不当

企业的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而一些部门有时会为了自己的便利，不愿意将一些必须归档的文件材料交给档案管理员专门保存。一些负责任的档案管理员因为没有相关职能部门的配合，在做档案管理工作时常常觉得力不从心，一些重要的文件材料由于不能及时归档，时间长了，也易于丢失，等到那个时候要究查责任也已经太晚。笔者曾在法院做过见习工作，有时候因为一个案件同时涉及民事和刑事方面，材料收集在时间上便会有间隔，还要等检察院、看守所、当事人的送达回证，文书工作的不及时处置往往会不利于后期的档案管理事务。

三、实现文书工作与档案管理工作规范衔接的应对策略

在信息时代这个大背景下，文书工作与档案管理工作面临越来越多的挑战与机遇，如何正确处理二者关系，使之有机结合，实现二者的规范衔接，有效避免以上问题，需要从以下六个方面做起。

（一）强化“文档一体化”的意识

当前,我国电子文档的技术特征和管理体制还未成熟，因而电子文档的处理比纸质文件的处理有更多、更繁杂、更难办的问题。每个文书职员和档案管理职员应从自身做起，解放思想、勤于摸索、乐于面对新出现的事物，加强“文档一体化”意识；必须认识到，当前的文件材料不再是仅为现阶段的工作服务，从长远角度来说，现在的文档就是未来的档案，因而必须时刻谨记对历史负责，依据严谨的规定，勇于钻研电子文档办理的规则、方式与体系，引导电子文档的实际办理。我觉得文书职员与档案管理职员的工作可以互通，一段时间，文书职员专心做好文书工作，档案管理职员专心做好档案管理事务；一段时间后，等前期各自对应的工作都已做好，二者可以相互互换岗位，文书工作者去做档案管理工作人员的工作，档案管理工作人员来做文书工作者的工作，这样结合下去，“文档一体化”的意识会在潜移默化中得到加强，确保了电子文档的准确性和标准性，有利于系统办理好每一份文档。

（二）强化“全过程管理”工作

在文书与档案管理工作的全部环节中，起初，应该加强每个工作人员对文书工作与档案管理工作岗位的职业思想，只有确保每个工作事务流程的质量合格、责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。最为重要的，要理顺办理系统，不断完善管理体制，建立安全科学的组织体系，创设一支优秀、专业的事业队伍，为档案的全过程管理打下坚定的基础；不断引进信息时代先进的装备和技术，与单位的现代化同步发展，并配备性能优良的设备，强化操作的熟练性，使档案管理工作更加层次、科学、统一。

（三）完善电子档案的组织和管理

随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到文书工作与档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。实践证实，在各事业单位内部，制定一项科学有效的制度，有助于提高工作效率，况且，当前我国各企业单位的档案办理工作中的弊端之处，有一部分原因便是电子档案体制不健全，所以制定相应的制度规范是非常有必要的。举个例子，在法院，每一个案件从开庭到宣判，许多材料都要录入系统中，有的材料书记员可以自己操作，有的材料就需要通过法官、庭长审核，然后才进入最终程序，一步一步，不仅加强了电子档案的组织和管理，也大大有效的提高了工作的质量和效率。法院卷宗在归档之前，卷宗里的每一份材料基本都要先扫描、录入系统里，两手准备，既保障了文档材料的纸质档案的存储，也保障了电子档案的完整性，因此，健全电子档案的组织和管理，增强其管理队伍建设是重中之重。

结论

在我国经济全面发展的信息时代背景下，社会信息化步伐的不断推进，文书工作与档案管理工作面临越来越多的机遇与挑战，但文书与档案管理事务的一体化，是社会发展的定然趋向。因此，企业在实际工作过程中，如何实现文书工作与档案管理工作的规范衔接非常重要，在信息时代开展文书与档案管理工作，要明确二者内在的关联性，强化文书事务与档案管理事务一体化的投入，提高过程中全部环节的完善，提升相关职员自身的专业素质和能力，进而确保信息技术使用的安全性，提高工作的效率，为企业的发展奠定坚实的基础，从而实现信息时代下文书工作与档案管理工作的规范衔接。