基于信息化视角的高校办公家具管理问题及对策研究

陶震宇

摘 要：管理信息化是高校办公家具管理的发展趋势，也是提高办公家具使用效率、促进国有资产保值的重要途径。然而，由于管理理念落后、信息化管理制度缺失、信息化平台建设滞后等因素影响，高校办公家具管理出现了责权不明晰、信息录入失真、账实不符问题多等问题。所以，应当通过完善信息化管理制度、建立信息化管理平台、协调财产和财务管理等方式，推进高校办公家具管理信息化建设。

关键词：信息化；高校办公家具；管理平台

随着高校招生数量和办学规模的扩大，高校办公家具的类型、总量、价值等不断增加，在高校固定资产中所占比重也越来越高，但是许多高校办公家具管理意识淡薄，办公家具管理制度不完善，办公家具管理责权不明晰，信息化管理平台建设滞后，这些影响了高校办公家具的管理效率和使用效益。为此，应从信息化管理的视角出发分析高校办公家具管理问题及成因，通过树立信息化管理理念、完善信息化管理平台、建立信息化管理制度等方式推进高校办公家具管理信息化建设。

一、高校办公家具管理信息化的问题表现

办公家具管理信息化是高校固定资产管理信息化的重要内容，对于提高办公家具使用效益、促进国有资产保值增值等具有重要意义。近年来许多高校都意识到管理信息化建設的重要性和必要性，在信息化管理上投入了大量人力、财力和物力，但由于办公家具信息化管理涉及部门多、管理内容多、责权不明晰等，许多学校都没有建立完善的办公家具信息管理系统。[1]

（一）多头管理难以形成合力

当前许多高校都以归口管理方式进行办公家具管理，国有资产管理部门、后勤管理部门、教科研设备管理、图书管理部门等都拥有部分办公家具管理职能，然而，各部门之间缺乏有效协调，不能进行信息资源共享，也无法形成管理合力。此外，在长期管理实践中，许多高校都建立了一套较为规范的固定资产管理机制，也制定了办公家具购置、登记、维护、报废、出租等管理办法，但随着固定资产管理信息化建设的发展，原有的办公家具管理办法已不适应信息化系统的要求，从而产生了多头管理、责权不清、管理混乱等问题，影响了高校办公家具管理的质量及效果。

（二）管理信息化程度比较低

在数字化校园建设中，许多高校只是简单地将各个部门的办公家具信息导入学校资产信息管理系统，许多账外办公家具没有录入系统，这些信息往往并不能真实反映学校办公家具拥有量，经常出现办公家具的使用人、存放地、维护情况等信息不全或不实问题。此外，资产部门和财务部门的信息系统往往自成体系，信息系统之间不能实现有效对接，也难以实现办公家具信息资源共享。最后，多数高校都没有建立与信息化管理相适应的办公家具管理制度，办公家具购置预案审定、信息登记录入系统、维修费用录入、经费报销录入等机制不健全，影响了办公家具管理信息化建设的推进。[2]

（三）账账及账实不符问题多

在办公家具管理中，许多学校都存在重实物管理，忽视价值管理的不良倾向，资产管理和财务管理衔接不畅，资产部门多依据办公家具验收入库单进行入账，而财物部门需要依据账款结算情况进行资产管理，从而使两个部门的办公家具购置预案、明细账等往往不一致。比如，办公家具的采购、使用、折旧、维修、报废等都在实物管理流程中有所体现，但财务部门那里只体现办公家具购买付款、报废清零两个环节，从而带来了账账不符和账实不符问题。

（四）办公家具采购随意性强

近年来，高校扩张、合并的势头不减，高校办学规模、基础建设等不断扩大，高校在办公家具上的投入也在不断增加，办公桌、文件柜、会议桌椅、电脑台、礼堂椅等办公家具更新、采购、补购等较为频繁，这些往往会带来办公家具管理问题。比如许多高校的办公家具购置预算机制不完善，办公家具采购较为随意，经常盲目购置、随意添置办公家具，重复、购置、高价采购，不仅增加了高校办公家具的采购成本，也带来许多贪污腐败、国有资产浪费等问题。

二、高校办公家具管理信息化的问题成因

（一）高校缺乏信息化管理理念

高校国有资产多是由财政拨款的方式购置或建设的，在这种情况下许多高校都形成了重财轻物、重购置轻使用的资产管理理念，许多高校领导都缺乏办公家具信息化管理意识，对办公家具管理系统、固定资产云平台等信息基础设施建设重视不够，导致高校办公家具管理信息化发展滞后。此外，在国有资产管理中高校多以教育主管部门的教育评估、教学检查等作为固定资产管理依据，片面重视教学设施、科研仪器、实训设备等固定资产的购置、使用、出售、维护、资产清查等，将办公家具管理看成无关紧要的事情，没有完善的办公家具购置预算机制、配置标准、管理机制等，也没有成立统一的办公家具采购部门。

（二）信息化管理平台建设滞后

当前许多高校资产信息管理系统都存在内容不全面、功能单一等问题，只能登记办公家具的来源、购置日期、供货商、类型、价格等信息，没有记录办公家具的用途、功能、质量、特点等；多数信息管理系统只有入库信息功能，并没有设置信息功能模块，无法通过信息系统了解高校办公家具的使用动态。此外，许多高校的办公家具管理系统与学生管理系统、科研管理系统等一样，仅仅具有办公家具信息统计、查询等功能，无法实现办公家具信息资源共享，不能很好地满足办公家具报废、购置、维护等需要。办公家具管理信息化不仅离不开现代信息技术的支持，也离不开学校的统筹规划、整体推进，然而许多高校缺乏先进的信息化管理理念，不能统筹兼顾、积极稳妥地推进办公家具信息化建设，往往是各个院系各自为政、单点突破的方式开展信息化建设，带来了重复建设和资源浪费问题。[3]

（三）办公家具管理责权不明晰

我国高校财产多为国有资产，高校只拥有办公家具的使用权和管理权，这给高校办公家具管理带来许多产权和责权问题，比如高校往往要根据国有资产管理部门的要求和规定进行管理，应付教育、财政、国资等多部门的检查和评估，不能根据本校具体情况推进办公家具管理信息化建设。此外，高校内部的办公家具管理职责不明晰、权力较分散，财务处、图书馆、资产管理部门、各个院系等都拥有办公家具管理权，缺乏强有力的办公家具管理协调机构，从而产生了重复管理、多头管理、职能交叉等问题，导致高校办公家具购置、使用、维护、报废等处于失控状态，从而产生了超标配置办公家具、办公家具闲置浪费等问题。

（四）信息化管理制度不太合理

随着资产管理信息化建设的发展，原有的办公家具管理制度已不适应管理需要，加之高校会计核算制度不完善，从而产生了许多办公家具管理问题。在办公家具管理信息化建设中，各个部门之间又缺乏信息联动机制，不能实现办公家具信息共享，从而产生了信息脱节、信息孤岛等办公家具信息不对称问题。比如，财务部门和资产部门的信息系统就不兼容，无法集成办公家具信息管理平台。此外，许多高校都采用收付实现制的会计原则，对学校固定资产不提折旧，无法在学校账面上反映办公家具损耗情况，而捐赠或其他方式拥有的办公家具也没有登记入账，所以在高校办公家具管理中常出现账账不符问题。

三、高校办公家具管理信息化的优化策略

在高校国有资产管理中，由于管理理念落后、信息化平台缺失、责权不明晰、管理制度不完善等因素影响，高校办公家具管理信息化建设滞后，这些影响了高校办公家具的高效使用和资产保值。所以，应当优化办公家具管理理念，完善办公家具信息化管理平台，健全办公家具信息化管理制度，推进高校办公家具管理信息化建设。

（一）树立信息化管理理念

由于高校领导的办公家具管理理念落后，在思想上不重视办公家具管理，帶来了高校办公家具购置随意性强、管理手段落后、账实不符明显、信息化建设滞后等问题，教职工无法通过资产信息系统准确查询、统计办公家具的相关信息。所以，高校领导应当树立办公家具管理信息化理念，以计算机技术和互联网技术为手段优化办公家具的购置、登记、查询、报废、分析、监督等环节，推进办公家具管理信息化建设。比如，高校应建立办公家具信息化管理领导小组，将办公家具信息化管理纳入数字化校园建设，推动办公家具信息系统和校园网的有效对接。此外，高校应当加强信息数据库、数据处理中心等信息化基础设施建设，比如应当推进固定资产云管理平台建设，让各部门将办公家具信息上传至云平台中心，实现学校办公家具数据信息的实时更新，促进办公家具信息的动态化、实时化、集中化管理。[4]

（二）完善信息化管理平台

首先，应当建立办公家具管理数据库，通过基础录入、设备管理、查询系统、规程标准等子系统进行办公家具管理，对办公家具的购置、登记、报件、维修、报废等进行流程化管理，提高高校办公家具的管理效率。比如，应当建立具有条码查询功能的办公家具信息数据库，对办公家具进行登记、查询、维护、报废等管理。其次，应当按照数字化校园建设的要求统一办公家具数据的形成和使用，建立标准化、规范化的办公家具数据信息，将学校办公家具的来源、购置日期、名称、型号、数量、供货商、存放地、使用部门、保修截至日期等都上传至云平台，并按照立项申请、预案审批、招标采购、维修保养、报废处置的流程对办公家具信息信息化管理，提高高校办公家具的信息化管理程度。此外，学校应提高办公家具管理系统的兼容性和扩展性，实现办公家具管理系统和校园网的有效对接。比如，应完善办公家具数据统计、信息查询等功能，将固定资产管理信息系统纳入校园一卡通信息工程，在校园网上建立可以查询本校办公家具信息的互动窗口，满足各部门及教职工对办公家具数据信息的需要。最后，在信息化平台建设中应当加强管理系统安全建设，用保密技术、防火墙技术、上网审核技术等解决非法攻击、硬件故障、病毒入侵等安全问题，最大限度地保障管理系统的信息安全。[5]

（三）建立信息化管理制度

首先，高校应当制定和出台办公家具信息化管理制度，明确办公家具的配置标准、采购方式、购置流程、日常管理、保养维护等。比如，应当建立涉及院系、部门、用户的基础信息管理制度，建立办公家具采购申请、采购登记、维护管理、报废申请、报废登记等流程制度，对办公家具的预算、审批、采购、维修等进行登记。其次，应当完善办公家具采购预案机制。在办公家具管理中应当推进高校办公家具购置管理信息化建设，完善办公家具采购的原则、程序、标准、注意事项等，由财务部门和后勤部门牵头管理办公家具采购；还应当对所采购的办公家具进行全程化、信息化管理，将采购类型、种类、数量、价格等录入学校办公家具信息系统。最后，应当建立办公家具绩效管理制度，明确办公家具管理的考核方式、内容、标准、依据等，对各部门的办公家具使用效益进行评价。比如，应当建立办公家具管理责任制，明确各院系、部门、使用人等在办公家具管理中的具体责任。还可以借助云资产管理平台对办公家具进行动态化管理，对办公家具的使用情况进行监督管理和评估考核。

（四）协调资产与财务管理

当前高校资产部门管理和财务部门在办公家具管理中存在许多分歧，比如财政部的《固定资产分类与代码标准》将高校固定资产分成六类，而教育部却将高校固定资产分成十六类，从而使各部门在办公家具管理中产生了分歧，资产部门和财务部门的信息系统往往自成体系，不能实现办公家具管理的无缝衔接。所以，应当打破高校办公家具条块分割的管理机制，建立统一的办公家具管理分类标准和管理机制。应当建立校园数据交换平台系统，实现固定资产信息和财务信息的无缝衔接，为办公家具管理信息化提供技术保障。此外，应当在资产部门和财务部门之间建立协调机制，解决资产管理流程和财务管理流程不衔接的问题。

随着数字校园建设的深入发展，管理信息化成了高校办公家具管理的发展趋势，也成为提高办公家具使用效率、促进国有资产保值的重要途径。所以，应当从责权不明晰、信息录入失真、账实不符问题多等办公家具管理问题出发，通过完善信息化管理制度、建立信息化管理平台、协同财产和财务管理等方式推进高校办公家具管理信息化。

参考文献

[1]黄晓华.高校国有资产管理现状及优化对策[J].行政事业资产与财务，2012（8）.

[2]翟天任.高校国有资产管理信息化建设研究[J].新西部，2013（9）.

[3]艾宝，崔志恒，张洲.浅谈高校办公家具的信息化管理[J].科技资讯，2007（10）.

[4]徐惠强.高校固定资产信息化管理研究——以江苏省省属高校国有资产管理信息系统应用为例[J].无锡商业职业技术学院学报，2015（4）.

[5]王画宇，邱灼雄，梁勇梅.高校办公家具购置预算与决策管理[J].中国现代教育装备，2008（12）.