做好高校档案利用服务工作的途径分析

徐中华

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

高校档案工作最主要的作用就是为了高校的发展提供全面的服务，只有做好高校档案服务工作，才能将其在高校发展过程中的作用充分地体现出来.随着信息技术的不断发展，信息化作为档案事业发展的必然趋势，对传统档案管理工作的理念、技术、方法、模式等各方面都产生了巨大的影响.所以，高校档案管理部门必须采取积极有效的措施，促进自身服务水平的不断提升，为高校的科研、教学提供准确、可靠的档案数据信息，才能确保高校的长期稳定发展.

1 档案利用服务工作的含义以及重要意义

1.1 档案利用服务工作的含义

高校档案利用服务工作实际上就是将高校档案部门的档案或者其他相关单位所收藏的档案信息资源，利用科学合理的方式进行开发和利用，满足社会对于档案信息需求的一项工作[1].档案利用服务管理工作最终的目的是为了社会的发展、经济的建设等提供全面的服务，在满足社会各界对于档案信息服务需求的基础上，将档案的价值充分体现出来.

1.2 档案利用服务工作重要意义

在开发和利用档案的基础上，将档案的作用最大限度地发挥出来，是档案管理工作所要实现的目标.所以，档案管理工作作为档案利用服务工作的关键环节之一，其在档案工作中发挥着不可替代的作用.而这些作用则主要表现在：（1）档案利用服务工作，利用现存档案信息与相关行业之间产生的信息交流、文献提供、信息咨询等，才能将档案工作的职能特点与战略方向充分体现出来.档案信息利用程度的高低、档案利用服务水平的高低是衡量高校档案服务业务的主要指标.（2）档案利用服务工作的开展，满足了各行各业对于档案信息服务所提出的需求.其不仅是衡量档案管理工作水平高低的重要因素，同时对于档案编撰工作效率的提升也具有极为重要的意义.

2 高校档案利用服务工作中出现的问题

2.1 档案服务途径较窄，服务形式比较单一

虽然我国的档案管理工作开展的相对较早，但是由于其在发展的过程中，存在着服务模式单一的现象，大多数档案服务都是通过面对面的方式完成的，很少为档案信息需求者提供电话服务、传真服务等现代的档案服务形式.随着信息化技术的不断发展和进步，各行各业都已经将信息化发展作为其发展的首要任务，但是，在这种环境下，我国的高校档案服务却依然没有积极地借助发达的信息网络开展档案服务工作，这就将高校档案服务模式中存在的弊端充分的暴露出来.由于高校档案服务都是以学校为中心，所有的服务工作也局限于校园内部，这就导致高校档案服务与现代社会的发展出现了严重的脱节现象.再加上我国现阶段的高校档案服务工作大多都是以档案的复印、档案证明的开具、档案的查询等简单的工作为主.而很少涉及档案的陈展、档案目录信息、档案咨询服务等相关的服务内容.也就是说高校档案服务形式的单一，不仅是影响高校档案资源利用与开发工作顺利开展的关键因素，同时也制约了高校档案功能的充分发挥.

2.2 高校档案馆数量不能满足需要

高校馆藏档案数量偏少是影响高校档案信息全面性的主要因素.由于高校档案信息不全面，很多档案信息的价值无法充分体现出来，所以很多用户在提出需求时，往往因为无法满足用户的需求，而最终对高校档案的服务质量和形象产生了不良影响.经过调查研究发现，造成高校档案馆藏数量不足现象出现的原因主要由以下几方面：（1）历史原因.由于很多高校档案将重点放在了政治档案的整理与收集上，而忽略了一般性档案的收集，长此以往就出现了很多高校档案中政治档案占有的比重越来越大，而导致高校档案出现了档案资源匮乏以及形式单一的问题出现[2].另外，档案管理人员投入大量精力收藏的政治档案，一旦无法满足用户需求的话，也就导致高校档案价值无法有效的发挥，而这一问题已经成了影响高校档案管理工作开展的重要因素.（2）高校在档案馆合并时，工作人员没有及时地进行合并档案资料的整理、汇总、交接、保存.从而导致高校档案资料出现了严重的缺失现象.另外，高校档案管理存在着工作不到位等现象，不仅是造成档案馆藏数量和重量减少的主要原因，同时也制约了高校档案资源利用价值的发挥.

2.3 高校档案管理人员专业性有待提升

随着现代信息化与各个行业的紧密融合，高校档案管理工作也必须紧跟时代发展的步伐积极地进行改革与创新，才能满足信息化背景下，高校档案管理工作的要求.为应对信息化社会发展的趋势，高校档案服务工作不能再局限于以往的档案复印、查询等简单的层面上，而是应该充分利用现代化信息技术，建立完善的信息化档案收集、筛选、整理等档案管理系统，才能满足信息化时代发展对高校档案管理工作提出的要求.根据这一要求，高校必须加强档案管理工作人员综合素质培训的力度，促进档案管理工作人员职业技能与职业素养的全面提升，才能满足信息化背景下高校档案服务与管理工作的要求.

3 高校档案服务的途径策略分析

3.1 高校档案管理坚持以人为本的服务原则

社会经济的迅速发展为信息化技术的发展注入了新的活力.所以，为了确保高校档案服务模式改革创新工作的顺利进行，高校档案管理人员必须根据信息化社会发展的特点，重新定位高校档案服务与管理工作.同时深入地分析高校档案服务工作中存在的问题，才能及时地发现信息化背景下高校档案管理工作和高校教育中存在的差距[3].同时充分发挥信息化服务理念的优势，加强高校档案管理工作服务理念改革与创新的力度，积极的拓展高校档案信息服务的渠道，才能将高校档案信息的价值充分发挥出来.另外，高校的档案服务工作必须始终坚持以人为本的原则开展各方面服务工作，将用户的需求作为高校档案服务工作的核心，为用户提供更加贴心的服务，才能在最大限度地满足用户需求的同时，促进高校档案服务工作效率的稳步提升.

3.2 完善档案数据库升级

为确保信息化背景下高校档案工作长期可持续发展目标的顺利实现，高校档案管理工作开展的过程中，必须将服务作为工作开展的核心，同时加强高校档案信息化网络建设的力度，充分发挥信息资源的优势，进行高校档案资源的整合，才能为用户提供更加方便、快捷的服务，改变传统高校档案服务形式和途径单一的现象.另外，完善的档案数据库的建立，是高校档案工作开展的基础，只有建立了全面的档案资源才能从根本上满足用户、师生对档案资源所提出的要求.因此，为了实现高校档案管理信息化建设的目标，高校必须加大档案管理投入的力度，同时在信息化技术的配合下，才能有效减少高校档案管理工作量，促进档案管理工作效率的全面提升.而全面高质量高校档案数据库的特点则主要有以下几方面：（1）档案数据库的建设必须突出自身的特色.只有将档案数据库的服务特色充分体现出来，才能促进高校档案服务质量与效率的全面提升.（2）确保档案的实时性.随着社会的不断发展和进步，信息的更新的速度也越来越快，只有这样才能在满足用户对档案服务需求的基础上，避免高校档案管理出现与社会脱节的现象.（3）将用户需求作为高校档案服务利用的核心.满足不同层次用户的档案服务需求，才能确保高校档案服务工作的顺利开展，因此，这就要求高校必须根据不同用户的不同档案需求建立完善的档案数据库，才能在丰富档案资源的基础上，促进档案资源利用效率的稳步提升.

3.3 加强知识型服务建设

我国高校档案利用服务水平较低，是导致档案资源利用效率无法有效提升的重要因素.为了彻底改变这一现状，各个高校必须加强档案资源信息化加工、深层次开发的力度，同时加快高校档案资源结构化建设的步伐，才能促进我国档案服务利用质量与效率的稳步提升.首先，档案咨询服务的结构化建设.高校必须在加强现有档案资源分析提炼力度的同时，寻找不同档案之间存在的关系，针对不同档案资源需求者的要求为其提供专业化、系统化的知识结构，才能满足不同用户对档案资源提出的服务需求[4]；其次，高校档案利用服务理念的转变.高校档案管理部门必须及时地转变自身工作理念，积极主动地进行档案资源的收集、分析以及加工和整理，同时采取切实可行的措施，将档案信息资源传递给目标用户.

3.4 强化高校档案管理队伍

随着高校档案管理队伍建设力度的加强，高校档案管理工作人员的职业技能与职业素养也得到了大幅度的提升.同时加强高校档案管理工作人员专业知识的培训，不仅有助于管理人员专业知识的进一步丰富，而且为其更好地适应档案管理工作奠定了坚实的基础.另外，为了促进高校档案工作人员队伍整体素质的有效提升，高校必须积极地引进热爱档案管理工作、能吃苦耐劳且思维活跃的工作人员，才能在促进高校档案管理工作人员综合素质全面提升的基础上，为用户提供高效且优质的档案服务.

4 结束语

总之，随着信息技术的不断发展，高校档案服务工作也必须改变以往的只是简单的提供档案的复印、查询等服务内容，而是应该想着向智能化、多元化的方向发展，才能避免高校档案服务利用出现与社会脱节的现象.虽然，我国高校的档案服务工作经过长期的改革已经取得了显著的成效，但是其在信息化背景下，仍然存在着很多急需解决的问题，因此，高校档案管理工作人员必须积极地进行高校档案管理的改革与创新，为用户提供更加全面、优质的档案信息服务，才能确保我国高校档案管理事业的长期稳定发展.