论档案管理基础工作与档案管理现代化

2018-03-29徐兵庆安县地方道路养护管理所

传播力研究 2018年16期

徐兵庆安县地方道路养护管理所

档案主要记录各种类型的信息，如人类文明、重要的实际活动和科学研究成果，它们具有非常重要的价值，是促进社会进步和发展的重要动力。随着社会的发展，越来越多的关于档案的信息增加了管理人员的困难。在信息时代，为了使档案管理现代化，我们必须加强实际工作的基础工作，提高其管理水平，并应用各种先进的信息技术来实现其目标，并促进档案的健康。从这个角度看，基本工作在档案管理工作中占有非常重要的地位。

一、当前档案管理基础工作实施的现状及问题

从中国档案的现状来看，收集的档案信息数量多，时间长的特点。大多数都使用封闭的管理方法，即加强档案收藏，不要丢失文件。然而，我们需要注意的是，在档案管理过程中，管理人员使用不同的质量规范来管理档案，这导致了各种各样的问题。主要表现在以下方面：管理过程中档案信息的数量没有标准化的特征，没有目录编号，多卷的现象，管理人员在准备标题过程中没有标准化。标题编写内容不相符的内容，从而不利于管理人员的后续管理。大多数卷案没有目录，当信息技术应用时，用户不能信息搜索存档。在这种情况下，这些问题在很大程度上阻碍了档案部门的发展，这迫使管理者采取最有效的措施来解决问题，以提高档案的管理水平。

二、加强基础工作有利于提高档案管理水平

(一)档案馆藏去粗取精，对档案信息全面普查

对馆藏信息的全面审查是档案管理标准化的主要任务。目前，大多数档案在信息管理过程中没有记录，许多知识档案是复杂和混乱的，这不利于管理人员的管理。对于已经过期或未使用的文件，我们可以提高档案信息管理的有效性。

(二)案卷重新组合，实现档案信息管理的规范化

档案中，大多数档案内容太厚和相对好坏参半，这就要求管理人员对其合并和收集档案，其中有密切关联文件相组合，还要求管理人员负责确保在案卷的标准化。由于文件的重新组织，不仅可以改进档案管理级别，还可以改进档案的利用率，并使档案管理的现代化和自动化更容易。

(三)对案卷统一分类，方便用户对档案信息的检索

在档案管理领域，计算机技术和网络技术的应用使用户能够检索有关文件的信息，并满足用户的需要，严格遵守国家规定。然后将一套完整的分类规则严格按照这条规则进行分类，并将数据库信息的分类号统一起来，从而促进档案管理的规范化和标准化，并达到所需的管理结果。

(四)规范题名保证检索查准率

该档案的分类号保证了搜索的查全率，而标题的准确性可以保证搜索的准确性。然而，仅仅确保查全率是不够的，还需要同时进行登记，以便在登记时将标题标准化。所有申请批准的文件都写了“请求”，而那些不需要批准的文件就会写“报告”，因此可以区分每个文档在研究中的实质性作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理的所有方面，计算机数据的编制是一个主要的项目，特别是对于有大量时间建立图书馆的完整档案，因为收集多个文件的工作不仅重要。如果没有一套标准化的程序和工作方法，计算机就不能使用，因为数据的准备不足，甚至直接影响到档案管理工作的现代化进程。

四、推进档案管理基础工作向现代化迈进

为了更好地开发档案管理的基础，需要充分应用现代技术，以提高数据库管理工作的效率，特别是在档案管理研究中。关键词搜索、索引等都是快速而简单的。此外，在某种程度上，促进档案管理的基本工作的现代化，可以避免某些人的错误，并增加存档信息的准确性。随着技术的现代化，档案信息在不同的地区被分割，档案逐渐被计算机化。