大数据视野下的高校档案收集管理变革

2018-03-29徐中华

赤峰学院学报·自然科学版 2018年7期

徐中华

（赤峰学院综合档案室，内蒙古赤峰 024000）

随着如今信息网络技术的不断发展，云计算、云存储等大数据应用技术也在不断提高数据整理的作用，这在高校档案收集管理中应用效果十分显著.为了不断提高相关高校工作档案收集整理工作的有效性和准确性，满足档案使用者的需求，需要我国各个高校不断提高自身档案整理收集的技术，并且在原有的技术基础上，完美融合现代信息技术，利用大数据时代所提供的便利进一步提高档案收集度.本次研究针对大数据视野下的高校档案收集管理变革进行研究，以下为具体内容.

1 大数据对高校档案管理所带来的挑战

1.1 对档案管理理念所带来的挑战

在传统的高校档案收集整理管理方面在以往的高校档案管理模式中，相关管理人员通常使用的是“收集-整理-储存-利用”的管理流程[1]，这种方式的应用在现如今网络技术发展的基础上，必须要进行创新改革，首先要认识到档案信息的准确性和可利用性，其次，在进行档案资料保存的时候，要注重高校具体实际情况，并且根据相关法律法规的规定将档案资料按照相应的年份进行分类.最后，在档案需求者要进行档案资料查询的时候，相关工作人员要结合档案需求者的具体实际情况进行查询.在这些程序中，要多多重视档案资料的利用率，由于传统的档案收集管理更多的是重视资料保存，而忽视了资料的使用，但是大数据能够针对这个问题提高档案信息的利用程度.

1.2 对档案数据安全所带来的挑战

在传统的高校档案管理工作中，由于信息化技术发展不够充分，所以对网络技术的应用程度不高，导致相关纸质档案整理的安全度不高，在保护档案方面只能通过“人防、物防、技防”这三种方式进行防护[2]，虽然对于档案安全防护来说，这要掌握了这三种技术就可以基本实现高校档案的安全保护，但是随着时代的发展，大数据的影响下，档案整理的安全防护也会遇到更多、更复杂的问题，且有一部分档案资料已经从纸质版进化到电子版，所以在档案安全管理中不仅要对纸质版资料进行安全防护，对于电子版档案资料也要制定相应的安全管理方案.以下为具体的几点安全管理措施，首先，相关档案管理人员要加强自身的专业技能，提高自身对档案安全管理防护意识，不仅如此，还要提高自身对于储存档案资料的电子设备技术的掌握，当计算机出现故障的时候，保证资料的完整度.其次，对于网络犯罪分子，相关人员也要提高自己的防护意识，设计出可以打击网络犯罪分子的有效方案.

2 高校档案收集管理中存在的问题

2.1 高校相关工作人员意识淡薄，由于工作人员在高校的工作事务多、任务重，所以经常会在管理档案记录方面忽视了管理系统的完善，而且，人们对档案管理的重视度不够高也直接导致了档案管理无法得到有效发展，最终影响相关记录，不利于高校资金的规划，不利于高校档案的保存，从而影响高校发展.

2.2 高校档案管理任务较重，工作量大，需要较大的人力物力来进行整理，现如今高校相关管理人员的工作重心没有放在档案收集整理这一方面，且人数有限，精力有限，所以导致财务档案管理工作难以实施.

2.3 由于相关领导者对档案管理工作的重视度不够，因此导致相关档案整理方面的工作人员没有将其放在工作首位，其一部分人员的工作素质不够，在有关档案整理这一方面没有良好的工作技巧，影响了相关档案整理的效率[3].

3 大数据视野下高校档案收集与管理的变革建议

3.1 加强高校档案收集与管理法制建设

现如今的社会进步快，经济发展快，为了推动我国的发展，要在高校建设上大力投入，提高我国高校教育质量和效果，为祖国未来的发展提供后备人才.另外随着高校的不断改革和发展，相关工作管理事务也在不断提高，所以导致工作的总量也在不断提高，尤其是档案接收的任务也越来越重，工作人员人数少，在整理档案方面又缺乏相关技巧，所以导致我国高校档案收集得不到有效管理.因此需要加强国家对此的相关法律法规政策，使其在法律的保护下得以有效发展.在近些年中，国家就此问题也行性开展了相关会议[4]，并且制定了一系列法律法规，这些法规都是根据我国高校的具体实际情况而制定的，并且通过相应科学合理的方式对高校相关工作进行进一步档案整理，实现对档案收集的有效管理，另一方面也加强了档案管理力度，提高了档案管理质量.另外，人们可以利用先进的科学技术，来进行档案规划、总结等工作，大大减少了工作量.

3.2 提高从业人员综合素质

在高校档案收集管理方面，管理效率如何，是由工作人员的整体素质决定的.工作人员的素质决定了档案管理工作能够顺利进行，另外，由于档案工作在发展的过程中需要大量的更新和对大数据信息技术的应用，这就对工作人员的技术要求越来越高，当工作人员在进行相关高校的档案整理的时候，会遇到许多问题，这就要求工作人员要学会创新改良整理方式，如果他们的综合素质不够，对相关技术掌握不完善，就会影响档案整理进度，不利于事务处理，从而直接影响高校工作的有效性.由此可见，综合素质高的工作人员对于高校档案收集整理的重要性.针对此问题，高校要加强对工作人员的技术训练，在进行招聘的时候要提高门槛，选择具有文化素养，且综合素质较高的人员，能够为人们提供质量较好的服务.另外，加强对他们的培训，定期派遣他们去相关专业的地方进行学习，提高综合素质和现代科学技术的掌握[5].另外，由于一些工作人员存在工作热情不高、责任心不重的情况，解决这一问题最好的办法就是建立奖惩制度，根据每个人的完成程度进行成绩评定，这样会提高工作人员的工作积极性，提高自己的服务水平.提高业务管理与技能水平.

3.3 建立相应的人事管理系统

要想使高校档案收集管理得到稳定发展，逐渐提高工作手段，提高相关档案整理水平，必须要在高校领导部门的管理中出发，其中员工的素质是重要决定因素，所以在员工管理系统中，一定要合理安排职位，发挥人们最大的优势.现如今国家已经出台了许多有关教育界教工工资的标准文件，高校要按照国家要求进行工资改革、正常增加薪级工资、岗位变动人员工资调整等，并且要按时发放工资.在人事与工资管理系统方面，利用科学合理的方式，推动高校稳定发展.首先，加强数据信息标准统一，高校工作人员的信息资料、工资水平等是不断变化的，在人事工资管理系统中，这些数据要随时进行更新，避免出现员工本人情况与个人工资卡片信息不一致的状况.在进行更新过程当中，要利用信息技术的优势，确保数据的准确性，更新完成后要求每个人确认信息，保证上报的信息有效.另外，要统一数据输入格式，避免出现格式不一致导致信息输入不准确的问题，也更加有利于管理人员对用户资料的调入、调出、修改、查询、统计等工作[6].最后，良好保存数据库内部数据，时刻进行维护更新，人事工资管理系统的职责就是对员工的基本信息和薪资情况进行统计调整，从而建立人事工资档案资料.这种档案资料不仅仅存在与网络上，而且一定要进行打印出纸质资料，方便保存管理.其包括高校中每个员工从刚刚从事职位到现在或者到结束工作的所有信息变动以及工资的变动，具有全面化、具体化、科学化的优势，体现了人事工资管理的工作成果，这样才能够发挥每个人的优势，从而提高档案整理效率.

3.4 加强和完善高校的财务管理

在一个国家的高校中，最重要的就是财务方面的管理，只有相关资金得到有效利用和调整，才能促进高校档案收集的有效整理，推动高校资金的利用，促进管理方式改革创新.在新形势下，高校要想提高对资金的利用程度，必须要加强资金预算工作，从而提高资金有效利用，同时高校还要派遣相关技术人员深造学习，加强资金利用技术的掌握，另外可以提高工作人员的管理意识.高校也可以开展一系列教育宣讲座谈，向工作人员传播资金预算管理的重要性，这样才能推动工作人员的重视程度，合理分配资金，推动高校资金合理应用.另外，在高校的财务管理中，由于人数较多，工作量较大，对财务的管理要严格进行，所以高校一定要制定相应的规范和制度，严格要求工作人员遵守，并要求工作人员严格规范自己的行为，提高工作效率.并且在财务的监督机制中，要确保财务记录公开透明，发挥民主性.另外，财务监督小组要不定时检查财务报表，如果某些工作人员出现财务报表造假等行为，要严格处理，公平公正，取保高校财务的有效利用.最后，加强高校的财务核算能力，由于高校的财务核算工作是一份工作量大、且不允许出现错误的工作，是资金正常使用和有效利用的基础性工作本.在新形势下，高校为了进一步提高在档案收集管理的工作效率，必须要加强对财务管理和财务核算工作.因此，高校要完善财务核算系统，提高工作人员的素质，从而提高工作效率.