工程质量监督站的档案管理工作浅析

（盘山县建设工程安全监察站, 辽宁 盘锦 盘山县 124000）

引言

在现今信息化迅速发展的时代背景下，各行各业的生产信息量越来越大，使得档案管理部门每天的工作量也在不断增加，且由于档案管理部门每天录入的档案信息丰富多样，从而也使得档案管理部门的工作更具多元性。同时，由于档案管理工作关系到各行各业发展状况的记录，其工作较为重要，这样也使得对档案管理规范化和专业化工作的要求越来越高。然而随着信息化技术被大面积引用到档案管理工作中，很大程度上减少了档案管理工作上的资金投入。

一、档案管理在工程质量监督中的重要作用

随着社会经济的不断增长，工程建设行业发展尤为迅速，但同时受多方面因素的影响，导致市政工程中依然存在着诸多质量方面的问题，类似豆腐渣工程及工程事故等问题是目前最为严重的。在进行建设项目实施过程中，前期的建设规划、工程设计、项目实施以及后期的维修护理工作是影响一个建设项目质量的重要原因。而对建设项目实际上影响最大的是项目实施阶段，该阶段的工作质量直接决定着后期建筑完工时的质量问题。

其中，档案是记录工程实施时各环节工作细节的重要资料，是保障工程质量的重要依据。同时，在工程项目实施过程中，要想对项目施工工作计划或者施工技术进行整改，也都需要参考档案库中的资料，从而确保整改后的工作计划更科学合理。由此可见，档案在工程质量监督中有着不可取代的重要地位，其影响着工程项目实施时各环节工作的方方面面。是以，加大档案管理的重视力度是目前各建设单位的首要任务之一。

二、工程质量监督站中档案管理工作上现存的问题

2.1 管理人员对工程建设档案管理重要性的认知度不高

在各行业间激烈竞争的环境中，档案管理工作的好坏直接影响着行业之间的竞争程度。但对于像幕后工作者一样的档案管理工作而言，其不如台前工作的行业能够获得那么高的关注度，也不如那些行业能获得显著的成效。因此，随着时间的推移，档案管理行业中的各层管理人员普遍出现工作懈怠的状况，例如工作积极性不高、管理设施不完整等的现象。另外，还有部分管理人员产生了档案管理工作不必拘谨的错误观念，导致相关管理人员工作态度散漫，进而造成了我国工程建设行业档案管理工作的发展停滞不前。

2.2 档案管理能力较低，方法不适合时代的发展

就我国工程建设行业档案管理的现状来看，造成我国档案管理能力不足的原因有以下几方面：（1）管理制度改革后，人员调动现象较为普遍，且这些新聘入的工作人员中有不少人并未受过专业的档案管理培训便开始投入到日常管理工作中，如此则造成了档案管理相关内容了解不全面的现象出现；（2）我国目前档案管理行业中，有不少管理人员并非专门的管理工作者，他们当中大部分在其它岗位也还留有职务，时常出现投入精力不够的状况，从而导致档案管理发展的进度迟迟不前，对我国档案管理能力的提升造成抑制；（3）对于档案管理的发展而言，其设施的好坏是最基本的，然而我国档案管理部门却本着“因陋就简”的原则，对单位中一些基础设施均采取能简则简的态度，进而对我国档案管理水平的提升造成严重阻碍；（4）再者就是档案管理的方法不够先进，无法适应当今时代的发展，从而给档案管理的工作带来了一定的困扰。

2.3 档案收集工作的力度不强且不够规范

在我国工程建设行业档案管理的发展中，影响其发展的因素之一是档案收集制度。然而就目前发展情况而言，我国在档案收集工作方面的制度依然不够完整，且由于工作人员的懈怠，使得仅有的制度也未能得到很好的利用。如此一来，则导致收集的档案缺乏平整性和规范性，有些甚至无法长久保存。

2.4 档案管理方式不够先进，缺乏科学性

从我国档案管理的发展现状来看，其管理方式较为老套。即便是在现今科学技术不断发展的环境中，我国工程建设行业内，档案管理部门仍存在着使用传统的纸质化档案管理，这些不仅降低了档案管理的工作效率，还阻碍了节约资源工作的顺利进行。

三、工程质量监督中档案管理现状的改善建议

3.1 建立健全的工程档案管理体系

为解决工程建设档案管理工作中存在的问题，首先需要做的就是对现存的档案管理体系进行完善。因为健全的档案管理体系是档案管理部门得以正常运行以及发展的根本条件，其关系着整个档案管理部门工作能否井井有条的进行，且其牵连着部门中大大小小的所有事务。所以，我国当前首要做的便是改善原有的档案管理制度，以此建立健全的管理体系，在此之后才能从其它细节方面加以工作整顿，从而确保档案管理部门中每项工作能够有秩序的进行。

3.2 完善档案管理设施

对于档案管理工作的好坏而言，其基础便是管理设施要完全跟上。首先需要的是一个良好的工作环境，其次还要根据部门条件适当添置相关管理设备，如此一来则可以确保管理工作在基础上获得保障，并从根本上得以发展。另外，部门还需要注意旧档案的维护工作，必要的话给旧档案进行定期检查，以防存放时间过长，对纸质档案的内容、表层等造成影响。

3.3 重视档案管理人员的建设

就实际情况而言，档案管理工作具有较强的决策性，其在很大程度上决定着工程项目质量的高低，所以在工程档案管理建设工作中，管理部门要着重注意管理人员工作素质的培养，严格聘选合格的管理人员。除此之外，还需要制定一定的奖惩和工作考察制度，对工作认真者给予表扬，对工作懈怠者按其情形严重程度给予适合的惩罚，情节严重者直接给予开除处理。如此一来，档案管理人员则会严格要求自身，以防犯错。

综上所述，在现今这样信息迅速发展的时代背景下，为我国工程建设行业带来发展机遇的同时也带来了一定的挑战。档案库作为工程项目信息的储存空间，其管理工作的严格程度将对工程质量造成极大的影响。因此在工程质量监督工作中，各工程档案管理部门必须对档案管理方面的工作加以重视，对各方面管理制度都做出相应的改善，建立健全的档案管理制度，使得档案管理工作更具规范化、效率化。

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