食堂财务电子化对促进伙食费高效利用的研究

2018-03-29丁学荣

成功 2018年7期

丁学荣

江苏紫金农村商业银行股份有限公司江苏南京 211100

伙食费是员工福利的一部分，随着收入水平的不断提升，伙食费也相应有所提升。伙食费的增多，员工伙食的标准也会相应提高，食堂的可选择性也能增多。从三菜一汤，到四菜一汤，再到配备餐后水果、酸奶，这都是企业对员工关爱程度不断提升的表现。但是食材的购买是一个灰色环节，食材的价格随市场不断波动，定价没有固定依据，可操作性较强，没有一个良好的监督就容易导致费用虚假支出，破坏员工的权益；而且随着季节等其他因素的影响，用餐量也会受到不同程度的影响，没有一个系统的监测，就无法较好地掌控每天饭菜的配备量，容易造成浪费或是备餐不足的现象。如何让伙食费的支出在阳光下运行，让钱花得更合理，更大限度的让员工享受自己的福利，值得我们去思考。人是铁，饭是钢，一顿不吃饿得慌。吃饱吃好才有工作好心情，有好心情才能有足够的劲头为单位的高质量发展贡献自己的力量。这就要求把每一笔支出实时记录、实时公布、定期分析，记录以便于检查、检查以利于透明，通过分析寻找规律、从规律中总结出经验。把控好抽“油水”和浪费的阀门，是促进伙食费高效利用的法宝。

一、伙食费支出的理论研究

（一）伙食费的来源

伙食费顾名思义是大家吃饭的钱，多指企业、社团、事业等集体为提供饭食筹集的钱。集体办饭食的好处就是把专业的事情交给专业的人，烧饭的专门烧饭，其他人专门干自己的工作，各司其职，合理分工，提升社会效率。伙食费的来源自然就是每个集体的成员所提供，通常由单位直接将伙食费划拨至食堂，或者是选择食堂就餐的员工自己将伙食费缴存食堂，由食堂统一管理。对于员工数量大的单位可以采取充卡消费，自行选择自己想吃的饭菜，消费权利在员工自己手上，把定价交给市场，食堂提供的是员工能接受的愿意消费的，自然交易就形成了。在商品价值和和价格之间寻找到一个愿卖一个愿买的平衡点，让买卖双方处于对等的状态，是效率最大化的模式。但是对于员工数量达不到一定规模的单位，通常是将钱预交到食堂管理处，然后统一由食堂安排，就会形成食堂烧什么吃什么的情况，逐渐形成食堂处于优势地位的弊端，食堂方面的惰性会不断增强，菜谱没创新，饭菜质量下降等一系列问题频出，这也是本次研究关注的重点领域。

（二）伙食费支出项

伙食费的支出看上去就是花钱吃饭，花钱的都觉得自己多花了，所以几乎每一位吃饭人都觉得自己没有吃到那么多。其实一个食堂的管理并不是那么简单，伙食费不光用在食物上，它分为好几个模块。首先是我们最熟悉的食物原材料上的花费，主要包括蔬菜、荤菜、水果、酸奶还有形形色色的作料、辅料；其次就是人工费用，主要包含食堂管理员、厨师、采购、打扫等；然后就是制作成本费用，主要包括水费、电费、煤气费用等。

（三）伙食费支出的不可控因素

伙食费的支出主要不可控因素分为两种，一种是菜价不可控，一把韭菜是一斤还是八两，是两块钱一斤还是三块钱一斤，只有买菜的人知道。所以支出是多少不好把控，时间久了无从考量信息的准确性，谁也不知道一个月前韭菜市场价是多少。另一种是菜量不可控，今天多少人吃饭，吃多少是很难把控的。买多了浪费，买少了不够吃。如何更好的把握这个度，是减少浪费的关键。

二、财务电子化的益处

传统财务，尤其像食堂这种经常被忽视的地方，都是食材采购员自己拿本子记一记。这种“手工帐”很不专业，基本上就是采购员一个人知悉，格式随意，别人难看懂；数据单位不一致，难以统计等弊端很多。将其电子化以后，就是将财务知识和计算机知识有机结合，财务的原理内嵌于计算机程序中，然后在友好的界面呈现出来。让复杂原理简单化，只需要手工输入实际的数据，就可以自动进行数据的统计和计算。方便我们实施监测数据、分析数据，获得数据信息。

三、财务电子化对伙食费使用的作用

财务电子化对伙食费使用的作用主要体现在两个方面，第一是提高透明度。采购员按照每天购买的种类、数量、价格等要素进行登记，然后发布到内部的网站上，让大家来监督，让财务流水流淌在每位员工的眼皮底下。通过一天的市场价格对比就能分析当日的菜价是否在合理区间内；通过一个月的数据分析，我们就看出采购价格是普遍偏高、保持一致还是普遍偏低。第二则是减少浪费，浪费在道德上是可耻的，在经济上是损害利益的元凶之一。通过财务电子化系统，我们可以统计出每天多少人吃饭，吃了多少，从而得出人均用餐量；把数据按照春夏秋冬四个季节单独列出来，我们就能粗略估算出季节对用餐的影响；把食材进行分类统计，我们还能知道大家的口味，哪些菜是大家喜欢的哪些是大家不爱吃的一目了然……通过分析数据以后整合出一套食堂采购的标准，采购员就能根据时间、人数等标准很好的把握采购量。

四、食堂财务电子化的经济效益

食堂财务电子化的实现只需要简单的财务系统软件即可，基本上在原有财务系统的基础上简单修改就能实现，市场报价大概3000元-5000元。一个提供40人吃早饭和午饭的食堂每天的浪费平均在200元左右，按照一年250各工作日，那么一年就要浪费掉5000元。如果利用财务电子系统可以节约50%，那么一年就能节约2500元，两年就能回本。最主要的是这只是在浪费这一项上体现出来的效益，加上控制的伙食费支出乱象、提高工作效率从而节约的人力成本等，那么效益就更加可观。