浅谈高校印章档案管理

摘要；印章档案是一种有着特定名称和载体形态，有着特殊的形成规律和整理、保管要求，具有独特的收藏和利用价值的专门档案。印章是机关单位行使职权并进行各种公务活动，对外联系的标记和凭证，停用的印章和其他档案一样具有历史凭证作用和重要的参考价值，能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况。因此收集与管理高效印章档案是每一位档案管理工作者的首要职责。

关键词：高校；印章档案；管理

一、高校印章档案的特性

印章具有证明确定其主体资格和能力的法律效果，以及很强的权威性。印章有公章和私章之分，无论是它的名称、印文、材质、形状、功能、字体还是形成年代都是种类繁多。本文针对高校的公章和具有法律效力的个人名章。公章就是指在高校党务、政务、教务及各二级学院等机构的法定名称章和冠以法定名称的合同、财务、税务、发票等业务专用章；私章则是具有法律效力的个人名章是与上述相同机构的法定代表人及其财务部门负责人的名章。

高校印章档案就是指高校的公章及私章已停止使用但对国家、社会和学校有保存价值的，经过一定程序归档的印章。普通高校历经改制、合并、升格以及专业布局调整后，产生了很多失效印章，这些失效印章虽然失去了原有的法律、行政效力，但它对研究高校机构设置、历史沿革及甄别历史文物的真伪具有重要的凭证作用和参考价值。

可见高校印章档案的重要性，如果保管不当被人利用，将对高校造成不可低估的巨大损失，因此科学有效的管理高校印章档案及丰富高校档案库藏是高校档案工作面临的首要任务。

二、建立健全的高校印章档案管理制度，确保高校印章档案完整安全

印章档案管理工作目前在全国未普遍展开，只要原因是国家没有统一的印章档案归档和进馆范围规定。目前高校印章档案归档和进馆工作上存在主观随意性，从而导致高校印章档案管理工作上疏忽散漫。高校印章档案要么不区分价值全部归档或进馆，这样给档案整理、鉴定和保管工作带来许多不必要的麻烦和成本；要么根据个人主观意愿进行随意取舍处理，使得一些本来应该进馆永久保存的重要和珍贵印章未能及时完整地归档和进馆，从而造成大量被损毁或遗失现象。如此情况高校档案应该对应印章档案建立健全的高校印章档案管理制度。

1.高校印章档案的收集

由于印章具有特殊而重要的地位和作用，因此一旦印章被停用、废止，应做到及时移交至档案部门封存管理。对高校来说印章是学校各个不同时期的烙印，每一枚印章档案都无可辩驳地证明了学校的一段历史，都真实地反映了学校每一个部门的机构设置与演变情况，具有历史凭证作用和参考价值，高校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映了学校发展历程的全貌。收集印章档案应确保齐全、完整和真实。 收集印章档案应履行严格的交接手续，高校档案部门应制定废止印章收集登记表，主要内容应包括印章印模图样、印章名称、材质、启用日期、废止日期、移交部门、接受部门、移交人、接收人、移交日期等各项。印章废止部门填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交至学校档案部门封存管理。

2.高校印章档案的整理

印章档案的整理应遵循保持其历史原貌和有机联系，有利于保管、便于利用的原则，集中统一进行整理分类，馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。

高校印章档案的整理步骤： 第一，清洗印章，收集的废止印章大都油渍满面，字迹模糊，必须进行清洁处理工作，在清洗时，应浸泡，待污垢松软后，用牙刷刷洗印章，去除油泥、污物和霉点，印章刷洗干净后放在室内通风处晾干；第二，分类编号，学校印章档案基本上是批量更换，又因印章档案不是每年都有，并且使用期限不一致，所以不宜采用年度分类，可按照期限、属性分类。印章档案保管期限为永久和定期（15年），对于高校来说，校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章为永久（Y），其他为定期（D），印章档案的档号由印章档案代号（YZ）、保管期限（永久为Y，定期为D）、分类号（历史时期、印章级别和印章属性；第三，制作印模，将印章盖印在A4纸上形成清晰、工整及排列美观的印章印迹，每个印模下方必标注与之相应的印章档案号及用规范的文字说明标识印文内容，然后经过扫描数字化处理后再用計算机编辑，制作成各种专题印章档案印模集或印谱，这样为检索、利用、宣传及研究提供了快捷方便的服务；第四装盒入库，按照保管期限-分类号-印章枚号顺序排列入盒，相同期限、相同类别则按废止时间排序装盒。整理完毕后以盒为单位编制印章档案整理说明，记载印章档案的来源、数量和完整情况，此说明与印模单一起放在盒类目录前面，最后在印章档案盒外表填写其起止档号即可入库。

三、高校印章档案的利用

印章档案和其他档案一样，保管起来在于利用。而印章档案在学校历史中发挥过特殊作用，若被非法利用，会扰乱学校的正常管理秩序，甚至造成严重后果。因此，必须严格控制印章的利用，做好使用登记，制定严格的印章档案利用审批制度，利用者需填写印章档案利用审批表，主要内容包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，利用人并向档案工作人员提供有效证件及说明利用事由。

总之，印章档案的独特性见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。高校应加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集及管理工作，从而使高校印章档案的管理更加常规化、制度化、规范化、科学化。

参考文献：

[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（22）

[2]李延杰.浅谈印章档案的收集和管理[J].理论观察，2010（06）：177.

作者简介：

赵莉（1977.6- ），女，汉族，山西新绛县，西安财经学院党政办公室档案馆，馆员。