电子信息技术在档案管理中的应用探究

2018-03-28

传媒论坛 2018年18期

（贵州财经大学学生处，贵州贵阳 550025）

在档案管理工作中，使用电子信息技术有利于改革以往的管理方式方法，编制完善的计划方案，充分发挥电子信息技术的无纸张、系统化的管理作用，改革传统档案管理方式方法，提升整体工作效果。

一、电子信息技术在档案管理中的特点分析

首先，采用电子信息技术开展档案管理工作，有利于创建集成化的工作模式，转变管理载体。与传统的管理方式相较，电子信息技术的应用，可以将纸张内容转变成为信息化的数字内容，利用计算机以及相关网络技术开展管理工作，使用软件技术作为载体进行档案内容的保存处理，可以创建数据化以及数字化的存储模式。而传统的管理方式主要依靠纸张以及实物作为载体，时间以及空间限制性较高，且针对内容进行存储，对载体的依赖性较高。而在电子信息技术发展背景下，采用计算机开展管理内容的全程化操控处理，有利于转变数据管理效能，实现信息交换的目的，打破传统管理模式时间以及空间的局限性。且在信息技术的额营业之下，可以针对档案进行电子文件、图片以及虚拟图表类型的处理，取代了传统的纸张处理与存储方式，实现革新化的发展历程。

其次，在采用电子信息技术开展管理工作之后，可以形成分类管理的改革模式。在传统档案管理期间，主要使用文书类型、基建类型、人事类型、科技类型等方式进行存储，管理工作局限性很高，而在采用电子信息技术进行处理之后，能够统一模块标准，完善分类功能。与此同时，利用电子信息技术开展档案的分类管理工作，有利于利用计算机以及相关的网络信息技术开展工作，结合预期设定的目标，开展自动化指令活动，随时针对管理内容进行调整。各个部门也可以结合具体的工作状况，做好管理内容的分类处理。例如：企业在生产方面、经营方面以及组织方面，都可以根据实际变动状况随时更改内容，也能够结合自身的需求开展规范化的分类管理工作。

二、电子信息技术在档案管理中的重要性

首先，有利于提升搜集便利性。使用电子信息技术进行的资料搜集处理，与传统纸张搜集方式相较，具有便利性的优势，可通过信息化改革，节省纸张资源，并减少资料搜集期间的运输问题，提升便利性以及有效性。对于信息化模式而言，一般利用计算机进行存储，在搜集资料的时候，通过电子邮件或是U盘的形式传输，携带较为便利，可以转变以往资料搜集方式的复杂工序，提升整体处理效果，满足当前的管理需求。

其次，有利于提升保存的便利性。对于信息化技术而言，在保存文档内容的过程中，可以将其输入到计算机中。完成资料搜集工作以后，可以根据文档类型进行分类的存储，实现分类管理目的。与此同时，可以创建专业化的档案库开展存储工作，一旦发生资料丢失的问题，迅速就可以恢复数据，更好地提升资料安全性。

最后，有利于提升检索查询工作便利性。在实际管理期间采用电子信息技术方式进行管理，可以将资料存储在计算机中，转变以往的纸张存储与管理方式，通过计算机输入关键词，就可以快速检索需要查找的内容。与此同时，在档案内容发生改变的时候，还可以利用计算机系统更好地搜集相关主要内容，快速更改，能够转变以往纸张查找的环节，提升工作便利性，加快工作速度，转变以往的工作形式，达到良好的处理目的。

三、电子信息技术在档案管理中的应用建议

（一）树立正确的观念

在管理工作中采用电子信息技术，需要树立正确的观念，转变以往的思想方式以及思维模式，充分意识到电子信息技术的重要性。随着档案管理难度的增加，已经形成了保密以及复杂化的发展趋势，管理工作显得非常重要。尤其目前我国各个领域发展中档案文化以及社会性质已经开始向着弱化的方向发展，但是，利用范围逐渐扩大，呈现出了发展矛盾问题，所以，为了积极解决此类问题，在实际管理工作中需要重视电子信息技术的应用，编制完善的计划方案，充分意识到电子信息技术的重要性，在形成高度重视的基础上，全面提升整体管理工作可靠性以及合理性，满足当前的时代发展需求。与此同时，各个部门还需加大宣传力度，做好电子信息技术应用方面的宣传工作，使得各个部门都能在实际工作中重视电子信息技术在档案管理中的应用。

（二）制定完善的统筹规划方案

为了更好地采用电子信息技术开展工作，管理部门需要制定完善的统筹规划方案，根据自身的发展需求以及特点，编制规划内容，丰富管理方式方法。一般情况下，在使用电子信息技术的过程中，数据信息量很高，属于较为系统并且烦琐的工作，所以，应根据单位的状况，制定关于电子信息技术的应用方案，做好各方面的规划工作。例如：在馆藏情况排查的时候，需要全面了解原始档案的载体特点、类型以及数量，保证真实性，准确开展摸底工作，在了解原始情况之后，针对性地采用筛选电子信息技术方式进行处理，例如：扫描仪技术、相机技术、摄影机技术等等，以便于进行数字化的改革，形成科学化的管理机制。与此同时，还需重点开展分类处理工作，了解特殊工作的落实特点，通过对电子信息技术的分析探索，形成数字化的发展模式。

（三）数字化管理措施

在采用电子信息技术进行管理的过程中，为了更好地进行档案管理，需要创建合理的数字化改革机制，正确搜集资源以及内容，提升管理工作水平。管理部门需要遵循有效性的原则，加快数字化的建设速度，提升管理价值，并增强工作的便利性。例如：在纸张载体扫描的时候，可能受到诸多因素的影响导致扫描参数不准确，图像质量存在差异，所以，应根据数字化的发展与进程需求，开展各方面的改革以及创新活动，提升整体管理工作效果。

（四）分类搜集以及利用

为了更好地对档案进行管理，在使用电子信息技术的过程中，需创建分类搜集以及整理模式，做好归档方面的数字化管理工作。例如：使用扫描仪进行处理，利用图片的方式将其融入计算机中，将纸张内容转变成为电子图片，提升搜集处理效率。与此同时，还可以将数据信息录入到数据库系统中，除了可以节约空间以及时间之外，还能促进内容的妥善保管。与此同时，电子信息技术的应用，还要创建专业化的管理机制，结合目前管理特点以及需求，更好地进行处理。采用计算机开展资料搜集以及利用工作，很容易受到网络因素以及其他因素的影响，导致档案内容的安全性降低，甚至受到恶意篡改，严重影响管理工作效果。所以，为了更好地将计算机技术应用其中，在电子信息技术合理应用的情况下，使用防火墙技术、病毒筛查技术等进行保护。也可以为档案管理工作人员设定密码口令，在进入系统之前输入密码口令，以免受到不法分子的侵袭。

（五）建设高素质人才队伍

在档案管理工作中，虽然已经开始意识到电子信息技术应用的重要性，并在实际工作中渗透电子信息技术，但是，在实际工作中还存在人员素质问题。主要因为很多档案管理人员尚未全方位掌握电子信息技术应用手法，工作形式老旧，没有积极学习相关技术与专业知识，导致工作效率降低，难以充分发挥电子信息技术在其中的应用价值。所以，在实际工作中为了更好地采用电子信息技术开展管理工作，应建设高素质的人才队伍，全面提升整体工作效果。首先，应聘用专业素质较高的优秀人才，要求工作人员掌握丰富经验，在实际工作期间可以根据电子信息技术特点以及需求等完成目前的档案管理任务，提升整体工作水平。其次，应对工作人员进行阶段性专业知识以及先进技能的培训，尤其是年龄较高的工作人员，由于缺乏接受新事物的积极性与能力，所以，在培训工作中应重视此类工作人员的学习情况，利用科学化以及合理化的方式开展培训活动。