新时期高校档案保密管理工作探析

（山东理工大学，山东 淄博 255000）

一、引言

高校档案，是指高等院校通过招收新生、教学科研、日常管理等多种活动行程的具有保存意义的文字、图像等资料。在高校档案中不仅包含了学生的私密个人信息，还有大量的科研项目和成果等重要的资料信息，高校的档案不论是泄露、破坏或是非法利用，都会给学校造成巨大的损失，甚至对国家安全造成威胁。在如今科学技术十分发达的社会，加上高校的档案频繁地被使用，使得高校档案保密工作十分复杂，鉴于此，本文从当前高校档案管理中存在的不足进行分析，对强化高校档案保密工作提出合理的建议。

二、高校档案保密工作的必要性

从历史上看，对档案的管理可以追溯到先秦时代，但随着社会的不断发展，档案的覆盖面逐步扩大，档案中所涉及的信息涵盖了更多的内容，对档案的分类产生了一定的难度，如何在类型多样的档案中进行种类划分，区别哪些档案可以被公开，哪些档案应当被保密，成为了一项十分复杂的工作。针对高校档案保密管理工作，教育部特颁布《高等学校档案管理办法》等相关的制度规章，对促进高校档案保密管理工作的顺利开展提供制度支持。

由于高等院校在日常的教学和科研活动中会产生具有机密性质的信息，强化对高校的档案保密管理，更加具有必要性，按照一般标准，高校的档案可以划分为以下几种：

第一，上级部门的机密信息，包含特定人员可获取的会议资料、党政部门下发的秘密资料等；

第二，在日常管理中产生的秘密资料，比如高校的未来发展方向等；

第三，在各种考试中形成的信息资料；第四，各种科研课题所涵盖的信息。四种信息对高校的发展有重要的影响，关系到高校的科研成果、社会形象等多个方面，因此要求高校必须做好档案的保密工作。

三、目前高校档案保密工作存在的问题

（一） 高校档案管理设施陈旧落后

近年来，高校对软件设施的投资力度较大，对档案管理的硬件投入不足，档案保密设备不及时更新，其安全性受到严重的挑战，在正常情况下，档案管理部门应当设有摄像头、报警保险柜等，对于重要的资料应当建有专门的保管档案室来进行保管存储。

另外，由于计算机网络不断发展，在当今社会上被广泛应用，利用网络进行非法操作，窃取高校的档案资料事件层出不穷，但是很多高校没有对网络安全予以足够的关注，网络硬件设施不到位，安全保密意识较差，给不法分子可乘之机，落后的设备设施导致了档案管理环境的安全度降低，漏洞百出，给档案的保密工作带来了极大的隐患。

（二） 高校档案管理意识不足

高校学生信息被泄露、以不正当手段交易学生信息的现象近年来屡见不鲜，归根到底，这些现象的出现是由于高校对档案保密的意识较淡薄，没有对档案管理工作予以足够的重视。档案保密作为高校日常管理中的重要组成部分，是一种无形的工作，在目前高校的档案管理工作中，主要的关注点在档案的接收和对档案的利用上，档案的保密工作没有得到足够的关注，长此以往，致使档案管理工作人员对档案保密工作的懈怠，在档案的接收和利用中，放松了对档案的保密工作，工作人员的意识淡薄直接导致了档案保密工作的缺失。

（三） 高校档案保密工作人员的专业技能不高

档案的保密工作，需要配有专门的人员，但对于高校而言，其工作重点往往过分集中于科学研究和学生管理上，对档案保密工作有所懈怠，档案保密工作人员的准入门槛低，专业技能欠缺，其对档案的保密意识不足，应对紧急事前的临时处理能力不足。

与此同时，很少有高校对档案管理工作人员进行定期的培训，伴随着科学技术的不断发展，档案窃取手段的科技化程度增强，导致档案保密工作人员的专业技能难以应对飞速发展的窃密技术，极易造成档案保密工作的不规范。另外，技能不足的档案保管理工作人员难以对档案进行正确的分类，导致各类档案相互混杂，以及使档案流失。

（四） 高校档案保密制度的完善

高校对档案的利用十分关注，但由于高校的档案十分庞杂，对档案自来的借阅在提高档案利用率的同时，也给档案管理带来的极大的困难，因此，建立起完善的档案借阅制度、监督档案的利用，是做好对档案保密管理的重要内容。高校不同于市场中其他部门，其制度的变更存在较长的滞后性，档案保密管理相较于其他行业存在差距，制度上有待完善，在高校的档案借阅制度中，不能严格按照档案的类别采取不同的档案管理方式。不完善的高校档案保密工作制度，导致了高校档案管理工作的可操作性受到挑战，对档案保密的正常工作产生阻碍。

（五） 科学技术的发展给档案保密工作带来更大的挑战

由于现代化技术的发展，传统的信息传递方式已经逐渐淡出人们的生产和生活，大部分高校已经实现了采用数字技术对档案进行管理，简化了档案管理工作的烦琐流程，是档案资料能够得到及时传递和利用，但同时也给档案保密工作带来了挑战。信息化时代，如果高校对网络档案不给予足够的保护，档案信息极易被窃取，因此，互联网技术的发展对高校档案管理来说是一把双刃剑，虽然便捷化档案的整理和推动高效利用，但同时也给档案保密工作带来了很大的挑战。

四、提高高校档案保密工作质量的策略

（一） 及时更新档案保密的设备，从硬件上改善档案管理工作条件

由于高校档案管理的基础设施不完善，增加了对档案保密工作难度，因此，需要高校对档案保密工作的硬件设施予以足够的关注面，对设施设备及时更新。

第一，各个高校应当根据自身的实际情况，对档案资料室进行防盗设施的安装，增加保险箱、保险锁等设备，建立专门的档案资料管理室。

第二，对于高校来说每期档案资料大多是纸质材料，需要加强防水、防火、防雷电工作力度，安装防火设备，增添避雷针，减少安全隐患。

（二） 强化高校档案管理工作人员的保密意识

在当今的社会形势下，要发挥高校档案保密工作的真正效用，需要根据高校的实际情况，从思想、组织以及管理制度方面入手。

第一，定期组织宣传档案保密工作的重要性，由于高校的档案管理是一项十分复杂的工作，这就要求高校需要根据目前对档案保密工作的进度，对阻碍档案保密工作的因素进行分析排除，通过宣传活动来强化高校档案保密工作人员的保密意识，在《档案法》和《保密法》的指导原则下，将高校的档案保密工作责任落实到个人。

第二，由于档案的信息量十分庞大，资料的种类繁多，需要档案保密人员根据档案的主体、利用方式、重要程度等对不同的档案采取不同的档案保密机制。

第三，强化对档案的保密工作，不仅应当用社会规范和道德来对人员进行制约，还应当借助于法律的权威强化对档案的保密工作力度。

第四，在对高校的档案实际进行管理时，需要在各个环节对方案的保密工作进行约束，价格机密信息、一般信息按照标准进行划分，以时限等为划分标准对档案进行解密或降密。

（三） 强化高校大干保密工作人员的综合素质

第一，高校档案保密工作人员应当全面系统地学习档案管理方面的相关知识，对《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国国家安全法》进行学习，高校的管理者应当定期对档案管理人员进行培训，在对其宣传相关的档案保密工作制度规范的同时，不断对其引导，强化其档案保密意识，增强责任意识和工作自觉性，制定严格的惩奖制度，避免档案管理工作人员存在懈怠工作的侥幸心理。

第二，由于档案保密工作与档案管理工作人员之间具有直接关联，提升人员的综合素质对档案保密工作具有十分重要的意义，对于档案管理人员，应当具备以下几方面的素质：对档案管理工作充满热情，具备高度的责任意识；拥有较高的职业技能，能够灵活应对档案管理工作的突发状况；有解决实际问题的能力，具备敏锐的洞察力，能够及时发现档案管理中的不正常现象并采取恰当的策略进行修正。

（四） 调整档案管理系统

在高校当中，汇集了大量的高素质人才，在日常的管理和教育当中，往往会伴随着大量的秘密资料产生，高校的档案管理人员应当根据高校的特殊性与档案保密工作的原则，根据实际工作情况对档案管理工作制度不断进行完善修正，将原有的封闭式档案管理转变为开放式管理模式，同时应当将高校的部分管理人员纳入档案管理工作当中，共同完善档案管理工作制度，推动档案保密工作。

（五） 应用现代化技术，完善档案保密水平

互联网技术的发展在提升高校档案信息利用率的同时，为档案的保密工作增添了很大的难度，从目前的情况来看，对档案管理进行现代化建设是一项十分复杂的任务，涉及面广泛，应用到的信息技术种类繁多，对档案管理人员的技能要求不断提升，鉴于此，需要高校不断地强化档案管理人员的技能水平。

一方面，高校应当强化对档案管理人员的信息技术教育培训，使档案管理人员具备对档案的保密意识，对档案管理中出现的泄露信息隐患问题能够及时地采取措施进行处理。

另一方面，需要管理人员不断地通过自身的努力提升自己的业务能力，积极地参加信息技术培训和再教育，在工作中不断地总结经验。

另外，高校应当聘请专业的团队对学校的档案管理工作进行指导，引进先进的档案管理经验，提升高校档案管理人员的水平，根据实际中存在的问题对互联网时代下档案保密工作系统全面地进行分析和研究，为高校档案保密工作的顺利进行做好铺垫。

（六） 处理好高校档案保密与开放利用之间的关联

对高校的档案充分进行利用具有十分重要的意义，近年来各个高校对档案资料的开发也越来越深入，但是对档案信息的利用必须建立在严格的制度规范之下，对档案心理的开放做好相关的审查，将档案的开放程度限定在一定范围之内，在进行详细的审查之后方可对其进行资源的共享，真正实现将高校档案资源的利用与保密相结合。

五、结束语

随着我国经济水平的不断提高，高校档案保密工作呈现出了十分重要的价值，不仅对高校的科研、学生教育以及日常管理产生影响，同时与国家的现实利益息息相关，本文基于目前我国高校档案保密工作存在的不足之处，基于现有条件，对如何提高高校档案保密工作提出了相关性建议。但仍需专家学者和高校的管理人员共同努力、积极思考，不断地提高高校档案保密工作质量。