档案数字化与信息化建设的重要性分析

2018-03-28王智一西安宝葫芦信息科技有限公司

传播力研究 2018年17期

王智一西安宝葫芦信息科技有限公司

目前信息时代的发展背景下，大数据与云计算为档案信息管理提供了多种可能性，互联网与手机移动APP等新媒体方式的发展为信息化的建设提供了极大便利。

一、档案数字化与信息化建设优势分析

(一)提升档案管理的效率

传统档案管理主要采取纸质档案管理的形式，需要有一定的存储空间，同时还需要对大量的纸质信息进行防潮、防火与防虫保护，增加了企业的工作量，而采用数字化管理方式则能够省去这些纸质档案的保管工作，提升了工作效率。同时进行信息化管理还能够打破档案保存过程中的一些限制条件，具有及时性与同步性的特征，是档案管理的一种重要创新发展。

(二)提升档案保存管理工作的全面性

传统的纸质保存方式比较零散，导致档案管理工作出现漏档与不全面的问题，采用档案的数字化建设能够对这一情况进行有效改观。将文件的材料内容输入到网络系统之中，并且对档案的信息内容进行统一立卷编码保存，能够实现将全部的档案齐全归档。在进行查阅的过程中也比较方，在多媒体信息技术的发展背景下提升了存档的统一性与专业性。这就对企业的信息化建设提出了更好的要求，要求企业的信息技术能够支持档案管理与查询工作的需要，借助于检索工具能够实现类似文件的连接性查阅。使用者能够利用计算机的信息输入查询到所需要的相关信息，满足了企业档案管理工作的需求，增加了企业的便利，提升了企业的工作效率与综合竞争力。

二、档案数字化与信息化建设的策略分析

鉴于档案数字化与信息化建设优势作用，企业应当积极加强档案数字化与信息化建设，主要采用的策略包括加强企业的信息化建设与改革，建立完善的档案数字化与信息化建设管理制度以及加强企业的制度信息化软硬件设施发展下文从这三个方面进行了相应分析。

(一)加强企业的信息化建设与改革

档案数字化与信息化建设是一个系统性综合性的工程，因此在发展过程中离不开企业领导层的重视与支持，要求企业领导人具有数字化管理方面的认知，高度重视企业档案数字化与信息化建设，从而从企业的发展政策与财政资金上支持企业的信息化建设，为数字化模式的运营提供强劲的财政支持。积极引进这方面的先进技术促进企业档案数字化与信息化建设，为其发展提供良好的技术支撑。并为企业档案数字信息化建设培养专业人才，档案信息化建设与运营是在专业信息技术人员的操作之下完成的，与专业人员的业务素质之间有着紧密的联系，因此应当充分加强信息技术人才的引进与与培养，将信息技术的建设与档案管理工作的开展相结合，要求企业的技术人员既掌握精良的信息技术，也能够将其与企业的档案管理工作相结合，从而为企业的档案数字化与信息化建设服务。

(二)建立完善的档案数字化与信息化建设管理制度

企业一切管理工作的开展都需要相应规章制度的约束与规范，因此在进行档案数字化与信息化建设的过程中应当建设相应的管理制度，要求企业的档案管理工作能够实现统一化与严格化发展。企业档案管理工作的开展过程中具有多项工作内容，涉及到多个部门的工作项目内容，如何对这些大量的信息内容进行归档是企业应当重点考虑的问题，这有赖于企业档案数字化与信息化建设管理制度的建立与完善。

(三)加强企业的制度信息化软硬件设施发展

档案数字化与信息化建设过程中离不开企业硬件与软件的建设与发展。这是企业信息化建设的重要基础条件，在软件的引进与设计过程中应当与档案管理人员加强沟通，使得软件的设计能够满足档案管理工作开展的需要，因此要求软件的设计人员应当充分了解企业的ERP运营情况，并对各个部门的档案信息具有一定的认知，使得设计或者引进的硬件与软件能够充分满足档案工作开展的需要，这在档案设计工作开展的前提阶段具有非常重要的基础性作用。在硬件的选择与设计上应当充分注重设备的稳定性，充分比较各个不同的设备，最终再次基础上进行筛选。在目前快速发展的背景下，信息技术为人们的生活与企业的发展提供了多多种可能性与发展方式，大数据与云计算的运用促进了信息的多样化发展，也给企业的档案管理工作提供了多种可能性与存储方式。因此这就要求企业加强对云计算与大数据等先进技术的充分开发与运用。多媒体操作方式的运用也为企业档案信息的查询提供了多种可能性，因此要求企业加强对互联网运营与移动APP等多媒体工具的有效开发与利用，从而辅助于企业档案信息化建设与用户的查询。