浅谈干部人事档案的规范化管理措施

余志勇

【摘要】结合干部人事档案管理工作特点，对干部人事档案管理进行有效的规划，是新时代提高干部人事档案管理工作水平的根本方法，但在干部人事档案规范化管理实施过程中存在一定问题，如何找出问题存在的原因并提出解决措施，是提高干部人事档案规范化管理水平的关键，也是对干部人事档案管理员工作水平的考验。本文通过对干部人事档案规范化管理工作中面临的问题进行分析，浅谈干部人事档案规范化管理措施。

【关键词】干部人事档案；规范化；管理；问题；措施

2012年10月至今，本人负责干部人事档案的管理工作，本区教育系统的干部人事档案多达5900多册，在本人坚持不懈多年的努力下，把积累了10多年、将近4万多份的零星纸质材料都归进了每位教职工的檔案里，将原有1间30多平米的档案室整理的井井有条，并变成现在拥有3间合计100多平米达标的档案库。且把原来按姓氏划分的档案管理方法改为按学校、单位的保管方法，更人性化、科学化，能够在很大程度上减少干部人事档案查找时间，帮助单位和个人更有效地查阅档案，但是，在整理和管理档案的过程中发现有很多问题，并在解决问题过程中整理出一套切实可用的干部人事档案规范化管理方法，希望能够为我国干部人事档案规范化管理提供借鉴。

一、干部人事档案规范化管理面临的问题

（一）档案材料整理、分类困难。收集、整理干部人事档案材料是干部人事档案管理工作的基础，收集、整理档案工作质量的好坏直接影响干部人事档案的分类存放。随着干部制度的改革，个人的身份、学历、资历、奖惩情况等资料不断增加，给干部人事档案管理工作带来很大挑战，在实际工作中，尽管有很多的单位能够主动按时交接材料，但仍有很多单位不能及时交接材料，甚至是滞留多年未交，对当年当月干部人事资料的归档造成不良影响，导致后期交接人事资料时不能够准确归档，很多干部资料不能得到合理的利用。在干部人事档案管理难的情况下，建立了档案管理员联络制度，虽然一定程度上改善了档案管理难的情况，但仍然没有彻底改变这种情况，主要是因为有些人事干部不重视档案管理工作，有些单位频繁更换人事档案管理员等，不利于干部人事档案的收集、整理与分类存放。

（二）档案存放空间有限。本人所管理的干部人事档案存放空间原只有一间30多平米的档案室，对于5900多册干部人事档案分类存放有很大困难，将近4万多份的干部人事资料杂乱无章地堆放着，给干部人事档案管理工作带来很大难度，更不利于健全干部人事档案，也给干部人事档案的查阅与利用带来一定影响。相信我国还有很多单位的干部人事档案存放空间有所限制，不利于干部人事资料的完整存档，造成很多干部人事档案残缺，为个人资料的使用带来负面影响，而很多单位档案室空间有限，不能够把所有的干部人事档案分类存放，但本人在整理本区教育系统干部人事档案时，根据干部人事档案的多少，在合理利用现有的30多平档案室空间基础上，又整理出两间档案室，现拥有3间合计100多平米的档案室，方便本管理区的干部人事档案更有条理地存放。

（三）人事档案管理软件应用难。随着科技的发展，我国很多干部人事档案管理单位的档案管方法，都使用了档案管理软件，其既可以自成系统，也可以与本单位的OA办公自动化管理系统相结合，形成更加完善的现代化档案信息管理网络，但在实际应用中，却不完全是这样，对于管理软件应用前的干部人事档案管理没有及时的进行对应资料的归档，不能将个人全面资料信息输入到网络管理软件中，不能很好的解决干部人事档案查阅费时费力的问题，即使是对干部人事资料进行完善的归档与输入，只能查询个人档案信息大体目录，更不能对干部人事档案的全面资料进行查阅与打印，不能发挥网络管理软件电子档案管理的作用，也在一定程度上限制了干部人事档案管理工作人员的档案规范化管理建设，同时也没有减轻档案管理工作人员的工作量与工作力度。

二、干部人事档案规范化管理实施路径

（一）人性化干部人事档案管理工作。开展规范化干部人事档案规范化管理的重心是管理工作人员，要人性化管理，结合相关文件要求，加强干部人事档案的收集、整理、审核与分类保管等工作，方便后期相关人员对干部人事档案的查阅与利用，规范化档案管理的实质就是为整个档案管理工作制定一套管理制度，并要求档案管理人员必须执行。但是，要结合管理人员的实际工作情况，不能在干部人事档案不齐全的情况下，为满足查阅利用的要求而让管理人员编造人事资料，不能在各单位送来虚假干部人事资料时要求管理人员强行入档，影响档案管理人员工作的公正性与积极性。同时，在规范化干部人事档案管理工作开展的过程中，不能为满足规范化管理而盲目要求档案管理人员背弃职业道德而对个别干部人事档案做虚假资料，影响各级干部队伍的纯洁度，不利于我国党风党政的建设，因此，在规范化干部人事档案管理工作开展过程中，必须做到人性化管理，最大限度地保证档案管理人员工作的积极性，才能够有效保障干部人事档案的真实性、有效性与完整性。

（二）科学化干部人事档案管理空间规划。科学化规划档案存放空间是干部人事档案管理规范化的基础，根据档案管理工作的性质，以及管理单位的实际情况，对档案管理工作原则、方法以及细节作出具体规定，使档案管理工作有序进行，为更好地利用档案室的空间科学合理地规划档案分类存放，也可利用科学技术手段进行规划，为档案室空间合理利用提供可参考意见，在科学化规划档案室空间的同时，也要求管理人员认清管理工作的本质与规律，根据前辈们在管理工作中积累的经验，结合自身管理工作实际情况，分析现存的档案管理空间规划是否科学合理，如有更科学合理的方式，要及时提出并作出修改，以更高效地完成干部人事档案管理工作，为其自身档案管理工作积累经验，也为更加科学合理的档案管理制度与空间规划制度的出台提供切实有效的帮助。另外，科学化干部人事档案管理空间也能够为管理人员的干部人事档案重新整理提供有效帮助，在科学合理的空间利用规划下，管理人员对资料进行整理归档时，能够准确地找到档案的所在，为资料的归档节省时间，为管理人员减少工作量。

（三）数字化干部人事档案管理方法。在干部人事档案规范化管理的过程中，利用电子网络技术实现档案管理的电子化，是提高干部人事档案管理有效年限的重要路径。传统的纸质档案材料存放容易出现发霉、变黄、破损等情况，所以，规范化档案管理工作中利用计算机技术与网络技术，创建电子档案库，通过对现有的人事档案管理软件进行升级，将干部的人事资料详细输入到电脑的同时，应保证其真实性，做好备份，促进干部人事档案的动态管理与长期保存，并且，管理人员可以通过对干部人事档案存放位置进行编号，在电脑中输入编号就可以准确无误地找到需要的干部人事资料，为相关人员对干部人事档案的查阅与利用提供方便，也为管理人员节省大量翻找纸质档案的时间，减轻管理人员的工作量，另外，通过电脑查找干部人事档案也方便相关人员打印干部人事档案，更便于查阅与使用，也能够推动干部人事档案规范化管理工作有效进行。

（四）合理化干部人事档案分类保管。在干部档案规范化管理工作开展过程中，既已对档案存放空间科学规划，那么，也可对档案分类保管条件重新规划，由传统的按名字首字母顺序编号改为按单位、学校进行编号，在单位与学校编号后按名字首字母编号，对编号所在的区进行编号，输入电脑，那么，在调阅与使用时，在电脑中输入名字就获得档案的同时显示档案编号，再进行纸质档案的查找时，将会事半功倍，因为有些单位调阅干部人事档案只看纸质档案原件，所以这种档案存放与查阅方式更合理，更规范。本人在进行档案规范化管理时，把本区教育系统的干部人事档案按着学校、单位方式分类保管，并按照名字首字母的顺序进行存放，更人性化、科学化、合理化，并为以后的档案查阅、调取提供更多方便，更省时省力，对干部人事档案规范化管理工作有效进行将起到推动性作用。

三、结语

总而言之，干部人事档案的规范化管理，是适应新时代发展的必要途径，也是各档案保管单位适应时代发展的必要途径。各档案管理单位要想规范化管理干部人事档案，就应做到人员上的人性化管理，存放空间上的科学规划，分类保管上的合理化，调阅上的数字化，只有满足以上条件，并在此基础上，实现干部人事档案零散资料的归档，干部人事档案的有序存放。并且在重新整理过程中要保证干部人事档案的真实性，同时应根据管理人员的实际工作情况，给予管理人员一定的自由发挥空间，为管理人员的工作创造可升值的空间，为规范化干部人事档案的管理顺利实施作出实际工作成果，为干部人事档案管理制度的完善作出贡献，推动干部人事档案规范化管理建设。

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