浅谈事业单位人事档案管理现状及思考

石秀峰

【摘要】随着人事制度改革的推进，人们思想观念的改变，以前认为事业单位是“铁饭碗”的观念正有所改变，人们的就业自由度逐步提高，人才流动频率加快，人事档案不再对人才的流动具有强大的制约作用。但单位用人机制的市场化改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的看法，这在某种程度上严重制约了人事档案发挥其应有的价值。本文分析了事业单位人事档案管理工作的现状，并提出相关的工作思考。

【关键词】人事档案；管理；思考及对策

人事档案是对人的管理过程中基本信息的主要来源依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心——“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记录了档案人的个人经历、德才表现及发展历程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、重新重视人事档案管理工作的作用和重要意义。人事档案是人类社会历史发展的必然产物，是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的、记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是宝贵的历史材料。是知人善任、选贤举能的重要工具。现结合本人的实际工作对学校人事档案管理提几点看法。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）我校人事档案管理的基本现状及沿革。我校自1923年4月建校以来，先后经历了日本人的小学到国民党政府“青岛市沧口初级中学”，解放初期的“青岛市立第三中学”。1956年，在三中移址设“青岛第二十二中学”。2014年9月学校搬入新校址，更名为“青岛沧口学校”。学校历史比较久远，人员变动较多。学校现有在职教职工176人，离退休教职工112人。是目前李沧区唯一一所九年一贯制学校。也是人数最多的一所学校。近几年青岛市教育體育局要求学校间的老师每年都要交流，人员流动性大了，人事档案随着人走，也加大了工作量，并且借阅难度也增加不少。

（二）人事档案管理的重要性认识不足。领导重视程度不够，在学校工作中，领导都把一线老师的工作放在重中之重，对人事档案的管理工作，有相当一部分领导认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，只要不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。而导致忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解决。

（三）档案管理基本配置不足。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但是由于学校人员编制不足，我校人事档案管理大多数是由办公室的工作人员兼职，属于非专业人员管理。学校没有单独的档案室，一般都是办公室兼档案室、查档室。人事管理工作量大，并且人员变动频繁，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。

（四）管理水平不高，管理手段没有突破。陈旧、落后。在档案管理上，因为没有专门的人事档案管理软件，以及缺乏必要的培训、学习。管理人员还一直采取手工编辑、检索、归档。我校的档案管理岗是兼职，平时由于工作的冲突，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。集中借阅档案最多的是每年的职称评审时，现在都是比较原始的手工操作方式，存在很多的弊端。

（五）管理人员业务投入的精力不足。相当一部分单位的档案管理人员是兼职，没有经过专业知识培训、业务不熟，对档案的重要性认识不足、对管理档案的要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不专业。我校采取平时注意收集零散材料，要求每个人的零散材料不超过10份，由于老师多，专职档案人员整理不过来，只有利用假期时间组织一部分老师集中整理，由于时间短，人员不专业，所以可能会出现较多的问题。

二、针对档案问题提出的几点建议

（一）提高认识，将档案管理工作提到一个比较高的位置。第一，单位领导应高度重视档案工作，有主抓此项工作的副校长负责。并通过校职工大会及宣传栏等方式向老师们传达此项工作的重要性，让每个人都认识到每份档案材料的珍贵性。第二，要有专人负责档案管理工作，要有高度的责任心和工作积极性。第三，分管领导要对档案工作实行定期检查、督促、指导。

（二）加强档案方面的基础性建设。第一，要有专门的人事档案管理室，配有铁橱、铁门、铁窗，做好安全、保密工作；第二，配备防火、防潮、防蛀设施；第三，加大资金投入，配备空调、电脑等。

（三）建立建全人事档案管理制度。第一，建立人事档案的收集制度，明确收集范围。第二，做好人事档案材料鉴别、归档制度。要严格把关，确保每一份收入人事档案的材料是完整、正确、真实、手续齐备的。第三，建立人事档案的借阅制度。人事档案一般不外借，确需外借时，需说明理由，并填写《档案借阅表》，由本人及领导签字后，方可借阅。并爱护借阅的档案，不得涂改、增添等，否则，将视情节严重程度，按照相关法律法规进行处理。第四，档案管理员不得管理本人及真系亲属的档案。

（四）提高档案管理人员的自身素质。第一，人事档案管理由专人负责，并定期组织培训档案管理人员，加强档案管理人员的政治素质和业务素质。第二，档案管理人员要有爱岗敬业、求真务实，甘于奉献的精神。

总之，通过人事档案管理工作的不断完善，使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

【参考文献】

[1]孙丽媛.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].管理观察，2015.

[2]顾玮璞.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].人力资源管理，2016.