如何推行档案管理工作规范化、标准化

张桂英

【摘要】根据现阶段档案管理的基本方法，分析了管理中存在的利与弊，了解当今档案管理的程度，并探究了档案管理工作的规范化和标准化的意义。总体分析了规范化和标准化在整个档案管理工作的过程中处于一个什么样的环节和地位，并研究了推行档案管理工作规范化、标准化的途径和方法。

【关键词】推行；档案管理；规范化；标准化；意义；途径

在当今世界上，无论是谁，在哪里都离不开档案的存在，它的作用如同证明个人在这个世界上存在过一样。个人档案追随自身一生，但自己可能一辈子都不会见到它，所以说，现如今档案储存数量巨大，不论是个人档案还有很多大大小小、或轻或重的档案，这都要求档案管理要规范，档案不仅要保管好，还要不停地随着个人的移动而移动，可见档案管理的困难性，所以，如何规范化、标准化地管理就显得格外重要。

一、档案管理和规范化、标准化的含义

档案管理工作规范化、标准化就是将档案工作中各种分散的相对独立的文件管理和档案管理统一整理为一个整体来进行管理。吴宝康教授曾经说过：“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录，这是档案的本质属性。”分散的档案不仅不利于查阅，也不利于保存，只有系统地分门别类放在一起才能更好发挥档案的作用。随着现代科技的不断发展，需要进行管理的信息和各种档案不断增多，原有的档案管理系统已经不再适用，所以推行档案管理工作的规范化和标准化就变得尤其重要。

二、规范化、标准化管理档案的重要性

当今时代是科技主导的时代，在科技不断发展的今天，办公自动化系统也在不断完善，计算机需要处理的信息和数据变得更复杂，所以计算机作为档案管理工作中的高效率处理器，迫切需要将基础信息和档案管理更加规范化、标准化，这样才能使得信息处理更高效更统一，从而提高档案管理水平，从而紧跟时代步伐。

推行档案管理工作规范化、标准化可以提高工作效率，更好地管理档案，使档案运行制度更加完善，可以更好地对各类档案进行系统管理。这是随着社会的发展，一项必然要进步要重新改变的内容，只有紧紧跟随社会的进步而进步，才能更好地为工作为管理带来方便。

切实规范化、标准化管理档案不仅可以提高效率，还可以节约时间，省去很多不必要的麻烦或者困难。档案进行集中标准化地管理，统一进行档案印制装袋，档案严格按这个规定的区域摆放，定时进行检查，统一人员训练，统一验收标准，保障档案的质量。

面对当今档案数量的日益剧增，无论是纸质版还是电子版，需求量也越来越大，对档案进行规范化管理越来越有必要。规范化和标准化的管理是档案管理的基础，只有做好这些，才能实现对整个档案体系有效的管理。

三、进行规范化、标准化档案管理的途径

（一）健全档案管理制度。俗话说得好：“无规矩不成方圆”，做什么事都一样，档案管理也不例外，现如今的档案种类极其复杂繁多，像业务档案、纸质档案、电子档案等等很多，要想规范化、标准化地管理这些档案就必须根据《档案法》建立健全档案管理的制度。只有这样，档案的管理工作才会有法律依据，参照健全的管理方法，能更容易实现规范化和标准化管理。

（二）严格监督公文的制作和发放。公文就是来形成档案的基础文件，档案的形成必须经历公文这一步。公文质量的如何代表这份公文所形成档案的质量，质量有了保证，即使不刻意去进行规范化和标准化的管理，其自身就已经具备了一定的规范和标准，只要稍加整理，实现档案管理工作的规范化和标准化非常容易。

（三）档案分类管理。档案的种类非常多，仅从最大的方面都能分成两大类：一是纸质版，二是电子版。还有从生活各方面的领域，如果都能分类管理，将会大大提高管理效率。分类，字面意思好像是分散的意思，其实并不然，反而是聚焦的意思，明确边际，充分发挥出所有的力量，使得每一类都做到最好。部分做到了最好，整体就会完美，更容易实现规范化、标准化管理。

（四）提高纸质档案立卷质量，加强声像等电子档案的管理保护。档案价值的因素取决于它所收集信息质量的高低和信息的完整性。严格要求档案质量，只产生有价值的档案，提高立卷要求，立卷要求的高低决定着是否能规范化地进行档案管理工作。声像档案是指在国家层次上的一些档案信息，包括图片、影像、录音等等，它们都以不同的材料为载体，影像档案占据着一个非常重要的地位，加以对这一方面的保护有助于整个档案管理体系，为规范化和标准化的管理奠定基础。

四、总结

档案是不仅是我们个人存在的依据，而且是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。我国各级档案部门以及民间数量巨大的档案是我们民族的财富，规范化、标准化的档案管理能够有效提升工作的效率，其实在一定程度上就是管理我们自身的财富，要想提升档案管理工作的水平，必须从档案管理的规范化和标准化开始。

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