数字化背景下优化事业单位会计档案管理研究

张婧 马哲

【摘要】我国已经步入数字化时代，数字化成为各行各业进行社会主义建设的大趋势，这个阶段，事业单位应该以身作则，将数字化会计档案管理发展成熟，跟上社会进步的脚步。本文主要研究了数字化背景下事业单位会计档案管理存在的问题，包括发展过渡期、档案管理流程、信息化安全等。并提出相应的解决措施。

【关键词】数字化；档案管理；事业单位；优化

数字化档案管理是指使用现代科学技术对传统的纸质档案管理方法进行效率上的改进，事业单位数字化档案管理的合理应用，对于人民的生活质量来说是一种质的飞跃。因此，在信息技术发展欠完善之际，如何优化事业单位会计档案管理，成为现在应重点研究的问题。

一、事业单位档案管理存在的问题

（一）数字化背景适应期。随着科技的飞速发展，传统行业在改变作业方式并逐渐向信息化靠拢时，由于之前的方式在自身以及管理方面、人员方面已经留下了很深的烙印，所以需要相当长一段时间的适应期。在背景适应和从管理层到一线员工的思维和工作方式的转变，可能会导致在信息化发展初期档案管理的效率提升不是特别明显，所以在事业单位档案管理时应该遵循数字化的发展规律，寻找适合企业的方式来提升效率。

（二）流程不够完善。现在会计档案管理数字化的发展虽然已经有了一段时间，也积累了一定的经验，但是整体的效率提升还不够显著。主要的原因在于事业单位的管理方法虽然发生了变化，但是流程管理和人员协作方面还没有完全摆脱之前的方式，导致管理方法与执行方式的不匹配。总而言之，档案管理流程方面的弊端在于缺少一个通用的行业标准来对档案管理这一部分进行约束。

（三）安全问题。由于现在数字化背景下的事业單位会计档案管理发展监督制度不够完善，互联网安全方面也未得到全面的保证，导致在信息化管理带了来便捷的同时，也带来了极大的安全隐患，数字化存储的企业信息由于占用互联网存储空间，具有被不法分子窃取的风险，对事业单位、国家和人民来说都是一份巨大的威胁。

二、优化档案管理的措施

（一）增强理论知识，尽快适应数字化时代。首先在理论知识方面，国家与企业都应争取相关人才的加入。目前整体的理论研究本就处于稍微滞后的阶段，再加上数字化与档案管理的结合更是在初级阶段，所以理论指导就显得尤为重要。首先加强了理论指导，才能总结出需要进行改进的大方向，进一步明确整个流程框架，不仅是为了当下事业单位的发展，也为以后更多企业以及向全国推行积累宝贵的经验。在实践中共同发掘探讨更多的可能性，促进管理方案的进步以及工作效率的提升。

（二）明确人才分工，规范管理流程。优化数字背景下的事业单位的会计档案管理归根结底是改变传统的管理方式，借用科技力量与人文力量的结合提高整个企业的效率，这也是国家信息发展的考虑。在数字化发展的初期，与之前的流水线方式不同，信息化下的会计档案管理更多的是与科技打交道，所以在事业单位中，需要自上而下明确每个员工的职责，档案管理方法的优化则是一个很复杂深刻的问题，几乎牵涉到信息化和互联网的所有脉络，包括信息化和档案管理的相应理论知识等问题。解决问题的方法也不仅仅是口头上的框架计划，而是要落实到每一个部门，每一个人员，共同优化分工、优化管理方法来提高每个人的效率从而实现优化整个档案管理工作。所以努力发掘优秀的科技人才并且每个人各尽所长各司其职，有秩序地共同提高企业效率是事业单位优化会计档案管理的关键。

（三）加强科技力量，重视档案安全。要优化会计档案管理并随着社会发展背景进行方法的改革必须要引入新的人才。事业单位这个时候在科技档案管理这个方面是明显的短板，所以需要更多的科技人才的加入来弥补短板，优化档案管理。而在安全问题方面，在企业通过信息化管理会计档案这个几乎是最高机密的板块时，应该引入信息安全方面的专业人才并对档案设置专属加密以及入侵提醒和保护来升级信息时代的档案安全性。同时在科技和信息安全方面，将要求和规划严格地执行下去，进行人才的补入和缩减，构建合理的体系和新的制度，在数字化背景下就要摒弃传统方法中的糟粕部分，按照数字化的方法来帮助国家实现长足的发展。

三、结束语

档案的信息化是非常重要的变革，作为变革的中心，一定要以身作则，从自我做起，记录每一个出现的问题，查漏补缺，以便于提出解决措施并更好地实现财务信息化，同时对以后更多的企业财务档案信息化提供宝贵的经验和帮助，为国家的财务档案管理发展起到推动性作用。

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