管好用好工程档案 服务交通科学发展

刘红

改革开放以来，交通建设工程的步伐不断加快。以江苏省盐城市最近10年为例，全市每年投资于交通工程建设改造的资金多达数十亿元，这既对过去工程技术资料的管理使用提出了新的要求，同时又新形成了大量珍贵的工程档案资料，管好用好这些工程档案意义非常重大。

一、统一思想认识，摆上重要位置

由于历史的原因，特别是2000年以前，人们对档案工作的地位和作用认识不足，特别是对工程技术档案的管理，由于施工人员不懂档案管理，档案管理人员又无法介入工程技术档案，所以一直处于放任自流的状态，很多宝贵的工程技术资料散落在工程负责人员及施工人员的抽屉里、墙角边、麻袋里，查找使用十分不便。实际工作中，经常碰到一些施工单位到我们档案馆查找过去道路、桥梁的施工档案，查到了就兴奋不已，说这下要省多长时间，节约多少勘测费了；查不到就唉声叹气，说这下又要多花多少时间和勘测费了。而随着交通建设步伐的加快，这种状况也越来越多。我们及时把这些情况向省、市档案管理部门领导反映，提出加强这方面工作的具体建议，得到了领导机关的重视和支持。

为了统一全市交通、特别是市直交通各单位对这项工作的认识，消除一些单位存在的档案工作没有效益、作用不大、可有可无的偏见，我们多次举办由各单位分管领导、办公室领导和档案工作人员参加的培训班或专题会议，请局分管领导到会讲话，提出要求；请省、市档案局专家作业务辅导，请工程技术档案管理和利用比较好的单位作经验介绍，并特别介绍一些利用工程技术档案，节省前期费用、加快施工进度、确保施工质量的具体案例。使大家从这些实例中受到启发和教育，有效地统一了加强工程技术档案管理的认识。

在统一认识的基础上，市局和各单位都强化了对工程技术档案的领导和推进工作。我们以申报省特一级档案室为契机，市局成立了由市局和市直交通单位分管领导、办公室主任、档案工作人员参加的申报省特一级档案室达标工作领导小组。将工程技术档案管理纳入申报的专项工作，进行单项考核和专门督查，并明确工程技术档案工作不达标实行一票否决的要求；与此同时，市局党委与市人事编制部门反复协商，成立了科级事业单位“盐城市交通档案馆”。其基本职能是保证交通档案馆的档案容量适应交通事业发展的要求，并在市交通办公大楼建设施工图设计时，我们建议领导将档案库房及技术用房等设施按档案馆建筑设计规范的有关要求考虑进去，使得我们在交通大厦二楼有了一个可放500多组档案橱柜，拥有450㎡的专用档案库房，为加强交通档案工作，特别是为加强工程技术档案管理提供了重要的库房条件。

二、实行拉网式排查，全面搜集资料

2000年以后，我们根据档案资料搜集工作要求，在交通工程项目竣工验收时，都明确要求各施工单位向我们提交规范、齐全、完整的竣工验收资料，保证了10多年来的重点交通工程技术资料基本齐全。但在此之前，由于竣工验收规范化程度不高，资料散失不全的问题比较严重。为了对历史负责，同时也为了发挥这些工程资料的作用，从2004年开始，我们组织专门力量，对全市交通工程项目的资料进行了一次拉网式排查，对欠缺的工程档案资料进行了“抢救式”搜集和整理，主要采取了以下办法：

（一）按照已建成改造的路、桥、航道、基建等工程项目列出工程技术资料搜集的线索。为了保证工程技术资料搜集齐全，不留死角，2004年初，我们对全市交通部门过去10年内承担的所有道路、桥梁、航道、基建等建设改造项目进行了全面梳理，列出了每个工程项目必须搜集的从工程项目立项到招标、设计、施工、监理、竣工的全部资料目录，打印成册，印发到各有关单位，让他们逐一对照检查，看看已有的档案资料是否齐全，为他们搜集缺损资料提供线索。

（二）根据项目线索查找工程技术资料下落。项目线索列出以后，对资料空缺或不够齐全的项目，我们要求各相关单位将项目施工的具体负责人再排列出来，由单位分管领导召集他们召开专门会议，要求他们提供保管资料的具体人员名单，千方百计寻找这些项目的资料下落。

（三）追根究底，全面搜集。有了工程技术档案资料的下落，要将其全面搜集起来也很不容易。各单位办公室主任和档案工作人员先后进行了为期将近一年的资料催缴和搜集工作。有的一个工程项目的资料往往要催要数次，有的还需登门催要。遇到少数人将工程资料作为奇货据为已有不肯上缴的，还请单位分管领导专门做他们的思想工作。经过一年多的努力，我们共搜集了150多个工程项目从立项、招标、设计、施工、监理、验收的全部资料，未加整理时，这些资料的总重量达到20多吨。

三、全面规范整理，推进现代化管理

工程项目资料的齐全完整为档案管理工作提供了重要的基础。但要将这些工程技术资料全部转化成可以便于檢索，利于应用的规范化档案，较之于资料搜集来说，其工作量更大更艰巨。从2005年初开始，我们开展了对这些档案资料进行抢救性整理的攻坚战，经过将近三年的努力，先后整理项目档案计9635盒。为了使市直交通的工程技术档案符合现代化管理的要求，我们在规范化整理上狠下功夫。具体做法是：

（一）争取档案业务主管部门支持，统一工程业务档案资料归档立卷的业务标准。为了从大量杂乱无章的工程资料中找到我们需要的立卷归档的资料，我们请市档案局相关科室支持，制订了《盐城市交通系统工程档案资料立卷归档实施细则》，明确哪些工程技术资料是必须归档的，在搜集的资料中即使无法查找到也要想方设法予以补全；哪些资料可归档可不归档的，在搜集资料中如有的即予归档，没有的也不再追补；有些资料不需归档的，则在整理时予以剔除。同时，明确一路一档、一桥一档或一个项目一档的原则。对所有工程项目技术资料进行科学分类，编目归档，保证了归档工程技术资料的完整性，积累了宝贵的档案资源，又为今后的利用提供了重要的基础条件。

（二）调动一切积极因素，突击整理工程业务档案。我们交通各单位由于编制所限，每个单位只有一名专职档案员，有的还兼管着其他工作。我们在充分调动他们的积极性，给他们下任务、压担子的同时，还聘请了3名过去曾在档案工作岗位上干过、业务比较熟悉、责任心较强的老同志，专门负责工程业务档案资料的整理、归档和立卷工作。这些老同志接手这项工作后，稍作辅导就很快熟悉了业务，进入了角色。为了保证立卷归档的质量，我们还聘请市档案局专家作为业务顾问，定期不定期地到档案室指导工程业务档案资料的整理、归档和立卷工作，及时纠正和解决工作中的疑点和难题，有效地保证了这项工作的顺利进展。由于方法得当，措施得力，使得这项带有“抢救”性质的工程档案资料的整理、立卷、归档工作按照预定时间得以圆满完成。

（三）按照现代化管理的要求，全面加强软、硬件建设。一是添置标准化档案橱柜399套，确保可容纳10年的档案存放量。二是档案案卷（盒）全部采用省档案局统一监制的档案盒装置，所有档案装具的式样、规格及质量均符合规定要求。三是投入数十万元配置了计算机、激光打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、摄像机、数码照相机等较为先进的档案管理办公设备。四是配备了计算机及档案管理专用软件，全面采用计算机档案管理系统，提升了档案管理信息化、现代化水平，为档案资料的开发利用提供了更为便捷高效的条件。五是按照编研材料的要求，编制了各种门类和载体的档案案卷目录、全引目录、专题文件目录、发文汇集等检索工具，并将1993-2009年的归档文件目录、案卷目录全部输入电脑，实现计算机管理，较好地满足了领导和各方面对档案利用的需求。

四、充分利用档案，提升利用效益

我们在实践中认识到，只有充分发掘和利用好工程档案资料，让其产生出明显的、可观的经济效益和社会效益，我们对工程档案资料的搜集、整理、归档、立卷工作付出的人力、物力、财力才能得到回报。所以，我们非常重视工程档案资料的发掘和利用，不断提升利用效益。据不完全统计，仅2015年，全系统就累计接待查档近1000人次，提供各门类档案2000多卷次，复印档案资料近5万页，为公路工程的勘测、设计、施工、养护及航道的管理等方面节省各项经费计达188.5万元。在工程管理档案产生很大经济效益的同时，其它门类的档案资料也为领导决策、工程建设、公路、航道、运输管理以及行政执法、企业改制等项工作提供了高效优质服务，受到广泛好评。如在全市交通系统推行事企分离改革过程中，涉及到清产核资、账务清理、人员身份置换等关系国家资产和个人利益等诸多问题，情况非常复杂，通过查阅大量会计档案，准确地核查了有关单位的固定资产、经营账户等情况，为企业改制的资产评估提供了第一手资料；通过多次查阅人事档案、文书档案等，对在职人员、提前退休人员、改制转企人员等所有情况进行了梳理，为人员身份置换工作奠定了基础，为改制工作的顺利推进起到了不可替代的作用，收到了实实在在的成效。