简述院公文质量问题产生原因及对策

莫超 陈培俊 肖聪 黎为 郑炯

摘 要 本文从公文的定义入手，阐述公文的特征。结合我院公文的实际情况，对我院公文常见错误进行介绍，分析了出现错误的原因。针对问题提出改进措施，并阐述了为持续提升公文质量下一步需开展的工作。

关键词 公文 措施 提升 公文质量

中图分类号：D641 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）12-000-02

一、公文的定义

2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》，其规定“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工作。”

公文有两大显著特征，一是特定效力，二是规范体式。

特定效力公文是党和国家执政和行政的具体体现，具有法律层面上的要求。这要求公文在写作时要严肃、严谨、不能出差错，体现权威性。

规范体式公文須按照一定的书写和印制方式去表现，公文的排布和标志要素统一规范，要标准化。

二、我院公文基本情况

我院高度重视公文质量，为规范公文处理，制定了《院公文处理办法》。根据国家和集团公司最新要求，及时修订、升版。

我院于2006年投入使用“公文处理系统”，以信息化手段开展公文流转，大大提高公文流转效率和公文质量，得到院各单位（部门）及集团公司的认可。

随着我院的快速发展，近年来公文数量也在逐年攀升。公文数量增加的同时，报告、请示等长篇幅公文占比逐渐增大。这就要求公文处理人员对公文格式、行文、流转应非常熟悉。为了适应我院的公文实际，通过举办培训、制作公文格式模板、改进公文处理系统等多种方式，有效地保证了我院公文的质量和流转效率。

三、我院公文常见错误

近年来，我院需要与上级沟通、向同级或地方寻求合作以及向院各单位（部门）布置工作的频次逐渐增多，相应的公文数量也在逐渐攀升；同时，对院机关或院属单位而言，每年都存在人员流动的现象，新职工初期其对公文格式要求不熟悉。以上是我院目前公文质量遇到的两大客观难点。

我院公文常见错误，分为以下几类：

（一）文种误用

行文时经常出现“汇报”、“申请”、“请示汇报”等我院公文中没有的文种；同时还存在部分职工将“请示”和“报告”文种错用的情况。

（二）格式错误

如公文中的标题、正文等字体、字号用错；将“附件”标注为“附表”；密级标注不规范等。

（三）发文程序错误

如本需相关部门会签的文件未经会签直接发布；规章制度未按规章制度发布程序发布（院规章制度有专门的发文模块）等。

四、我院公文常见错误的原因

总结我院公文常见错误，错误发生原因主要有以下几个方面：

（一）未充分认识到公文的重要性

部分职工在起草公文时较为随意，完全看自己心情想怎么写就怎么写。同时，对院或院机关部门发布的文件，院属单位可能视其为标准，形成“上行下效”的坏榜样。因此，每位职工在起草公文时，应充分认识到公文代表的是组织，应注重公文的权威性、严肃性、严谨性，不得随意为之。

（二）不注重学习，有依赖心理

机关工作人员事务繁琐，每天需处理大量的业务工作。学习《党政机关公文格式》需花费较长时间，基于此，院每年都对职工举办公文培训，同时按照《党政机关公文格式》要求制作了通用的格式模板，便于职工快速掌握公文格式要求。一些职工因工作繁忙，没有时间对公文标准进行学习，也未参加公文培训，逐渐变成了公文出现错误“常客”；同时，部分职工在思想上存在严重的依赖心理，认为公文有审核人员帮其审核、有文档制作人员帮其改正，将审核人员、制作人员变成其“改错员”。

（三）对公文格式要求不熟悉

这是目前部分职工特别是新职工普遍存在的现象。据核稿人员反映大部分职工在初次犯错时，在核稿人员指正后，其后续文件基本不会再次出现相同错误，且随着时间积累其公文质量也越来越好。因此，让职工能快速熟悉公文标准也能减少公文错误的出现。

五、提升院公文质量采取的改进措施

针对我院公文经常出现的错误，院公文管理部门认真总结，积极策划，以举办培训、制作可直接使用公文模板、改进公文处理系统等多种方式促使公文质量提升。改进措施主要包括以下方面：

（一）拓展培训模式

院每年都举办公文培训，培训内容基本没有大的变化，对职工特别是以前参加过培训的职工刺激度不够。2016年，院从年初就开始筹划对培训内容进行创新，在原有公文处理与公文写作基础知识培训外，通过收集核稿人员及排版人员遇到的公文常见错误，对职工进行警醒和培训。通过充分准备，于2016年12月初举行的常见错误培训取得了较好的效果，职工反映较好。

（二）丰富模板类型

原有的公文模板为通用模板，重在向职工展示公文格式要求，但不同种类的文种存在行文及格式的略微差异。2016年，院在原有通用模板的基础上，对报告、请示、通知、函等不同的文种制作专门的文种模板。对不熟悉公文标准特别是新进机关职工，可快速套用模板，减少公文错误，提升公文质量及公文流转效率。

（三）注重内部交流，查缺补漏

院非常重视内部交流，不定时进行内部公文处理问题交流与讨论，有效避免错误的重复出现。同时，结合院实际，对公文中出现的新问题进行讨论，形成统一意见。如对商业秘密的标注问题，在《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》只涉及到国家秘密的标注，未涉及到商业秘密的如何标注。但就我院实际而言，商业秘密如何标注必须予以解决。院在发现此问题后，积极查阅国家、上级相关文件资料后在院内部进行充分讨论。经过大家的努力，在不违反《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》和《院公文处理办法》的基础上，对商业秘密如何标注在形成了统一意见，并逐渐在全院进行宣传推广。

（四）改进公文系统，以信息化手段助推公文质量提升

院已采用“公文处理系统”实现公文流转全过程电子化、流程化，但系统做不到自动对公文格式进行规范。因此，院不断改进公文处理系统，目前已实现在正文中自动根据撰制单内容标注密级、紧急程度等；同时也在做技术探索，实现随意输入文字，系统会自动以标准化公文格式输出标准公文。通过以上技术改进，减少人为因素干扰，提升公文质量。

六、下一步工作

经过全院职工的共同努力，我院公文质量和公文流转效率得以快速提升。但我们得清醒的认识到，公文质量的提升是一个持续不断的过程。未来将从以下几个方面进行努力：

（一）落实公文处理责任制

将公文质量与部门、个人考核相结合，敦促部门、个人公文质量提升。

（二）拓展培训渠道

目前我院的公文培训以院内部的培训交流为主，后续可通过“请进来、走出去”的方式，邀请院外老师来院授课，将公文处理人员送出去培训，拓宽培训渠道，获取更多先进经验。

（三）开展重点帮扶

针对公文经常出现错误的人员，以专门培训或小范围培训的方式，重点突击，重点帮扶，扫除公文质量“人”的隐患点。

（四）改进公文处理系统

持续改进公文处理系统，使得系统更加智能化，减少对“人”的依赖，助推公文质量提升。