商务英语写作原则下的信函词汇特征研究

陈莉 叶长彬

摘 要： 文章研究的是商务英语函电中词汇的文体特征，旨在为商务英语函电的写作提供指导。本文在实用商务英语写作原则的指导下，研究商务英语信函词汇运用的特点，以商务英语信函的句子为例，发现尽管是具有相同意义的词汇在信函中的使用过程中带来的效果和价值是有所的不同，因此对该现象的起因、经过、结果进行了分析，以期能有助于对外贸易信函的写作。

关键词：商务英语信函 词汇

一、 引言

语言是人与人之间沟通的基本工具。在商务活动中，人们除了在面对面进行交谈外也通过商务英语信函进行贸易上的往来。由此可见，商务英语信函在商务活动中也占有一席之地。现如今随着经济全球一体化的迅速发展，商务英语信函在国际对外贸易过程中发挥着至关重要的作用。

商务英语信函是涉外商务中心各种商务函件和电子数据交换的总称，商务信函是商务沟通和交流不可或缺的工具，同时也是传达商务信息的重要载体。[1]显而易见，商务英语信函与普通的英语信函因应用的场合不同发挥着不同的作用，所以两者在写作上也存在着天差地别。首先在词汇的运用上，商务英语信函的词汇运用比普通信函词汇更为讲究，即使是同一个意思，所用的词也会出现大不相同。其次，在写作过程中商务英语信函各方面必须达到严格遵守并灵活运用“7C”原则的程度。因此本文从文体学角度出发，结合词汇在商务英语信函中具体的实用例子和商务英语信函在写作过程中应遵守的写作原则，对商务英语信函中不同词类的词汇特点进行了分析。

二、商务英语信函及词汇

（一）商务英语信函的基本写作原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。[2]商务英语信函写作的原则随着时代的不同而在不断变化着。在20世纪中叶，商业的往来并没有像如今这般频繁火热，即使是面对面的会议也会比较正式，因此当时的写作也很正式，写作者往往喜爱用“大词”。今天的商业往来密切，不再像当初那么正式、刻板，在交流过程中我们会使用较为自然、轻松的语言，当然也会依然重视说话的委婉得体。因为轻松的语言使我们交流起来更加方便，而交流的目的则是为了建议关系，为了准确地交流想法，为了传递良好的印象。在以彼此互相合作达成贸易的愿望下，现如今，商务英语信函作为商人对外开展业务活动的重要工具，为发挥其效应，在写作上有其独特原则，应遵循7Cs原则，即礼貌（courtesy）、完整（completeness）、体谅（consideration）、清楚（clearity）、具体（concreteness）、简洁（conciseness）、正确（correctness）和体谅（consideration）。而在这七个写作原则指导下的商务英语信函具有情感上礼貌婉转、表达上简洁准确的特点。

（二）词汇的定义

语言是人类社会发展中不可或缺的一部分，人类常常把很多与语言有关的东西当成是一种理所当然。而词汇作为构成语言的一个表达单位。韦氏的新世界字典（Webster′s New World Dictionary）给出了“语言”幾种最常见的定义。其实对于语言最简洁的定义其就是一种言语交流的方式，具有实用性。然而对于“词”，我们却很难下一个科学的定义。它是自然的有界限的单位，是支配一组形式的共同因素，也是一个语法单位。我们根据不同词之间存在的差别，可将词按四种方式分为可变化词和不可变化词、语法词和词汇词、封闭类词和开放类词、词类。

三、商务英语的文体特征

（一）形容词的文体特征

形容词是英语词汇中一个很重要的实词，其分类方式复杂。可以分为性质形容词和关系形容词，定语性形容词和关系形容词。目前，我国语法界普遍接受将形容词分为单词形容词和复合形容词、中心形容词和外围形容词、动态形容词和静态形容词、等级形容词和非等级形容词。[3]

在商务英语信函中，我们用“helpful”代替“beneficial”。尽可能地使用单音节或双音节词，因为单词的音节越少，读者阅读起来速度就越快，做到了语言的简单易懂，简洁并不是指要与完整对立，而是说要用最少的言语表达自己内心的意思，契合商务英语信函中的简洁原则。同样地在一般情况下不用“bad”、“wrong”、“impossible”等消极的词汇，在商务活动中，一些否定的和消极的词汇都不利于双方关系的维持或发展，甚至还会破坏彼此间的友谊。因此在商务英语信函中要尽力避免涉及对方失误等内容，尤其在投诉、索赔等信函中，也应委婉表达，因为商务英语信函是在礼貌原则和合作原则的前提下出发写的。

（二）名词的文体特征

名词是表示人、事物、抽象概念等名称的词。根据它的词汇意义，名词可以分为专有名词和普通名词。名词是开放词类的一种，随着社会、经济、文化的发展而不断在丰富和发展。

很多同义词和近义词在信函中大量的使用，它不仅体现了商务英语信函语言的灵活性，也体现了商务英语信函用词的精准性。如名词goods/cargo/consignment/commodity/merchandise，都是指“货物”的意思，但却不能因此就把他们随便交换使用。按贸易中的不同环节来划分，goods是泛指货物，cargo和consignment一般指在运输环节的货物，commodity和merchandise则更侧重于指处于流通环节的货物。同义词中的精确使用表现了商务英语信函中的正确原则和清楚原则，毕竟如果一封信函词不达意，表达不清会引起读者的歧义跟误会，甚至会对贸易来往造成重大损失。正确清楚的表达是贸易进行的基础。除了同义词和近义词的大量使用外，还有更多专业术语和简写、缩写词汇的出现，如FOB（Free on Board）指离岸价，FAS（Free Alongside Ship）指船边交货，这些词汇都是在长此以往的交易中不断演变得到的而且这些缩写的含义相对固定，很少用来表达复杂多变的意思，因此也就通俗易懂、一目了然。[4]这些外贸的缩略语说明我们在商务英语信函写作中随处可见简洁原则的应用。

（三）动词的文体特征

动词是表示动作或状态的词。动词有两种分类方式，一种是限定动词和非限定动词，另一种是实义动词、连系动词、情态动词和助动词。

不同的动词发挥着不同的作用。在实义动词的使用上，信函中出现“grant”而不用“give”，同样是给的意思，但是“grant”相对“give”却正式的多，所以在如果重要的贸易金钱往来上用“grant”而不是“give”。“try”和“attempt”都有尝试，试图的意思。但是在简洁原则的指导下，我们多用“try”而不用“attempt”。在贸易往来为表达合作原则下，我们通常也会在信函中用到“honor”、“oblige”和“satisfy”等能够表达出个人积极情绪的动词。而在平时普通信函中一些常用但不引起人们注意的情态动词；“can”、“will”和“may”等在商务英语信函中都用“could”、“would”和“might”来表达。情态动词，顾名思义具有情态意义。情态意义则是指一个动词在表达中的语气，表达出了说话人群对所说事物带有的情感色彩。情态意义与礼貌程度相对应，情态意义越强，礼貌程度越高，反之亦然。情态动词有两种分类，它们分别是现在时形式的情态动词也定义为主位情态动词和过去时形式的情态动词即为从位情态动词。“could”、“would”和“might”作为从位情态动词，带了更多商量的语气，使读者读起来更委婉。[5]符合了商务英语信函中的礼貌原则。

四、结语

商务英语信函篇幅的短小精悍，就意味着我们在用词构成句，用句構成段最后用段构成信函的写作上要注意词汇表达的简洁完整。而商务英语信函本身就具有为国际商务英语活动提供服务的目的性。因此在书写上，词汇作为一个表达单位，不管是口语还是在书面语上，说母语的人对词汇有种普遍的直觉识别能力，它更应该值得商务英语信函写作者去重视研究。上述几个关于词汇的例子可以很明显地发现，不管我们在信函中用什么词都是有讲究和目的的，正是在商务英语信函独特的7Cs原则下，我们在用词上更是要精挑细选，以至于能在该原则的指导下完成一封有价值的商务英语信函。因为商务英语信函不仅仅是为了传达商务信息，同时也能树立个人或公司形象，通过学习，理解并能更好的掌握商务英语信函词汇的写作特点，使我们能更轻松地进行商务交流活动。

参考文献

[1] 袁继红，李孝英.商务英语信函中的文体特征分析[J].黑龙江科技信息，2010（11）：115-116.

[2] 周桂英，张冬梅，李瑞.商务英语信函的写作原则及写作技巧[J].郑州轻工业学院学报，2003（4）：75.

[3] 章振邦.新编英语语法教程[M].上海：上海外语教育出版社，2009.

[4] 陈丽萍.商务英语信函的词汇特征分析[J].天津职业院校联合学报，2008（2）：109-110，116.

[5] 姜奕.礼貌原则下的商务英语信函词汇策略[J].才智，2008（5）：214-215.