新形势下做好水利档案工作应注意的问题

屈建春，马玉彪，臧志美

（山东省淮河流域水利管理局，山东 济南 250100）

水利工程档案是水利工程建设与管理工作的重要记录和历史再现，是水利事业发展的必不可少的一个重要环节，水利工程档案工作是水利工程建设的重要工作之一，做好新形势下水利工程档案工作应注意以下几个问题。

1 提高认识，充分认识档案的重要性

档案是维护历史真实面貌的有效记忆工具，档案是重要水利工程建设与管理过程的原始的历史记录和凭证，科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。水利工程档案，涉及工程建设及前期工作的各个方面，记载水利工程立项、勘测、可研、批复、设计、招标、施工、监理、竣工验收及运行等各方面的自始至终全过程，凝结着水利人的智慧、辛劳、汗水和辉煌，为水利人今后做好各项工作提供宝贵的借鉴经验和工程管理、利用依据，做好水利工程档案工作，举足轻重。

2 加强领导，落实档案工作责任制

2.1 层层落实水利工程档案工作责任

要做好水利工程文件资料的归档工作，必须进一步加强组织领导，健全工作机制。及时成立水利工程或项目档案工作领导小组及具体的工作机构，明确年度或档期工作要点和具体方案，研究制定措施，层层落实责任，确保责任明确、任务到人，部署安排工作到位，落实措施可行有力，时间节点明确，文件资料收集、整理分类、立卷归档等各项工作有序推进。

2.2 档案工作与工程建设管理等工作同步开展

在水利工程建设与管理中，档案工作应随各项工作同部署、同开展、同检查，各种文件资料及时收集、整理、归档。如果档案工作与工程建设与管理工作不同步，水利工程档案中的前期工作档案、建设与管理档案、竣工验收档案和运行（使用）档案等，既不符合档案管理工作的规定和工程建设与管理的有关要求，也难以保证工程质量和工程进度，各种重要的文件资料、声像等也难以收集齐全，更不会为今后的开发利用提供保障。

3 夯实基础，规范水利工程档案管理

3.1 严格制度，用规章制度规范档案工作

遵守制度是做好工作的前提和保障。用制度约束人和事，用制度理顺工作程序，用制度规范工作，所有的问题都会迎刃而解。做好新形势下的水利工程档案工作，应及时制定并严格遵守《水利工程档案人员岗位责任制度》《水利工程档案归档制度》和《水利工程档案管理工作责任追究制度》等一系列规章制度，规范水利工程档案工作，提升工作水平。

3.2 夯实基础，完整收集文件资料

水利工程档案管理工作是水利工程基础管理工作的一个重要组成部分，是反映水利工程综合管理水平的一个重要窗口。从水利工程档案工作的规范化程度可以看出一个工程、一个项目、一个分部工程、一个单元工程的管理是否科学有序，建管机构的工作是否得力、扎实。完整齐全的水利工程档案资料，是记录各有关建设管理单位工作成绩的主要依据，是凸显工作亮点的有力支撑，是衔接工作任务的主要载体。历史上各个辉煌的水利工程，都是通过完备的水利工程档案保存来展现的。因此，从某种程度上说，水利工程档案是水利工程建设与管理的“业绩成绩单”。各有关单位和部门应及时完整的收集整理工作中所有应归档的文件资料、实物档案、图纸以及声像（照片、录像、录音、光盘、磁盘）、电子文件资料等，所有归档文件资料最好一式两份，其中的备份档案主要用于今后的查找利用服务。

4 团结协作，有序推进档案建设

4.1 凝心聚力，科学做好分类立卷归档工作

水利工程档案工作不是孤立的，做好档案工作离不开各建管机构、施工部门的团结协作；文件资料的齐全完整更离不开每位工作人员的配合支持。一是需要水利工程建设与管理人员的配合。水利工程档案工作的特点是各环节的专业化程度较强，不从事具体业务的工作人员，很难界定，哪些资料需要归档、哪些资料需要保存、保存期限多长，最了解业务工作的，往往是各有关部门的一线工作人员，因此在水利工程文件资料的收集阶段，要依赖各部门做大量的前期工作。二是需要所有档案人员密切合作。档案的分类、立卷、录入、编目、扫描、入库以及科学保管和有效利用需要所有档案工作人员地密切配合，要严格按照“统一规划、分步实施、团结协作、资源共享”的原则夯实工作基础、整合信息资源、创新工作方法、加强信息化建设，真正做到应收尽收、应归尽归、科学合理、规范高效。

4.2 压茬推进，档案信息化工作有序推进

水利工程档案工作者在认真落实上级水利工作主管单位和档案主管部门提出的归档工作要求、严格执行文件材料归档制度的前提下，根据新形势下具体水利工程建设与管理的实际情况，在水利工程文件资料归档的同时，顺应“互联网+”和“大数据”时代的发展要求，全面加强档案信息化和数据化工作，注重数字档案资源的规范化管理，压茬开展信息化工作，在确保档案信息原始性和真实性的前提下，及时完成纸质档案转换电子档案工作，实现双规制归档，建立数字档案室，完善数字档案系统，为今后的编研、开发、利用提供便利和保障，实现水利工程档案管理方式和手段由传统型向现代信息型的彻底转变。

5 保障到位，确保档案工作有序开展

5.1 组织保障到位

水利工程档案工作者要在档案整理全程采用流水作业，一个部门没有按时完成，将影响整个整理归档工作的进度。一是单位组织有力。各有关单位、部门的负责人要认真组织开展本单位、部门的档案工作，并督促档案工作人员按时完成档案整理工作任务。二是负责单位及时督导。水利工程档案工作负责单位要做好检查、跟踪和协调工作，确保整档工作的顺利完成。

5.2 人员保障到位

水利工程档案工作是工程建设与管理工作大系统中的一个重要的分系统，各有关单位、部门要在安排工程建设各项工作时，切实保障专兼职档案人员收集整理归档的工作时间和工作需要。档案人员因工作临时变动时，各有关单位、部门要及时调配其他工作人员接替其工作，做好工作衔接，确保水利工程档案工作任务按要求如期高标准、高质量的顺利完成。

5.3 档案消防安全工作到位

水利工程档案工作责任单位和工作人员，要认真贯彻落实习近平总书记关于安全生产的系列重要讲话精神和工程建设安全生产要求，充分认识加强档案消防安全工作的重要性和紧迫性，履职尽责，及时建立健全档案消防安全机制，研究制定强有力的档案消防安全措施并落实到位，切实提高防控减灾能力，全面进行消防安全隐患排查，及时做好水利工程档案的消防安全工作，确保水利工程档案安全万无一失，夯实水利工程档案事业和水利事业的发展基础。