论电子信息技术在档案管理中的运用

贺宇

摘要：随着电子信息时代的到来，信息技术在各方面的应用也越来越广泛，尤其是我们现在所处的社会，离不开电子信息技术。档案作为社会发展的产物，无论是上学还是上班，老人还是小孩，都是需要建立档案的，可以说档案是跟随我们一生，记录我们一生的。而管理档案的人员是有限的，可以说档案管理正面临着时代的挑战与机遇。本文就档案管理与电子信息技术的结合来探讨怎样更好的管理档案。

关键词：档案管理；应用；电子信息技术

一、电子信息技术管理档案的作用

1.使档案管理工作便捷化

传统的档案管理工作是将档案记录在纸质文件上，不仅占用量大而且查阅起来难度较大，因为随着档案的增多，大量的档案堆积在一起，想要寻找一份档案尤其是时间较长的档案是非常困难的。还有就是纸质版的档案比较难以保存，有些重要的文件档案可能需要保存20年、30年，损毁的可能性很大。而利用电子信息技术管理档案可以通过检索快速的查阅到需要的信息，节省更多的时间和繁琐的手续，并且也不会占用太多的实际空间，保存起来也方便，利用备份也不会丢失数据。

2.使档案查阅网络化

电子档案与传统的纸质档案存在的一个明显的区别就是电子档案可以随时随地供有权限的各个部门人员查阅，可以实现网络资源的共享。在这些电子档案的管理系统中，信息通过互联网的渠道，都具备了属性，不同权限的人员或者部门可以查阅不同的信息。这样的话一方面不易受地域以及时间的限制，另一方面可以使得查阅人员不必到档案部门实地检索查阅，在网络上的任何终端都能够看到，在很大程度上提高了信息检索的利用率。

3.使档案整理一体化

电子信息技术下的档案管理或者整理工作是一体化的方式，是在办公自动化的趋势下的档案管理。这种管理方式是传统方式的升级，它可以使得包括不同文件在内的照片、文字，甚至于传统方式难以保存的声像等在管理人员办理结束后，自动的进入到相应的档案数据库，使得档案管理做到随时实现归档，让档案管理变得一体化。

二、电子信息技术在档案管理中的更好运用

1.转变档案管理的思想理念

随着时代的变化，信息技术也在不断的发展，档案管理的工作也在不断的面临新的挑战，在此背景下，为适应社会的发展与要求，首先要转变的就是档案管理的思想理念。一方面，档案管理的负责人要主动积极的学习新知识，及时提高或更新自己的思想观念，要做到在思想上重视，在行动中实践，支持电子信息技术的应用，以自身的作用档案影响管理部门人员的的思想，保证电子档案管理工作的顺利进行。另一方面，就是檔案管理工作人员的观念，要多加培训和学习，彻底改变管理人员以传统方式保管档案的思维意识，重新制定档案管理的工作内容与业务流程，以多元、科学、有序的管理方式来实现档案部门时间的交流、合作与共享，为各个行业、企业或个人提供有效的档案信息资源。

2.确保档案信息数据安全

传统的档案保存方式面临着丢失、损毁的风险，现代电子信息方式下的档案保管虽然与之前相比较面临的风险不同，但是性质却是相似的，信息安全问题就是电子信息档案的主要风险。由于电子档案的文件形式与存储方式是通过电脑等一些电子设备来管理的，这就造成例如计算机病毒、档案信息盗取、被其他网站或人员恶意破坏等更多、更复杂的安全问题的产生。因此，我们在建立电子信息档案和管理的过程中，要严格的遵守信息管理制度和规范要求，做到防范于未然，保证档案管理的万无一失。档案的管理人员在工作的过程中也要依据规范来操作，定期的对安全体系进行检测，对档案程序和内容进行备份，同时还要注意网络病毒的侵袭，经常性的查毒杀毒，进行实时的监控。工作人员除了信息的安全性管理，还有保密的安全性管理，通过设置严格的范围权限管理以及信息密码管理来防止泄露的风险。以严谨的态度来确保档案信息的安全完整。

3.提高管理人员的职业技能

现代方式下的电子信息技术与档案管理的结合，解放了档案管理人员的双手，将档案管理的工作从单纯的手工操作变为了一项高专业技能需求的工作，因此对工作人员的技能要求也变得更高、更全面。既然是电子信息技术的应用，自然计算机和网络操作技术是基础，管理工作人员要熟练的掌握。此外，还要清楚各种载体在使用性能方面的专业知识，明白电子档案管理的全流程。在时代迅猛发展的今天，信息在不断的发展变化，计算机网络技术也在日新月异的更新，所以管理人员的知识体系也要不断的更新，知识与技能的学习不能停滞不前，要充实自己的头脑，能够精确的使用相应的应用软件与器材，全方位的提升档案管理人员的水平。

参考文献：

[1]试论电子信息技术的应用特点与未来发展趋势[J].方静.信息与电脑（理论版）.2011（01）

[2]论档案管理创新与现代信息技术融合[J].刘天龙，张影.现代商业.2010（06）

[3]论电子信息技术在档案管理中的运用[J].姚凤臣.黑龙江科技信息.2010（17）

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