数字化技术在房地产档案管理中的应用

孙小杰

摘要：房地产档案数字化，改变了传统档案管理模式，作为现代化科技发展过程中重要体现，为提高管理的效率，必须要以有效的分析，不断提高认识，以此通过整合有效技术与资源，实现房地产档案管理的有效性，此外，从数字化技术的运用过程看，实现了资源的共享，提高了工作效率，优化了工作流程，对于房地产档案管理人员来说是非常有效的技术支持，这也充分证明了，数字化技术可以顺应时代发展，迎合历史新需求，所以，这就要求房地产档案管理要不断寻求数字化技术的有效运用与创新。

关键词：房地产档案管理；数字化技术；应用

一、房地产档案管理的特点

明确房地产档案管理特点有利于进一步分析数字化管理的相关应用，也可以通过其特点找到更加符合数字化发展的有效模式。首先，房地产档案不同于其他行业档案管理，其更加具有项目性和专业性。房地产档案管理过程中重点突出的是其专业性与项目性，从专业性角度看，房地产档案管理过程往往是记录历史事实的过程，对于房地产管理活动来说能够提高其有效性，这样收集档案过程也是专业性操作过程，尤其在一些专业活动项目中，可以说具有将强的专业性。另外从项目性方面看，房地产档案管理过程中主要是按照一定项目进行，管理过程中，也会按一定项目进行。所以在房地产数字化发展过程中要重视这两方面内容，积极给予完善，同时也要重视这对两个特性的理解。其次，房地产档案管理也具有分散性和集中性。在房地产档案管理方面，因每一项档案内容都有所差异，并且多呈现出的是分散性与集中性，房地產管理过程中，不同资料都要进行分散录入与管理，但在整体发展过程中，也要实现统一管理，这就要求资料需要统一集中管理，这就形成了管理的集中性，只有通过分散性与集中性的管理才能提高档案管理的有效性，数字化档案管理也要给予重视。

二、档案数字化在房地产档案管理中的应用分析

（一）设置档案检索和查询方面的应用

数字化技术在房地产档案管理中作出了巨大的贡献，同时也发挥着至关重要的作用。设置档案检索和查询是其最为突出的一点，传统的档案查询过程复杂、耗时费力。现如今在房地产档案管理中设置了档案检索和查询，不仅将这一工作化繁为简，更减少了对房地产档案工作的限制。这也让房地产管理工作的效率大大提升。

（二）设置系统权限方面的应用

在房地产档案管理中对于信息资料要做到要完善、保密，基于这一要求我们应该在房地产档案管理中设置系统权限。这不仅能够增强房地产档案的安全程度，也能够提高档案管理的效果。在房地产档案管理中应用数字化技术来对各个环节更加清楚地划分，说明系统安全权限的设置是必要的，这也能够让管理人员对于房地产档案的管理更加清晰明了。

（三）档案统计方面的应用

近年来，房地产行业在不断地发展，所产生的工作需求也需要更加先进的相关技术来得以满足。所以，我们要将数字化技术应用于房地产档案管理。设置档案统计方面的应用，明确房地产档案的管理模式，让房地产档案管理实现合理编排、科学分类。数字化技术的引用可以改善传统管理模式所带来的弊端，其管理水平能够有效提高，也减少了统计工作的压力，更加提升了统计效率。

（四）档案分析方面的应用

根据对档案的整理和分析所产生的有用信息就是档案分析，这些信息使人们能够进行研究活动。数字化技术与传统分析方法相比较而言，能够大大缩短分析所用的时间，并且能够提高分析结果的准确性。

（五）将数据网络建设完全

为了更好的将数字化管理应用于房地产档案的管理过程中，我们可以主要从以下两点出发：一是要建立一个数据库，可以通过扫描仪扫描文件直接将数据录入计算机，通过扫描的数据可以建立成一个房地产档案数据库。其次，应当在房地产档案信息数字化管理的过程中建立传输平台，当完善的数据库建立时，应当频繁有效地利用房地产档案数据库，以实现其价值为中心。如此才能保证，用户在使用信息时能够有效的防止文件信息在传输过程中丢失，修改或被盗。

三、房地产档案管理中使用数字化技术应注意的问题

（一）调整管理人员知识结构

数字化技术采用的是先进的计算机管理软件，在此过程中，需要引入大量的技术型人才，所以房地产档案管理过程中应该重视人员结构的调整，这样才能提高管理水平，在技术人员培养过程中，也要重视对其进行设备管理养护技术的培养，包括一些简单的修理工作，都要进行培训，这也是保证房地产档案数字化管理设备有效运行的前提，此外，可以定期进行人员知识结构的完善，推动数字化档案管理工作的进一步实施。

（二）关注传统与数字化的关系

数字化档案在储存过程中需要利用数字化措施，包括硬盘等方面的设备，在实际与传统档案进行转换过程中，应该重视数据的有效保存，也要积极提高数据输入的准确性，这种发展与转换过程中需要一定的信息技术，包括转换过程中的载体、介质等等条件，都要以真实性为主，积极改变档案管理人员的思想，通过进一步利用好电子档案数据，不断提高电子档案管理与纸质档案管理的优势，这样也便于更好的促进房地产档案管理有效进行。

（三）建立数据化的系统和完善的内部平台

在房地产领域，信息与数据是重要的财产，关系着人们利益，从房地产交易过程看，也是个人经济能力与财产信息的情况统计，可以从房地产档案资源上了解到一个人的资本情况，所以要通过建立数据化的系统，通过内部平台的搭建，提高房地产管理的有效性与安全性。在工作管理过程中，数据的传输效果与其质量有着必然联系，通过房地产数字化技术的运用，实现了数据传输平台的构建，可以保障数据传输的高速性。为提高数字化管理效率，要重视一下两点内容：首先，对于数据库的组建，需要利用扫描技术，把扫描的资料进行数据库组建，利用该形式，提高工作人员工作效率，也减少出错率。其次，以有效的传输平台构建为要求，把房地产档案信息管理工作进行数字化整合，利用有效优化，实现传输的有效性，以此搭建更好的内部平台，通过建立具有一定价值性的中心系统，保证传输数据的高效性与保密性，避免被利用或盗取。

结束语

将数字化管理运用到房地产档案管理中，建立房产影像化档案库，可以使得数据查询和保存更为的方便，更便于向各级政府、社会公众提供真实准确的房产登记信息，同时也为今后全国统一的不动产系统能顺利开展打好基础，更好地服务于不动产档案管理工作。

参考文献：

[1]寇杨.档案网络信息安全保障体系建设探讨.管理观察，2017-26

[2]朱春丽.数字化信息在企业技术创新和管理中的作用[J].硅谷，2017-04