高校档案信息化系统架构与实现方法探讨

摘要：高校档案管理以往的方式都是将纸质版的档案存放在档案保管室，这样使得每次对于档案的查询与管理都是一项繁重的任务。随着信息化发展的不断加速，高校档案管理的信息化发展是必然的过程，其档案的信息化需要与时俱进。如今高校的档案管理信息化严重滞后，已经成为档案管理发展的障碍。高校档案的信息化作为教育档案研究的重点，对于如何解决档案信息化进程面临的难题以及档案信息化系统的实现，基于云计算技术是实现高校档案信息化发展最好的解决方法。

关键词：高校档案管理；信息化；云计算；系统架构；实现方法

云计算技术是一种基于网格计算、分布式计算、并行计算和效用计算基础上提出的新型的计算模型和服务模型的计算技术。云计算技术的原理是云计算通过网络将某种计算作业分布到众多的分布式计算机上，用户可以通过网络中央虚拟化的资源池根据自己的需求把任务分布到不同的应用服务，继而根据自己的不同的需求访问不同的计算机系统与存储资源。高校档案信息化系统需要云计算技术的应用，基于云计算实现高校档案的信息化，利用云服务在数据中运用的作用，在这种模式下，用户只要在有互联网的情况下，手持各种智能数据终端可以通过云服务随时随地地访问档案，将大大方便高校档案的管理，并且提高档案信息化资源的利用率。

一、 基于云计算高校档案信息系统的应用意义

高校在档案的信息化过程中会面临着诸多难题，例如：档案数据收集不齐全、档案整理的不规范以及档案信息数据利用率低等诸多问题，利用云计算可以很好地解決这些问题，云计算拥有安全的数据存储、强大的数据分析能力和高效的数据处理等特点。在档案的信息化过程中数据录入、资料整理等需要耗费大量的人力与物力，而且效率不高，使用云计算可以大大简化档案信息化的过程，并且大量的档案数据与处理可以使用云计算技术提供并解决。云计算在高校档案信息化中的应用有如下有点：首先，依托云计算强大的数据存储与高效的数据处理能力将海量的档案信息资源收集处理，并且将繁杂的信息通过数据处理从而变得简单明了。其次，应用云计算的档案信息化系统提高了档案的利用效率。基于强大的云服务，使得档案信息化不再局限于某个地方，实现云环境下管理者与使用者共同对信息的传递与分享，这些都在很大程度上提高了档案信息的利用率。最后，有了云计算的加入，众多繁杂而又枯燥重复的工作可以由云计算完成，解放了高校档案管理人员的工作量，并且云计算的加入使得档案信息化操作趋于简单，方便了档案工作人员与使用者的操作。

二、 系统架构设计

基础设施的服务、平台的服务以及软件的服务是云计算主要的几个层次服务，与之对应的是厂商提供的基础设施服务、软件应用提供的服务以及软件开发平台提供的服务。

1. 基础设施层

系统的整个资源由基础设施成提供，主要运用了虚拟化技术对资源进行分割，从而形成众多的资源池，这样做的好处是有利于文件的复制与信息的备份。

2. 平台层

许多文件共享的程序应用由平台层提供，可以整合现有的应用程序在此基础上运行新的应用程序，都包括文件接收、文件管理以及文件访问等功能。

3. 应用层

为用户提供了各种基于文件的信息服务由应用层提供，根据用户不同的需求提供相应的服务。例如，为文件显示、数字文件服务、文件服务和数字档案等提供一个全面的平台。

4. 最终用户层

计算机端与移动端是终端的两大组成，计算机端主要是为信息的处理与功能的实现提供平台；移动端设备，它可以接入多种网络，利用云计算机技术的平台服务可以在拥有互联网的基础上随时随地享受档案信息化的服务。

三、 系统功能的实现

依托于云计算的高校档案信息化系统，利用云计算存储安全性强、数据分析处理性强和数据利用效率高等特点可以对高校档案按照信息化收集、处理与管理信息。实现高校档案管理的便捷使用、安全存储、高效处理与资源共享。针对这些功能的实现，下面对实现的方法做以探讨。

1. 档案信息化系统的功能

档案信息的处理部分、档案信息的存储部分、档案信息综合使用以及档案信息的展示部分是组成档案信息化的四大部分，下面对这四大部分逐一展开探讨。

（1）档案信息的处理

利用云计算对数据的强大处理能力实现对海量档案信息的处理，并且可以对档案信息进行汇总分类。

（2）档案信息的存储

信息化档案中包含了声音、文字、图像、视屏等众多数据，首先云计算的技术可以对档案信息进行分类，依据不同的格式分配不同的资源，尽可能地使用最少的空间存储更多的容量。

（3）档案信息系统综合使用

对于档案信息的使用，首先在档案信息数据的安全性方面，可以对档案信息数据在云计算环境下设立专门的数据中心实施全面的监控，并且加以严格的权限管理。还可以使用数字密码、防火墙、传输的加密等多种安全措施为档案信息数据的安全建立一道最安全、坚固的防盗门。云计算主要的优势是具有广泛的网络接入能力，人们可以随时随地运用各种终端访问档案信息，利用云计算实现海量数据的互访与资源共享，大大方便了用户的使用与体验感受。

（4）档案信息系统的展示

制作一个具有动画演示的flash，对基于云计算的档案信息化进行全面地展示与讲解，直观地让人们感受到档案信息化管理相比于传统的档案管理带来的多种优势。

四、 结束语

传统档案的管理已经远远跟不上时代的发展，需要对其进行信息化的改造。基于云计算的高校档案信息化是对传统档案的一次重大突破，借助信息化的优势实现档案信息化发展。本文主要介绍了高校档案信息化系统架构与实现方法，云计算技术在档案信息化中的应用是实现方法的主要技术。

综上所述，云计算技术在高校档案信息化系统的应用，为档案信息化管理带来诸多优势，凭借其安全的数据存储、强大的数据分析与高效的数据处理能力使得云计算技术在档案行业的应用不断地深入，云计算技术的加入极大地促进了高校档案信息化进程。

参考文献：

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[4]王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究[J].华北水利水电学院学报（社科版），2015，（05）：44-46.

作者简介：

闵丽娟，助理馆员，黑龙江省哈尔滨市，哈尔滨华德学院。