探究“互联网+”时代的档案管理方式

2018-03-20姚德运

数字通信世界 2018年7期

关键词：档案资料互联网+档案管理

姚德运

（巨野县党史委，菏泽 274900）

1 档案管理信息化的意义

1.1 更加全面的档案资料采集

信息化的档案管理，能够优化传统的纸质档案，采用更丰富的音频档案资料形式，使档案资料连接形成一个整体，极大地节约了档案采集成本，使档案资料采集更加完整和全面。

1.2 更广泛的服务范畴

在网络档案管理平台下，利用网络共享的优势，可以为更多的档案资料需求者服务，提高档案资料的服务性能，促进各方面档案信息的融合，发掘不同档案资料平台之间交互、合作价值。

1.3 快捷的档案搜索和查找

在相对应的档案管理搜索引擎下，用户可以在自己所拥有的权限内对档案资料进行查找和阅览，能够有效的节省工作人员的时间和精力，简单快地获得相关信息，提高档案资料的查找效率，提升档案管理的质量，快速实现档案资料的价值。

2 在“互联网+”时代档案管理存在的问题

2.1 档案资料录入缺乏标准和规范化

档案管理工作的基础就是标准和规范化，但在互联网+时代，档案管理的基础工作并没有做好，无论是在信息统计采集还是网络建设上，形式和内容要求都由明显的不一样，导致网络档案资料的规范和共享性较差，无法适应档案信息资源的共享要求。目前，我国还没有形成统一的档案信息录入标准，严重地影响了我国档案管理方式进一步的发展。

2.2 网络安全决定档案管理的安全性

随着互联网时代的发展，办公自动化程度越来越高，导致档案泄密的隐患不断加大。由于档案资源自身存在的安全漏洞，使其面临更多类型的安全问题，比如篡改、脚本攻击等，导致档案平台失去控制权限，信息被窃取，甚至出现长期的潜在监控问题。在我国，很多单位组织的档案保存环境都非常差，甚至某些单位认为档案管理没有关系到经济利益而放松保护措施，对网络档案信息的安全造成了严重的威胁。

3 “互联网+”时代档案管理的对策与方式

3.1 档案资源本身的数字化

现代化的档案信息化是一个大型且系统的工程，档案的管理不仅仅局限在整理和保存工作，也包括了数据档案的索引创建、纸质内容的电子化以及档案按图索骥和分类工作。档案的信息化仅仅依靠现有的目录来查询是远远不够的，应当充分利用好数字档案和资源的内在联系，为所有用户提供一个有价值方便快捷的信息服务，这才是当前信息化档案管理的根本目的。另外，档案资源的数据库的建设也是一个刻不容缓的任务。想要建设成一个系统的现代化档案管理部门，不能仅仅依靠纸质档文字构成，更应该包括声音、录像、电子等影像以及信息化的资料。运用当前的主流多媒体数据库作为引导，能够很好地解决多元化电子时代档案管理和储存工作。档案数据库的建成，不能能够为档案的存储和查阅提供各种快捷有力的数字服务基础，更是能够满足社会不断飞速发展的一个基础性建设。

3.2 档案管理的在线服务

利用互联网技术可以建立起一个健全的电子档案网站，并能够开展各项网络服务，档案管理部门利用更少的人力可以组织更大的网上数据和信息服务，为用户提供更加便利的服务。不仅仅是普通民众，各单位的信息部门也可以加强互相之间的联系与沟通，利用管理数据中心，实现文件随时查阅，电子文件信息随时共享等。另外通过网上咨询和在线服务，不仅仅节省了人力，更方便了用户的便捷体验，提高了效率。用过互联网上的档案管理部门汇编的专题，提供给用户电子邮箱等服务来满足用户的需求，提到服务水平以及工作效率。

另外，管理人员工作内容的改变势必会带来观念的冲突，解决好档案管理人员的管理观念，塑造新的互联网管理思想也是档案管理任务转型的工作之一，应当运用现代化技术手段提高从业人员的素质和管理理念，提高为用户服务的意识。