基于OA的ERP系统信息集成

2018-03-19许佳

电脑知识与技术 2018年4期

许佳

摘要：OA，以前常叫无纸化办公，现在大多叫办公自动化。ERP是一种在企业管理中应用较先进成功的管理模式，企业借助ERP，可使其管理水平上升到一个高度。OA与ERP系统实现集成后，可实现以开放体系结构为目标，在更广的范围内，灵活地与其它软件集成，也使OA在信息化的发展之路上迈开更大的步伐。数据是OA和ERP系统整合的核心，当今企业的信息化建设在协同办公中显得越来越重要，为消除企业资源浪费、信息孤岛等现象，实现资源高度共享，成为了信息化的主要方向。

关键词：OA；ERP；系统整合；开放体系；资源高度共享；信息化

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）04-0250-02

Information Integration of ERP System Based on OA

XU Jia

（Shanghai China Maritime Museum， Shanghai 201306， China）

Abstract： OA， formerly called paperless office， is now mostly called office automation. ERP is a more advanced and successful management model in enterprise management. With the help of ERP， the enterprise can raise its management level to a high level. The integration of OA and ERP system can achieve the goal of open architecture， and flexibly integrate with other software in a wider range， and also make OA take a larger step in the development of information technology. Data is the core of the integration of OA and ERP system. Nowadays， the information construction of enterprises is becoming more and more important in collaborative office. In order to eliminate the phenomenon of resource wasting， information isolated island and so on， it has become the main direction of informatization.

Key words： OA； ERP； System integration； open system； high sharing of resources； information technology

1 OA概述

OA是信息化管理的基礎，也可以说是企业信息化的基石。从目前企业信息化的程度来看，在企业中应用OA可以实现单位内部信息发布和交流，这大大提高了员工的工作效率，对于提高组织管理的科学化和规范化也有着明显的成效。

OA的定位正随着用户需求的变化而不断向着综合性，管理型的系统变化。以前的办公流程我们可以单纯地理解为是几台复印机，传真机在处理着文件的复制和周转，手工处理那些繁杂、重复的文件。而进入了办公自动化之后，改变了过去复杂、低效的手工办公方式，以网络为基础，以计算机为中心，基于工作流的概念，采用一系列现代化的办公设备和通讯工具使内部工作人员快捷高效地处理各类事务，对内架起一个沟通的桥梁，对外开辟一个联系的渠道。

单位投入使用了OA，为工作人员创造了优良的集成化办公环境，为单位组织的信息化建设和业务的蓬勃发展提供了有利的平台。OA已能初步满足我们日常的办公需求，有功能多样、界面友好、操作简便、维护方便等特点。可实现的功能：信息浏览、公文流转、用车申请、内部邮箱、日程安排、档案整理、会议室预定和设备报修等。

OA系统为我们日常办公事务实现了自动化，提供了即时消息，知识共享、互相交流与学习的良好平台。系统中公文流转、用车管理、会议室管理采用工作流技术，也正是这技术构成了OA的核心，在网上完成审批流程，改变了传统的纸质公文流转模式，无需工作人员奔走各级部门，使单位内外部的收发文、文件审批，车辆和会议室申请实现了无纸化，规范了审批流程。

当OA越来越趋于成熟化，它的功能也会慢慢地被挖掘。其实OA远不止我们现在所使用的这些功能，它还可以实现模块：人事管理、财务管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、视频会议等。要使OA实现更多的功能，必要时需要整合不同的系统，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表，达到数据共享的目的。

2 OA和ERP系统的整合

ERP（Enterprise Resource Planning），是指企业对已有资源进行重新规划，ERP是当今国际上较流行的企业管理模式，需要运用信息技术等手段，对企业资源进行系统管理，所以说是信息技术和现代管理思想的统一，跨越传统企业边界，为实现企业的经营目的而运行的一套管理工具。

ERP是以业务逻辑和数据为核心，来完成企业系统的数据流通过程。相信很多有过ERP系统使用或维护经验的人在使用OA后会产生这样的疑问：OA与ERP软件所能提供的功能是否有相似之处？那OA是否可以被ERP系统来替代呢？这两者存在着联系和区别。可以这样来说，两者之间的联系都是属于信息化的产品。OA侧重于办公管理，ERP系统则侧重于业务管理，大多被使用在生产制造企业居多，但是这两者可以集成的话，可以减少许多管理的漏洞和死角。但是目前，OA相比庞大的ERP系统来说，是一个投入不大、操作简单、便于维护的系统。

事实上，OA也正是向着更高、更深的层次发展，它从基本的信息发布、公文审批、文件管理到数据整合，功能自定义等不断地在满足着单位和用户的综合性需求。然而，ERP系统的确是个非常好用，扩展性能极强的系统，甚至可以包括OA的管理范围，也是挖掘内部业务数据的高手，从财务管理，采购管理，利润管理，物品进销存等方面出发可以提供一个完整的，以客户为中心的电子商务解决方案。我们可以考虑利用ERP系统与OA的集成，实现办公自动化与管理协同，办公与营销结合的目的。 OA可以实现有关支付流程的审批，ERP系统形成发票，完成数据的处理和统计工作，使两者融合协同，互为促进。

ERP系统有它的缺点，就是个性化太少，在流程管理方面有时有点固化，往往需要二次开发才能满足当今企业复杂的工作流要求，二次开发又需要大量的专业人才队伍，且开发技术方面难度较大，企业的运维成本也相当的高。OA在这方面较有优势，它虽然不适合来管理大型企业的业务流程，但它有较高的灵活性和交互性，较适合应用于企业的工作流中。两者整合将很好地解决和弥补各自的劣势。

ERP系统和OA整合后，可以将资源共享的优势发挥到最大，达到整合软件服务和实现松耦合的集成化。使得ERP的每个功能业务通过工作流的模式灵活地进行活动：

1）实现数据资源的共享，OA将调用ERP系统中的数据，ERP系统也能得到OA发来的反馈信息。

2）高效、實时传输数据，在系统内部自动形成数据的加工过程，实现数据的及时性和完整性。

3）统一管理系统账户权限，严格管控系统安全性。

4）提高系统中各报表数据的完整性和精确度，使得OA和ERP系统中的各类数据来自于同一数据库。

3 整合后的OA开放体系结构维护

谈完了上述有关OA与ERP系统集成的问题后，也不能忽视OA本身的“根基”作用。OA是以开放体系结构为目标，同时追求系统的可扩展性，有着易集成、模块化的结构设计特性，同时保证每个模块在功能上是独立的，这会便于系统日后的升级与扩展，为技术维护人员提供方便的二次开发平台。在日常的维护中我觉得需要做到：

1）熟悉系统的框架与结构设计，包括系统采用的架构模式、软硬件配置、组件技术、开发语言等。熟悉现有系统的业务功能，在需求调研阶段，提前考虑到企业内部存在的不断增长的新的业务需求，预留以后的功能扩展，定期优化现有模块。

2）遵循安全的、可管理、可持续发展的标准，合理制定组织架构的变化调整、用户的增删该维护规范。

3）做好系统的备份工作，定时备份数据、系统原代码、日志，现已做到数据库自动备份、代码定期备份的要求。同时制定数据灾难恢复方案，确保灾难发生时导致的损失最小。

4）做好网络安全防护，尽管现在外网和内网已实现物理隔离，仍需采取积极措施隔离互联网带来的潜在危险。从防火墙、操作系统、数据保密性、OA安全性设计等方面出发保证系统运行正常。单位内部全部使用正版软件，内网建立自动补丁分发、系统升级，主动发现、修复系统安全漏洞和隐患。

4 结束语