新时期加强档案安全管理的思考

文/杨 红

高校档案中有关教学、科研、学校历史、著名人物等方面的信息资源，对学生的思想道德、科学文化和艺术审美等都具有非常重要的教育意义。高校档案馆应丰富馆藏和强化利用，提高参与意识并加大档案宣传，充分利用信息化手段实现高校档案的教育功能

档案真实记录着党和国家方方面面的管理活动以及人民群众各方面的情况，它不仅为社会、经济、文化等各方面事业科学发展提供决策依据，还为维护党和国家、人民群众的根本利益提供了重要依据。认识到档案重要作用的同时，更应该认识到，保证档案实体和内容的安全是发挥档案参考和凭证作用的前提。同时，计算机网络技术的日益发达、档案数字化程度的不断提升，档案部门存在的各种安全隐患，使得档案信息资源的安全管理成为档案机构和档案管理人员不得不思考的问题。

一、档案安全管理的必要性

1.档案信息化对档案安全管理带来挑战

现代信息技术在档案事业中的应用催生了档案信息化，即在档案管理活动中应用现代信息技术，处理、管理档案信息资源并提供档案利用。要确保电子文件的齐全、完整、真实、有效，使现今的电子文件能在几十年甚至是几百年后还能被读取和利用；要将传统载体的档案加工成数字档案，并通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅览、下载等，就必须在电子文件的存储，档案数字化、电子化过程中加强安全管理。

2.档案部门存在各种安全隐患

据国家档案局对省级档案馆的安全督查情况及近几年曝光的档案安全事故来看，档案的不安全状况在许多档案馆（室）多多少少的存在着。譬如有的档案利用者在利用过程中窃取了档案原件，致使出现档案遗失的情况，或者档案被放错搞乱，使档案在下次利用中无法被准确提取到；部分档案长期处于外借状态，脱离了档案部门的监管；重要档案的原件在提供利用中仍被使用，加剧了对档案的损坏；档案部门没有及时修复已破损的档案；档案库房不符合建筑设计规范和建设标准，甚至出现屋顶漏水的状况，纸质档案生虫、发霉，直接威胁到了档案的安全；档案人员违反工作规定私自有偿向国外研究人员提供密级档案信息；对电子文件没有采取相应的保护措施和保密措施，部分档案馆（室）有相应措施同时存在措施不当的情况；部分档案工作人员安全意识淡薄，经常发生档案管理制度不完善、档案工作监管不到位的现象。要防止这些状况再次发生，加强档案安全管理、确保档案安全是很有必要的。

3.国际国内的安全形势对档案安全管理提出新要求

当前形势下，各个国家特别关注和重点争夺的战略性资源之一就是包括档案在内的各类信息资源，因此档案信息的安全问题就成了影响国家安全的不稳定因素之一，特别是新型电子档案信息的安全问题给新形势下档案安全工作带来了严峻的挑战。同时，地震、水灾、火灾等自然灾害对档案造成的破坏也时有发生，有的甚至是毁灭性的。因此，要防止国内外敌对势力窃取国家核心、机密档案信息，减少和预防人为因素、自然因素给档案带来的损害和破坏，必须加强档案安全管理。

4.新形势下党和国家对档案工作的新要求

中共中央办公厅、国务院办公厅在2014年下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，这反映了党和国家在全面深化改革，实现“两个一百年”目标的新形势下，对档案工作提出的新要求。《意见》在档案的安全体系建立健全方面提出：一是要加大档案工作安全保密执法检查的力度；二是要逐步完善涉及档案安全保密的相关管理制度；三是要着力改善档案保管保密的硬件设施，并采取异地异质备份的措施保管重要、核心档案。《意见》还对保障档案信息安全做了特别强调。

二、档案安全管理存在的问题

1.档案安全管理制度不完善

我国在档案信息化建设进程中，国家法规方面仅有于1988年开始施行的《中华人民共和国档案法》、1999年修订发布的《中华人民共和国档案法实施办法》，行业标准有2008年发布的《档案馆建设标准》、2017年发布的《电子文件归档与管理规范》等少数法规和标准为档案安全保驾护航，没有专门出台针对新形势下档案安全管理的、措施较为全面的实施办法。因此，有必要制定有关档案安全的专门规章和具体制度。

2.档案信息化过程不可避免地存在不安全因素

档案信息化离不开电子环境、离不开网络，因此其不安全因素也如影随形。档案在电子环境中除了可能泄密外，还存在数字信息丢失、失真和不可用的风险。磁性和光学载体的存储密度很高，但丢失一张光盘可能就意味着丢失了上千份档案的信息。四通八达的网络为合法利用者提供利用的同时，也为档案信息的修改、删除、泄密等非法利用提供了可乘之机。

3.档案设施投入不足，档案工作者的安全意识有待加强

部分档案馆（室）没有建立健全档案安全防范体系，没有符合规范和标准的库房，安全配套设施不齐全，相关档案安全管理制度跟不上。档案工作人员在档案的收集、整理、保管、利用等全过程管理中科学化、规范化意识不强，不能严格执行档案工作相关标准和规范，管理不善、监管不力，给档案的安全造成威胁和不良后果。

三、加强档案安全管理的具体措施

1.建立、健全档案安全管理制度

在档案工作中，要严格执行国家现有的档案工作法规和标准，坚决杜绝不安全现象的发生。档案部门应根据本单位档案工作实际，及时建立和完善《档案库房安全管理制度》《电子文件及电子档案管理制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案安全应急管理制度》等管理制度，并把档案安全管理纳入到相关档案人员的工作职责和年终考核中。总之，从国家到各级各类档案馆（室），应建立起完整的关于档案安全保管的工作制度和标准，用于规范档案工作者和档案利用者的行为，避免人为因素给档案带来的损害，达到最大限度地保护档案的目的。

2.加强档案安全教育，增强安全防范技能

档案工作部门要结合档案工作实际，通过各种形式开展关于档案安全教育的宣传活动、业务培训，切实增强档案工作人员在档案安全管理方面的责任感、使命感，促进档案人员档案安全意识的提高。档案工作人员要自觉学习计算机网络技术，为档案信息安全管理提供技术保障。档案工作人员在开展档案工作中要以确保档案在档案管理全过程中的绝对安全为第一目标。

3.切实改善档案保管及档案保密的硬件设施

从建好保障档案安全的外围屏障方面入手，在档案馆和档案库房的建设上，严格按照国家《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》进行。在经济条件允许的情况下，给档案库房安装自动报警、自动灭火、自动温湿度调控设施。对涉密计算机房、保密室等采用信息屏蔽设施。在档案库房、阅档室等场所，安装监控设备。对涉密档案进行复印、扫描、存储、传真、缩微前，要对相应的设备进行安全检测，防止非法人员窃取档案信息。在档案管理过程中，要积极采用红外报警、指纹识别、脸部识别、虹膜识别、水印防伪、信息防火墙等先进的安全防范技术手段，确保所存档案安全保密。

4.做好重要档案的安全备份工作

在档案管理过程中，不可避免地会面临比如洪水、地震等不可抗拒的突发自然灾害或是人为灾害对档案的损毁。因此，对档案实行安全备份是必须采取的措施。无论是纸质档案，还是声像档案，都要按其重要程度，通过复制、数字化等手段备份。党政机关、企事业单位、社会组织的各类重要档案要交由县以上各级国家综合档案馆进行异地备份保管，同时要对重要电子档案采取异地异质备份保管措施，使党和国家重要档案处于绝对安全状态。

5.建立档案工作的监督、检查、自查机制

上一级档案行政管理部门应定期对所辖区域内的档案馆（室）开展档案工作检查，及时发现其档案工作各个环节中存在的安全隐患，并督促其整改。各级档案馆（室）也应经常性地开展档案安全自查，及时发现并排除隐患，严防在档案工作过程中发生档案丢失、损毁及泄密事件。