人事档案管理问题与对策

文/王 玲

传统的人事档案管理模式难以适应时代发展要求，应树立公共人事档案的理念，发挥人事档案的公共服务功能，建立健全人事档案审查制度，确保人事档案工作高效、优质、稳定地运行

人事档案是反映每个社会成员的学习、工作、奖惩以及道德表现的记录，这不仅与职位、头衔、政治观点、服务年限、账户等密切相关，而且对雇员来说还与各种国家福利以及安全密切相关，如保险、养老金以及医疗保健。因此，人事档案管理具有重要意义。本文论述了当前人事档案管理中存在的问题及相关对策。

一、人事档案的基本概念

人事档案是指记录个人道德风格、政治状况、经历以及其他个人状况的文件和材料。在评级、职称申报、养老保险以及其他相关证明中需要人事档案，因此它起到了基础、证书以及参考的作用。人事档案的作用主要体现在六个方面：一、保持个人原有的干部身份；二、办理个人退休手续时要核对档案记录；三、职称晋升的参考依据；四、工作调动的个人凭据；五、公务员招聘时需要人事档案证明个人身份；六、出入境以及公证，需要核对文件内容。

二、人事档案管理存在的问题

1.人事档案管理难以适应时代发展要求

传统的人事档案管理系统最早出现在延安时期，起初目的是加强对党员的管理。在计划经济时期，人事档案管理系统逐渐演变成控制个人的方法以及手段，受到越来越多的关注。人事档案反映了上级领导以及单位人事组织对个人的全面监督以及跟踪。

在计划经济时期，单位制、户籍制以及传统人事管理制度成为维持社会平稳发展的基础。随着我国经济社会的发展，单位制以及户籍制已经不适应时代发展的要求，正在逐步进行社会改革。在这种背景下，人才流动越来越多，传统的人事档案管理系统也与时俱进。由于传统的人事档案管理系统特别注重“集中统一分级负责制”，逐渐不符合时代发展要求，尤其是各级人才交流机构缺乏足够的独立决策权，导致执行不力。

传统人事档案管理中存在许多问题，如政治评论材料仍然占很大比例，以及评估材料、组织意见、个人总结等材料都是一样的，没有实际使用价值，反映政府官员真实能力以及水平的材料也很少。人事档案管理在信息技术方面相当繁琐以及落后，仍然是基于人工分拣，导致人事档案管理效率低下。现代社会人们对档案对应方的知情权有很高的要求，然而，人事档案管理系统对此并没有要求。根据调查结果，调查人员认为人事档案应该向档案对应方公开，这样他们就可以享受基本的知情权。一些人事档案管理部门仍然认为人事档案是控制政府机关干部流动的有效手段，限制了人才有序、合理地通过人事档案流动，人为地为人才制造障碍。因此，当前的人事档案管理系统需要彻底改革。目前依然存在档案管理部门设置“人才壁垒”，限制人才的合理流动。

2.人事档案管理难以有效遏制造假行为

作为权利构建的产品之一，人事档案表达了与权利同样的价值追求。在不同的时代、不同的国家以及不同的民族，人事档案以不同的方式表达，反映了他们各自的价值观。在如今的社会之中，每个社会人的档案由其相应的管理人员进行管控，这些人事档案管理员目前的管理相对粗放，其权利并未得到强有力的监督与管控，无论是来自上级监管部门、社会舆论或是监督举报都还未完善，因此人事档案管理部门利用其权利进行权利寻租、人事档案篡改、伪造等行为屡禁不止。同时虚假资历、虚假年龄以及虚假学历的情况也时有出现，造成这种现象的原因主要有档案归口制作部门恶意篡改、人事档案管理部门审计工作削弱以及当事人与有关部门暗中勾结，伪造篡改人事档案，对档案真实性造成恶劣影响。

三、解决人事档案管理问题的对策

1.树立公共人事档案的理念

公共人事档案的具体内容包括三个方面：一是各类社会流动人员的人事档案；二是非公共部门委托人才交流服务机构管理的人事档案；三是公共部门形成的人事档案，即公共企事业单位的人事档案、专业技术人员的人事档案、在校大中专院校学生的档案以及各类政府公务人员的人事档案。公共人事档案具有包容性、公共性以及人性，打破了传统人事档案是管理者以及前任私人财产的限制，成为权力控制的手段。公共人事档案将公共利益作为其基本原则以及宗旨，充分保障人事档案相对人的合法权利，如使用权、知情权、隐私权、申诉权、救济权，充分保障其合法权益。因此，公共人事档案的人性、公开性以及服务性是公共人事档案管理系统的核心价值。

2.发挥人事档案的公共服务功能

鉴于人事档案管理系统具有公开性、服务性以及人性化的特点，决定了人事档案的功能必须改变。传统人事档案显示出强大的政治控制功能，引起公众强烈不满。传统人事档案通常将组织评价作为衡量一个人能力、行为以及工作绩效的重要标准，并注重非民主的单位认同以及组织意见，从而限制了人员的职业生涯轨迹，引发人事档案功能发生改变。

人事档案管理中未被重视的公共性、服务性以及人性是公共人事档案追求的价值目标。人事档案管理系统通常强调保密胜于服务，政治胜于商业。人事档案管理工作是党和国家实现人事组织工作的重要途径，人事档案管理工作是直接为人事组织工作服务的，是人事组织工作工程中最重要、最常用的工具以及手段。目前学术界对人事档案管理的解读一般为，人事档案只能由负责组织人事工作的部门管理，仅能用于组织人事管理工作。一旦有人任意扩大人事档案的使用范围，将不可避免地产生负面影响，从而影响人民的主动性、社会的和谐与稳定，并对国家以及党的事业造成巨大损害。

3.建立健全人事档案的审查制度

人事档案从其社会信息角度上来说是公民的信用标志以及记录。公共人事档案的一个重要功能就是为全社会提供相关的公共服务功能。实现公共服务功能的信息材料经常反映在道德、勤奋、诚实、能力、表现等档案中。因此，审查道德、勤奋、诚实、能力以及表现的档案具有十分关键的社会学以及管理学意义。按照经济高效的管理理念，人事档案的审查应该基于信用记录、学术记录以及公民的道德能力等。