地方高校教学秘书工作困境及对策

王炳钧 张景童

摘 要：高校教学秘书是高等院校基层的教学管理者，担负着维持教学秩序稳定，保证教学工作顺利进行的重要责任。然而当前教学秘书工作的展开和进行出现了教学秘书科研能力较低、高校规范制度不健全、人员结构比例失调、受重视程度低等一系列问题，极大影响和限制了教学秘书的工作效率和工作积极性，严重阻碍了高校教学水平的提升。文章针对以上问题分析症结所在，并提出相应解决方案，以期提高高校教学工作的效率和质量，保证高校教学工作的顺利进行。

关键词：地方高校;教学秘书;教学管理

中图分类号：G647 文献标识码：A 收稿日期：2018-09-28

作者简介：王炳钧（1988—），男，吉林通化人，助教，硕士。

一、高校教学秘书工作现状

教学秘书在高等学校教学工作中扮演着极其重要的角色，根据学院各专业培养方案制订开学计划，编排课表，协助本院教师做好各项科研课题的申报工作，组织准备本学院的专业建设、各类教学检查，学院的质量监督问题，各类文件及教学材料的分类归档和汇总，及时将学校的各类通知转达给二级学院领导和教师，并将学院的意见、学生的学习状态反馈给学校及学院，以便学校进行决策，等等。随着高校转型发展，校企合作不断加深，对教学秘书的工作要求不断提高，而当前教学秘书受制于科研能力低下、学校规章制度缺失或不完善等因素，无法充分发挥自身能力，严重影响了高校教学管理水平的提升及自身的发展，亟待解决。

二、困境分析

针对教学秘书当前所处困境进行分析，以找到问题根源所在。

1.科研能力较低

第一，高校教学秘书工作具有复杂性、专业性、服务性的特点，需要投入巨大的精力，在日常工作中“疲于奔命”，忙于上传下达各项教学通知，组织学院各项教学活动的具体实施和运行，在工作之余很难有时间及精力进行自我提高和自我完善，导致其逐渐与自身专业知识脱节，专业科研能力不断减弱。第二，教学秘书职务为基层工作岗位，多由刚出校门的毕业生或年龄较大的退休返聘人员担任，前者初出茅庐缺乏实践经验，虽有一定科研能力，但难以对问题进行深入剖析解决，大部分停留在理论讨论阶段，后者限于年龄进取心及自身状态减退，虽有丰富經验但难以全身心投入，虽然具备丰富的一线教学实践经验，但难以将其升华为科研成果。第三，教学秘书作为教辅人员被排除在教师队伍之外，一般高校对教师的培训有较为完善的体系，能够保证其科研能力不断提升，而对教学秘书则缺少相应的关注。高校对教学秘书队伍采取“散养”的培养方式，将经费重点投入到教师的培养当中，诚然，此种做法在一定程度上能够在经费较为紧缺的情况下，最大化提高学校科研业绩水平，然而长此以往却对教学秘书个人的科研能力及科研热情造成了不可估量的破坏和影响，致使大部分人才由可以承担教学秘书工作成功转型为仅能承担教学秘书工作，造成一大批潜在科研人才的荒废。

2.规章制度亟待完善

高校教学秘书相应规范制度缺位。第一，教学秘书要做大量的基础工作，一个环节未做到位就会影响教学工作的顺利进行。笔者在查阅大量文献资料后发现大部分高校都未出台相应完善的管理条例，教学秘书的具体职责分配较为模糊，权力界限也不明确，在实际工作中教学秘书可以说是“面口袋”，各项工作都可以装进去，然而到底什么是教学秘书应该负责的并没有完整、细致的规定，有时候甚至工作的划分仅在领导的一句话之间，这就造成了教学秘书工作的不稳定性和不确定性，也极易造成工作中相互推诿的情况发生，极大影响了教学秘书的工作积极性，工作范围的不稳定不利于教学秘书工作能力的快速提升。第二，教学秘书的升迁以及职务调整缺乏相应依据，多数高校并未出台专门的教学秘书管理办法，少数虽有规定但点到即止流于形式，特别是教学秘书的职称评定标准各异、形式混乱饱受诟病，在很大程度上影响了教学秘书的工作状态，看不到职业前景只能另谋出路，这也是导致当前教学秘书岗位人员更替频繁的重要原因。

3.结构比例失调，分配标准缺失

第一，高校中教学秘书比例失调。高校教师及人员比在《普通高等学校基本办学条件指标（试行）》中有详细的规定和要求，生师比等国家规定标准进行判断，通过对生师比的调整达到教师人数的最优化配置，辅导员的人员分配一般以学院学生数量为依据进行判断，并且辅以绩效管理，对超出应管理学生数的部分以工资形式予以补偿，而当前多数高校教学秘书的人员数量认定，笔者通过各类文献引擎检索发现并无相应的具体办法及文件规定，仍机械地采用学院数量作为依据，不考虑各个学院的情况，“一刀切”地采取每个二级学院一名教学秘书的办法，致使“同工不同劳”“同酬不同工”的情况频频发生，规模较大的二级学院教学秘书所承担的工作量甚至可以达到其他规模较小学院同职人员的两到三倍，且因为缺乏绩效机制，在职称评定以及薪资上不会有任何优势和体现，这极大地伤害了教学秘书的工作情绪。第二，教学秘书在人员聘任及分配时，往往与自身专业脱节，在与其专业不符的二级学院工作是“正常现象”，学校通常认为教学秘书从事行政工作，其所学专业与从事工作关系不大，因此在人员聘任及分配时无需考虑专业问题。诚然，教学秘书日常处理的工作中多为行政性工作，与自身专业相关性较少，但长期跨专业领域的工作会导致其自身专业水平滞后、脱节，而科研水平作为职称评定中的重要项目，严重影响此类教学秘书在职称评定中的竞争力，且对其研究能力及专业水平的发展产生巨大的影响。

4.受重视程度低

教学秘书当前在高校中承担着极其重要的工作，可以说教学工作的顺利运行，离不开每一位教学秘书在工作岗位上的辛勤付出、无私奉献，然而当前在高校中教学秘书却得不到应有的重视。第一，薪资待遇较低。教学秘书需要每天坚守在学院工作的第一线，每时每刻都要关注学校的通知及动态，并第一时间转达给领导及学生，与此同时他们还要处理课程安排、考试安排、成绩录入、试卷论文保存、各类信息的汇总统计、教师工作量计算、甚至还要承担学院办公室的相应工作，在工作的高峰期甚至午休及下班期间仍要坚守在工作岗位，且教学秘书从事的工作多为行政性工作，无法直接或者间接转化为经济利益，因此出现了教学秘书“干多干少都一样”的奇怪现象，且在如此巨大的工作任务下教学秘书的薪资处于学校底层部分，在工作压力大、职责重、收益小，投入与产出不成比例的情况下，教学秘书的工作热情和工作态度受到了严重的打击和影响。第二，工作业绩不显著而责任巨大，教学秘书是教学运行过程中教师、学生、部门领导及各行政部门间的纽带和桥梁，工作具体且繁杂需要投入大量的时间及精力，特别在遇到紧急情况的时候更为考验教学秘书的问题处理能力，而这些投入和付出往往被认为是正常的教学秩序维护，是“分内”的工作，而一旦稍有疏忽或者遗漏，追责程度往往被认定为教学事故级别甚至被“一票否决”，在此种环境和情况下，教学秘书在工作中疲于奔命，畏首畏尾，工作积极性难以提高，对高校教学质量的提高更是无从谈起。

三、完善建议

1.定期培训，提高科研能力

第一，加强校内培训，定期组织邀请国内外各学科领域内知名学者进行科研讲座，增强对学科前沿信息的了解和认知，始终保持理论知识的前沿性。第二，对新进的教学秘书进行科研专项培训，例如课题的申报流程及技巧、专利的申请等，尽量结合被培训人员自身专业使培训具备针对性而不流于形式。针对教学秘书工作量大的情况，笔者建议每周选择固定时间举行科研讲座，并强制要求不得以任何工作理由缺席，保证制度的常态化习惯化，真正将科研水平科研氛围的提高落到实处，而不是仅仅以突击式、集中式的培训应付了事。第三，纠正“行政人员只要做好行政就可以了”的错误观念，科研与行政管理并非绝对的泾渭分明，许多工作在行政岗位第一线的人员同时也是非常优秀的科研工作者，机械地将其割裂仅执其一端是形而上学，也是对人才的极大浪费，科研水平是衡量一所大学综合素质的重要指标，充分发挥每一位在校工作人员的科研热情才能最大限度地提升高校自身实力。

2.制订完善规章制度

第一，完整化、精细化高校教学秘书的管理条例，对于教学秘书的工作内容及责任划分予以规定确认，加强其工作内容的稳定性，使其可以更加合理地规划和安排工作进度，提高工作的效率保证教学质量，并在工作之余学习提升自身能力或从事教学及其他科研等活动。第二，完善高校教学秘书的职称评定程序，以其职务的特殊性应当单独予以规定，出台专门的规范文件，对评定标准程序要求等做细致化的规定，对教学秘书工作的晋升方向及可能明确化，并在入职时以培训的方式进行讲解和说明，确保每一位教学秘书都对自己的职业前景了解，而不是“两眼一抹黑”的投入和努力最后却不知道“路在何方”，完善相应规章制度为其指明前进的方向，做好职业规划才能从根本上调动高校秘书的工作热情，从而提高学校整体的教学工作质量。

3.根据服务群体量化结构

第一，参考高校辅导员及教师任职人数认定规则，根据学院人数、专业数量等因素量化教学秘书任职人数，根据学院的具体工作情况确认教学秘书的人数配置同时设置相应的绩效制度，由于条件限制或者其他原因导致教学秘书承担超出自身应承担工作量的部分，应当予以薪资补偿或者在职称评定时予以加分考虑，具体标准可以参照同级教师及辅导员绩效标准，保证同工同酬多劳多得的分配方式，提高和刺激教学秘书的工作热情和积极性。第二，在教学秘书的聘任及学院分配时，尽量选择相同或相近专业，减小学科跨度极大等情况出现，一方面教学秘书处理学院日常性教学工作对本专业学科了解，有利于教学工作的深入及展开，另一方面也有利于教学秘书保持对自身专业的热情，在工作同时不断提高自身的专业及科研水平，改变行政人员由“可以从事行政工作”到“只能从事行政工作”的悲剧。

4.转变观念加强扶持

高校教学秘书的种种困境，根本原因在于重教学轻行政、行政与教学绝对独立的错误理念，在此种观念的引导下，对于教学秘书的定位及认知发生了偏差，片面强调其职务行政性，其他一概不予考虑，导致了当前高校教学秘书职务的一系列问题出现。笔者认为应当转变观念并对当前政策予以调整修正。适当调整薪资待遇，引入绩效机制。对教学秘书的各项常规性工作予以绩效考评，如课表编排、组织考试等，并根据结果予以相應奖励，明确工作质量，完成效率与薪资之间的量化关系，调动工作的主动性和自觉性，从而提高高校的教学质量。

参考文献：

[1]姜 雪.地方高校研究生教学秘书工作困境及对策[J].继续教育研究，2016（10）：107-108.

[2]刘 晶.高校教学秘书工作规范化探析[J].黑龙江高教研究，2016（2）.