学校档案信息化管理中的问题和对策探析

何青

（临沧市第一中学，云南临沧 677000）

学校档案信息化管理是以纸质档案为基础，以档案数字化、计算机网络化、档案管理系统化为工具，以更好地保存档案、服务学校师生利用为目的的系统工程。学校档案信息化管理技术正不断进步，但是由于起步较晚，相关管理经验还不成熟，所以目前学校的档案信息化管理工作还存在一些不足。

1 学校档案信息化管理的重要性

（1）档案信息化管理是学校整体发展的需求。随着现代化信息技术的不断成熟和发展，档案信息化、数字化势在必行。档案管理系统信息化、数字化，在实现了学校整体办公自动化的同时，也将学校档案工作的整体水平提升到了新的层次。

（2）档案信息管理双轨制，对纸质档案起到保护作用，档案信息化、数字化系统的建设，使档案的利用过程不再仅限于对纸质档案的依赖。师生可以通过数据库中的电子档案获得所需的档案信息，不必再翻阅纸质档案，方便查找利用，又保护了纸质档案。

（3）档案工作管理服务模式改变，工作效率显著提高，彻底改变了档案的检索方式和利用方式，提高了工作效率，拓宽了服务领域。

2 学校档案信息化管理建设中存在的问题

（1）领导及档案管理人员对档案信息化建设的重视程度不够。档案信息化建设由硬件、软件和人员共同来实现，一些学校或因奖金投入不够，或因档案管理人员对信息化建设不重视，仍然采用传统方式开展档案管理，局限于采用人工方式进行资料收集、编号、整理和归档，忽视现代信息技术的应用，未能建立有效的数据库，不利于档案数据和信息资料查询，不仅难以推动档案信息化建设，还影响档案管理水平提高。

（2）档案信息化管理的覆盖范围不完整，管理制度不完善。学校档案的归档及管理分散，比如教务处的教师业务档案、学生学籍档案；后勤处的基建档案、会计档案；信息技术处的声像档案等等，这些门类的档案由于产生的处室不同，由不同的人员兼管，这些门类的档案建设与开发利用缺乏联系，没有形成一个整体，数据库缺乏整体性，无法实现规范化控制。缺乏完善的管理制度导致档案信息化工作不规范，管理人员在录入档案信息时不认真、不规范，不能确保档案信息化的真实性。大多数学校还未能按要求开展档案的数字化加工工作。

（3）档案管理人员的素质与数量不足。档案管理人员的综合素质和职业能力直接关系到档案事业的发展。现今档案信息化管理，是一项不仅需要扎实的档案专业知识且需要具备一定的计算机软件应用知识，但目前相关人员的素质偏低，思想观念比较落后，未能严格遵循规章制度。且现在学校档案管理人员兼职情况比较多，并不是专业出身，缺乏较高的整体素质。因为身兼多职，导致工作量大，工作杂，以至于多数档案人员业务不精，工作上随意性较强。还有些学校的档案管理岗位人员变动大，工作缺乏连续性。

3 学校档案管理信息化建设策略探析

3.1 提高思想认识，推动档案信息化和管理建设

学校管理人员必须提高认识，明确管理目标和要求，应当要从观念方面提升档案信息化管理建设的重要性及必要性，推动档案信息化管理建设进程，促进管理水平提高，并在制度、人员、奖金等方面加大支持力度。档案工作是一个长期的工作，是一个需是日常积累的过程。档案信息化的建设正是将档案这个巨大的原始信息源组织起来，准确查找、方便编研、辅助决策，便于利用。应该让学校工作员意识到档案的理要性，有利于学校档案信息化建设的顺利进行。

3.2 增强对档案信息化管理设备的引进

增加奖金投入，为计算机设备购置、数据库建设、管理人员工作、制度建设等提供奖金支持，不断建立健全信息化管理平台，在硬件方面，要确保充足奖金，购置信息管理软件、传真机、摄像机、扫描仪、计算机、打印机、存储器等等专业设备，满足各项工作需要，是加快信息化建设，提高档案管理水平的必备物质条件。

3.3 培养专业的档案管理人才

信息化的档案管理水平取决于档案管理人才的专业能力，所以要想提高学校中档案管理的信息化建设水平，就需要加强对档案信息化管理建设人才的培养。目前学校信息化管理工作的核心内容是对计算机的应用和操作。为了保证计算机系统中档案数据资料能够被长期的应用与保留，学校中的档案信息管理者必须掌握足够的现代化档案管理方法，即计算机电子文件的归档和管理能力。档案信息化建设是一个长期的过程，加强档案工作人员的信息化建设能力的主要方法是培训，必须接受有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术、档案专业等知识的培训。在培养专职档案员的同时，也要重视兼职档案员的培养。档案信息化是一个系统工程，需要学校各部门的共同支持。在某种程度上说，兼职档案员的工作能力和水平影响了学校档案工作的整体水平。学校同时应实施一定的绩效考评制度，提高档案管理者的工作积极性。

4 建立完善的档案信息化管理机制

档案信息化建设要统一规划，完善规章制度，做到有章可循。学校档案信息化建设的目的，是为了将档案信息资源科学的整合，方便统计和查询，更好地为各级领导和广大师生服务。学校的档案信息化管理系统要和上级业务部门的管理系统兼容，实现共享。规范档案信息化工作，统一规划、统一标准、统一规范，规范录入信息，确保档案信息的真实性，录入电子档案信息时，要仔细校对所录入的电子档案信息内容，进行严格的审核，避免出现错误的电子档案信息，确保档案信息的真实性和准确性。档案数字化加工的各项相关技术要求很严格，如果档案管理人员没有这方面的专业技能，建议采用外包的方式，交给由当地档案部门指定的具有数字化加工资质的专业机构加工处理，档案管理人员要对加工好的数据库里的档案信息和纸质的档案材料逐条逐页进行认真核对，并做好核对记录，对不符合要求的及时反馈整改，这样才能保证数据库里的数据真实可靠。统一管理学校各类门类的档案，完善学校档案数据库的门类及存量。

5 结语

综上所述，信息化的档案管理是学校档案管理工作发展的必然趋势，学校档案信息化的建设与开发利用是一项系统复杂的长期工作，需要学校层面、档案管理人员与广大师生的通力协作，其最终目标是要实现档案信息数字化、档案信息管理规范化、档案信息服务网络化，使档案的保存、传递、利用更加科学、更加便捷，通过信息化的建设，使得档案管理工作效率得到提升。与时俱进、统筹发展是档案信息化建设必须遵循的原则，学校应该针对目前档案信息化建设中存在的问题与不足，从档案工作的各个方面融入信息化发展的理念，加快推进学校档案信息化管理标准化、规范化发展。