高校院系资料室管理对策浅析

申红利

摘 要：高校院系资料室是高校院系建设不可缺少的一部分，是高校图书馆的补充和延伸，它在院系教学、科研及人才培养等方面有着非常重要的作用。通过分析高校设置院专资料室的意义和高校院系资料室存在的各种问题，提出一些切实可行的解决办法。

关键词：高校；院系资料室；资料室管理；现状；解决办法

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）33-0184-02

一、高校设置院系资料室的意义

大多数高校都设有院系资料室，院系资料室是高校图书馆的重要分支，它在高校有著举足轻重的地位。高校院专资料室是根据院系的学科、教学、科研的特殊需要建立起来的，有很强大的专业特色，与高校图书馆相比它更有助于院系的教学和科研工作，它是高校图书馆的补充和延伸。它常常位于各院专的教学楼或者院系办公楼之中，有很强的地理位置优势，便于学院的教师和学生随时随地进行借阅。院系资料室里的图书文献资料专业性很强，很有针对性。它主要服务于本院的师生，院系资料员又是本院的职工，因此他们比校图书馆教师更了解本院的科研动态和师生的需求。很容易做到“为书找人，为人找书”，院系资料室在功能和服务上与图书馆形成有效的互补。院系资料室为高校院专教学、科研及人才培养提供了很好的保障。因其读者有共同的专业性，在资料室里读者可以共同探讨学术，交流思想，因此院系资料室也算的上是本院系教师和同学思想、学术、文化的交流中心。

二、高校院系资料室的现状及存在的问题

1.院系资料室的场地有限并且各方面都不受重视。院系资料室建设不受重视。学校对校图书馆都很重视，各个方面都加大投入，使其在品质上有了很大的提高，但是在院系领导者普遍都只重视教学和科研，对资料室为教学和科研服务的重要性没有很强烈的意识。资料室是花钱的地方，近年来书价也是水涨船高，高校资料室的经费普遍很少，特别是民办院校的资料室基本上没有固定的经费，它在院系里的成绩又不明显。因此，资料室在院里基本不受重视，但因为其特殊性又不能没有，所以往往安排在不起眼的角度。这就使资料室的基础设施不但陈旧而且场地也极其有限，基本无人问津。好多教师只听说过院系里有资料室，但大多数教师都不知道资料室在什么地方。院系的学生就更不用说了，好多院系的学生根本就没听说过有资料室这回事。有的即使知道有资料室但是空间狭窄没有阅览区域，况且现在网络环境下电子资源丰富，大部分教师又都没有什么空余时间，一般都利用网络资源查询资料，使院系资料室边缘化进一步加剧。

2.资料室工作人员流动性高，整体素质偏低。院系资料室的管理人员性质很模糊。院系资料室的管理人员在行政上隶属于院专，在业务上还要接受图书馆的指导，致使资料室管理人员的管理处于模糊地带。管理人员的素质也是参差不齐往往都是兼职，专职管理人员少之又少。还有一部分是领导家属，年纪大没有什么学历，只负责看门，其余的不过问。兼职教师工作忙事情多，加上资料室又不被重视，教师也就以学院的工作为主要核心工作，没有更多的精力放到资料室管理上，没法坐班，基本上也只是负责领取图书资料，看着门保证书不丢。有的把图书馆分配过去的图书资料领回去以后别说上架排号了，连捆都不拆，只堆挤在一块。一般院系资料室的资料管理人员都是兼职，特别是民办院校更是如此，一个人担任多项工作，工作量大，待遇又没有多大差别，因此人员流动性比较大。而且工作人员又普遍没有图书情报专业知识，或者缺乏图书情报这方面的专业知识培训。

3.资料室工作方法落后，文献资源浪费严重。首先，工作方法落后。院专各自设有资料室，但各院系没有考虑资料室的图书资料与学校其他院系及图书馆的资料共享。很多院系资料室没有安装借阅系统和相配套的打印、复印设备，使借阅方式还处在原始借阅，即手工记录阶段。其次，资料室的图书一般是根据院系专业需要采购的，图书资料专业性很强，又有针对性，由于院系的种种原因开放得很少，别说对学生，就是对教师也是按需开放。有的资料室管理人员害怕丢书，对学生根本就不开放。这样使文献资料失去了原有的价值，造成了资源浪费。个别专业图书资料专业性太强，学生用不上。师生自己购书看，使资源严重浪费。再次，图书文献资料采购模式单一。很多学校的图书采购都是由图书馆教师直接采购的，采购模式一般都是现采、书目采购。由于图书馆教师没有直接面对学生，自身的专业知识也有很大的局限性，采购图书文献资料时一般都是靠出版社的介绍或者凭借自己的感觉采购。而书目采购也是有出版社直接把当年的图书文献书目信息传过来，看着书目信息购置。这些都很有局限性，不能保证采购的图书文献资料的实用性。

三、根据高校院系资料室的现状及存在的问题提出一些切实可靠的解决办法

1.提高院系资料室的重视程度。2015年，国家推出《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》。一所大学的特色主要由学科的特色来反映和衡量，大学之间的竞争越来越体现在学科实力的竞争。在竞争日益激烈的今天，学校和院系领导一定要加强对院系资料室的重视。院系资料室里的图书、报刊专业针对性很强，它们基本又都处于院专教学楼内，对学生学习和教师查阅资料教育教学提供极大的参考和帮助。因此，院系领导要加强资料室的重视，在场地允许的情况下尽量为其提供良好的场地，适当地增加阅览桌，使借阅一体，为师生提供好的借阅环境。

2.提高资料室人员的整体素质和待遇。资料室服务水平的高低很大程度上取决于资料员的自身素质和业务水平，对资料室信息文献开发的程度也有很大一部分取决于资料员是否有专业的知识和相关的专业技能。高校院系资料室是为院系教师和学生提供服务的，所以资料室管理员要有良好的专业素养和职业道德素养，要“以人为本”，要有高度的责任心和事业心。首先，院系应加强资料管理人员的队伍建设，要给资料室配置稳定的管理人员。其次，图书馆和院系要进行合作，院系要为资料室教师提供时间，图书馆则提供有利的条件，适当地对资料室管理员进行系统的业务培训。培训主要从图书的分类、排架、计算机一般编目、业务借还等基础知识方面进行系统培训。再次，对于院系科研工作来说，科研人员所需要的各项情报服务和各种课题需求都离不开资料室工作人员的支持和帮助，科研材料搜索的工作极其烦琐，但是因为其工作性质，一般看不到其明显的工作业绩。再加上领导不重视，久而久之就容易形成资料管理员得过且过的工作态度。所以，在资料室人员管理方面要采取一定的激励措施，来激发资料管理人员的工作积极性，才能更好地使院系资料室潜在的作用发挥出来。适当地在职称评定、工资待遇、绩效考核等方面更多地融入资料室工作人员管理成绩的考核，公平公正的评价资料管理员。资料管理人员也要做好院系文献资料的宣传推广工作，现在通讯系统发达，QQ、微信、微博、院系电子屏、版报等通讯、宣传方式多种多样，资料室管理人员也要利用自身的专业知识定时或者不定时把资料室的藏书书目罗列出来，通过一切可以利用的传播方式在院系做好图书资料的推广和宣传，让资料室在院系里面活起来，使资料室的图书物尽其用。endprint

3.院系要制定系统可行的资料室管理办法和规章制度，使资料室的资料得到最大化的利用。院系要根据本院系的具体情况制定合理规范的资料室规章制度和管理办法，使资料室的文献资料利用率最大化发挥作用。

首先，院系资料室图书采购。要根据学校规模，全校圖书总量人均藏书量、院系师生人数、学科现有藏书量及专业学科人均藏书量和院系专业设置、教学科研水平等不同的情况，来规定院系图书文献的收藏范围，合理分配当年的购书量。

其次，院系资料室图书文献资料的质量也体现了院系及高校的科研与教学水平。因此，把住资料室的图书文献资料质量关至关重要。我们要拓展荐购渠道利用一切可以利用的方法为教师和学生提供图书文献荐购渠道，如荐购QQ群、荐购微信群、荐购箱等。资料室工作人员要合理整理荐购信息，确定需要采购信息。为避免图书文献资料重复，院系资料室图书采购要和校图书馆一起统一订购，有条件的学校在采购图书文献资料时最好让院系知名教师和学生代表参与其中，并根据学科及发展方向挑选适合本院系适合的图书资料，校图书馆要协调好与院系资料室的关系，保证校图书馆文献资料全面性，也要保证资料室文献资料小而精，来满足不同层次、不同类型的读者需求。

再次，将信息化引进资料室。不仅要把图书文献资料引进资料室，更要把它推出去。图书资料工作的网络化、信息化已经必不可缺，资料室也要跟上形势，同步发展。因此，要在院系资料室引入信息化，充分利用现代技术，使校图书馆和院系资料室形成一个看似分离实际密切相连的整体。在资料室安装计算机、复印机等现代化设备，通过校园网使之与图书馆的图书系统连接，实现校图书馆图书资料和院系图书资料之间资源共享，使资料室的图书全面流通起来实现借阅一体化为师生提供全面便捷的服务。使资料室的宝贵财富不再被尘土覆盖，使其真正地发挥作用。院系资料室管理员要彻底地动起来，不能再墨守成规等客户进门，要主动去挖掘教学、科研需要的材料，利用自身的专业知识积极主动地为院系师生提供针对性的服务，把文献资料推送到师生面前，及时对本院系相关的教学科研用书及报刊资料进行分类整理，使有需求的师生能在最短的时间内获取资源，提高工作效率。

四、结语

院系资料室是高校除图书馆以外的又一个图书情报中心，我们一定要好好利用它，学校和院系都应该理好资料室的各方面的关系，使其良好的发展，为院系的科研、教学创造更好的基础。社会在发展，科技在进步，在电子产品日益发展的今天，大多数师生已经把主要精力都放在了电子媒介上。院系资料室不要等客上门，也要与时俱进，通过各种电子媒体把自己推销出去，让资料室的宝贵资源充分发挥其价值，为院系、学校的发展做出更大的贡献，为社会培养出更好更多的优秀人才。

参考文献：

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[2] 陈孝禹.浅谈高校院系资料室馆员信息素养的培养[J].科技情报开发与经济，2015，（1）.

[3] 吕新惠.高校图书馆参与院系资料室管理对策探讨[J].大学图书情报学刊，2009，（3）.

[4] 何莉玲.把院系资料室建成高校的专业文献信息中心[J].湖南商学院学报，2006，（1）.

[责任编辑 李晓群]endprint