信息时代背景下档案馆工作发展方向

关翠利

(远东国际租赁有限公司，上海 200121)

1 档案馆工作现状

当今社会稳步前进，信息技术高速发展，我国档案馆工作围绕服务为中心在各方面取得了长足的进步。

人员方面，数量相对比较充足，尤其是较发达城市的档案馆，基本不存在人员不足的问题，虽然一部分基层档案馆仍然面临人员缺乏的困境，但就总体上说基本满足需要。工作安排依照档案工作的规律和各项法规规范的要求，人员分工较为科学合理，基本能够应付档案馆日常工作，窗口工作人员服务态度良好。但人员专业不对口现象较为普遍，招聘入馆的人员大都不是档案专业的毕业生，也没有接触过档案工作，实际工作中的总结创新缺少理论基础的支撑，这种现象在基层尤为显著。

馆藏方面，国内档案馆所藏档案大致包括政务信息档案、民生档案、专门档案、科技档案、历史档案五类。各地基层档案馆馆藏数量较少，一直到2008年中央全面推进土地确权工作，土地确权档案进馆才使得馆藏数量大幅上涨，以安徽省来安县档案馆为例，来安县2015年开始土地确权档案整理归档工作，在这以前整个档案馆馆藏12万卷，而此次进馆确权档案就达到12万卷左右，可见原先馆藏档案数量之少。当然各省级、一线城市档案馆的馆藏还是比较丰富，数量较大，有些甚至出现“爆馆”现象。

技术方面，数字转换技术成熟，应用较为广泛，很多档案馆都已经开始实现部分馆藏档案数字化。档案馆网站建设也很普遍，稍大规模的档案馆基本上都建立了自己的门户网站，提供目录查询等服务。另外，以上海浦东档案馆为例，针对民生档案建立了“市民云”APP，APP关联上海市市民信箱，市民通过实名认证以后就可以登录APP查找、申请所需档案，浦东档案馆在核实身份信息以后，将档案通过私有云加密传送给用户。同时，浦东档案馆还根据用户跨馆调档需要与异地档案馆签订合作协议，并将数字签章串码，在本馆网站上记录用户的查档过程、所查档案的档号、打印时间及页数。异地档案馆通过登录上海浦东档案馆网站就可以验证档案真伪，省去了电话传真查证的步骤，减轻了窗口工作压力。虽然目前各地发展不平衡，浦东档案馆的做法很难推广，但至少档案馆工作高新技术的尝试开始出现了。

政策方面，“十三五”规划针对档案事业发展，要求深入推进“三个体系”建设，以“五档共建”为主抓手，突出改革创新，加快转型发展[1]。国办发23号文《国务院办公厅关于转发国家发展改革委等部门推进 “互联网+政府服务”开展信息惠民试点实施方案的通知》以“一号一窗一网”为核心，按照“两年两步走”的思路，先落实证照梳理，相关标准体系建设工作，再全面投入应用，形成一体化服务体系[2]。国家为档案工作提供了大力的政策支持，使档案馆开展各项活动有凭可依，为档案馆工作发展提供了可能性。

2 档案馆工作发展方向

馆藏是档案馆工作的基础，服务是档案馆工作的核心内容。因此档案馆工作的发展应该以满足利用者的需求为核心，以人才、服务形式、馆藏和信息技术为切入点，着力于需求的满足和信息的挖掘。

2.1 用户层次不同及需求纵深发展，要求档案馆工作人员向业务型、专业型人才转变

2.1.1 窗口人员向业务型人才转变

各地经济发展不均衡，受教育程度参差不齐等都是导致档案馆用户分层的原因。一般受教育程度较高，档案利用意识较强的利用者对自己的档案利用需求明确，基本不需要工作人员的辅助。但事实上，现阶段有很大一部分档案馆用户对于自己的利用需求并不是很明确，只知道有利用档案的必要，或是被告知有查询档案的需要，至于具体利用档案的内容并没有很清晰的认识。档案馆工作人员除了要熟悉本馆所藏档案以及日常的档案工作流程，熟练运用检索工具以外，还要熟悉涉及馆藏档案的各事项办事流程，知晓每一事项需要利用档案的范围，及时为用户答疑解惑。

2.1.2 管理人员向专业型人才转变

社会档案意识提高，档案馆用户利用素养也随之增强，利用需求细化向纵深方向发展。尤其是信息公开的档案利用活动，利用者对于利用政策研究十分透彻，还有专门的信息公开中介结构为用户提供帮助，利用需求十分细致和专业。加上档案馆往往是政府部门办事流程的最后一个环节，常常会出现其他部门没有解决的问题被推脱到档案馆。这不仅要求窗口工作人员具备一定专业素养，更是对档案馆管理人员提出了更高的专业要求。管理人员要将政务信息档案及利用政策做细致研究和专业分析，将用户各类需求考虑在内，并确认其可行性。以便在用户查档时，将可以提供利用的档案高效地提供给用户，如果不能提供则要给予专业性的答复，解答用户疑惑。

2.2 需求广度扩展个性化特征凸显，要求档案馆服务形式向主动、动态、可变方向发展

档案馆馆藏档案种类增加，内容丰富优化，社会不断进步，公众文化程度提高必然导致档案利用需求的多样化和个性化。需求涉及政治、经济、生活的方方面面，除了工作生活所需的档案利用外，还包括很多由兴趣产生的公众选择，有时还有跨馆调档的需要，档案利用的个性化需求也就由此出现了。

面对多样的，个性的档案利用需求，档案馆必须改变传统的服务模式。首先，由被动提供服务向主动提供服务转变。根据来馆人员的查档内容进行统计分析，形成比例数据，找到各类档案的利用重点，了解需求提高服务效率。如，浦东档案馆馆藏民生档案共有10类，而就保守估计婚姻档案利用占到80%以上，工作重点不言而喻。其次，由静态管理模式向“动静结合”转变。档案馆也属于窗口部门，而方便、快捷是利用者对窗口行业的普遍诉求。尤其在基层，公众档案利用能力不强，简化用档流程十分必要。当然，利用范围需要严格控制的档案，其利用流程也必须严格符合规定，而其他开放程度较高的档案则可以相对简化流程。

2.3 用户档案利用意识提高，利用能力增强，要求档案馆馆藏丰富与开发并举

社会总体文化程度提高，用户的档案利用意识和利用能力也呈现不断上升的趋势。档案馆要顺应这种发展走向，除了做好服务工作，基础工作也不能忽视，即馆藏内容的丰富优化以及档案信息资源的开发。

与工作生活息息相关的民生档案与政务档案首当其冲，民众会格外关注与自己切身利益相关的信息内容，档案馆可以由此着手，加大民众需求档案的收集力度，在丰富馆藏的同时保证入馆档案质量，对利用程度高的档案采取优先政策。另外，公众的文化程度越高，对知识型档案的兴趣程度越高[3]。利用的知识型档案最主要的部分就是历史档案，档案馆除丰富馆藏历史档案外，开展历史档案编研与宣传展览至关重要。编研就是开发馆藏历史档案的信息内容，采取按主题编写集中等方式，将信息内容进行整合和清晰分类，再提供给用户，并编制查找性检索工具，辅助用户查找利用。宣传展览就是将所藏历史档案通过展出并辅以介绍性检索工具等形式，让公众了解本馆所藏历史档案具体内容，引发公众利用兴趣和热情。

2.4 生活节奏加快信息技术飞速更新换代，要求档案馆不断尝试应用和推广新技术

现阶段迫在眉睫的档案馆技术落实就是馆藏档案的数字化。数字化极大便捷了调档工作，窗口工作人员通过电脑就可以直接找到用户所需档案并打印出来，用户时间也得到节约，实现档案馆与用户的双赢，因此加快馆藏档案数字化进程对于档案馆工作发展十分重要。

其次，档案管理软件虽基本在基层档案馆普及，但大都是单机版软件且不统一，无法自上而下形成一个整体的自动化系统。档案软件录入的只是案卷题名，对文件具体内容并没有提及，对迅速发展的电子政务、急剧增长的电子文件未能实施有效管理[4]。因此，上级档案馆可以结合实际工作需要尝试开发档案管理软件，将软件下发到下级，或是统一区域内各档案馆使用的档案管理软件。不断尝试并将成功的案例推广，最后达成全国性的统一档案信息管理网络。

最后，浦东档案馆的“市民云”APP、私有云、加密传输技术及数字签章串码，都走在国内档案馆工作的前沿，并且在实践中取得了实质成效。有条件的档案馆可以参照浦东档案馆的发展模型，将这些新技术应用于自己的工作中，实现新尝试、新技术的推广，并在推广中发现问题，结合本馆情况，逐步完善进步。

3 档案馆工作发展所需条件支持

档案馆工作发展最主要、最根本的条件就是政府支持，有了政府的支持，就有了推动发展的政策支持、资金支持以及各项规章制度的保障。

3.1 政策支持

不管是“十三五规划”还是国办发23号文《实施方案》，都是档案馆落实各项工作计划的动力和强有力的保证。这些条文为档案工作的发展做了顶层建构和条框，指出了档案工作的发展的大致方向，但对具体事项并没做详细规定。目前档案馆工作人员非专业现象严重，阻碍了工作推进。因此政府在组织招聘公务人员，“国考”“省考”以及事业单位考试时，应该严格专业要求，保证聘入人员的专业性，提高档案馆专业工作人员比例，以政策为档案馆工作发展提供所需人员支持。

3.2 规章制度保障

秉承着档案工作与党和国家政策同步的发展理念，依照国办发23号文提出的“一号一窗一网”的工作目标，要求建立统一的数据共享交换平台和身份认证体系。这个体系一旦建成会很大程度方便档案馆工作，用户来馆查档时，档案馆只需在平台上对用户进行身份认定，就可以将档案提供给用户，简化了很多中间环节。

然而，事实上并不是所有的个人档案都包含身份证信息。一方面，1984年国务院发布《中华人民共和国居民身份证试行条例》，并开始颁发第一代居民身份证，也就是说，1984年以前形成的的档案是不存在身份证信息这一部分的；另一方面，即使是1984年以后形成的个人档案，由于当时社会档案意识薄弱，档案工作岗位几乎没有专业人员，导致所保存的档案丢失、虚假、残缺不全的现象严重，准确的身份证信息更是无从谈起。一直到今天，也只有婚姻档案是唯一要求登记身份证信息的民生档案，其他诸如独生子女、二胎之类的档案，身份证信息并不是必填项，这种情况下“一号”目标根本无法实行。因此政府需要通过订立相关规章制度，要求与个人相关的档案均登记身份证信息。这样，在群众办事过程中，才能真正做到通过公民身份号码，直接查询所需的电子证照和相关信息，避免重复提交，实现以“一号”为标识，为居民“记录一生，管理一生，服务一生”的目标[2]。

3.3 资金支持

档案馆日常运作，为利用者提供服务，展览宣传、新技术使用以及各项诸如馆库建设等所有活动都需要资金的维持。再来档案馆向公众提供的所有服务包括档案复印打印在内都是免费的，特别是城建档案，打印数量通常都在几百页，如此种种都依赖于资金来推进。特别要说的是技术的尝试与推广，需要相当大量的资金。首先技术的诞生需要资金，一项新技术从理论建构到研发再到投入使用需要多次的尝试和试运行，其间耗费的时间，大量的人力物力都需要资金的支持。浦东档案馆就馆藏档案数字化的 “五年计划”就得到政府2.8亿的拨付金额，由此可见一斑。其次，与技术研发比起来，更关键的是运维。现今信息技术更新换代频率加快，档案馆的技术应用也要顺应时代发展，与社会各部门接轨。政府部门系统更新，档案馆为配合工作，也必然要更新系统；管理使用的软件、数字化设备、馆库使用的自动密集架等等，出现问题时的维修也是日常开支的一部分；保存电子文件不仅要保存电子文件本身，还要保存支持电子文件运行的系统，保证电子文件元数据不被破坏；旧的运行软件淘汰，但旧运行软件里面保存的内容要转移到新软件里，信息转移又是一项费用开支。最后，技术的使用和运维需要人来执行，特别是大型档案馆，为保证日常工作中不出现不能运行的现象，通常还需要常驻工程师来进行日常维护，人员工资也是不小的开支。

[1]王伟俊,占晖.“十三五”规划引领和推动浙江档案事业继续走在前列[J].浙江档案,2016(6):6-9.

[2]国办发23号文件[Z].2016-04-14.

[3]李倢,胡燕.影响公众档案利用行为的个体特征因素分析——基于苏州市居民的调查[J].档案学研究,2015(4):94-100.

[4]许兴华.论制约高校档案工作发展的因素及对策[J].淮北师范大学学报：哲学社会科学版,2011,32(2):171-173.