攻城掠地 招商先行——浅析办公用品招商会议营销

文/杨梦瑶

随着办公用品市场的发展与扩大，一些中小型企业想要获得生存的空间，就必须要寻找到一个战略发展的渠道。招商就是目前品牌战略发展的主要形式之一，针对品牌所做出的推广，以及市场占有率等方面工作，都逐渐成为招商乃至打通销售渠道的众多目标之一。

想要招商成功，想要成功吸纳资金回笼，那么就需要具备一份出色的招商策划。招商策划决定招商预期效果。正所谓，士卒未动，粮草先行，想要真正达到招商目的，关键是招商策划的具体方案。否则，策划也不过是花架子，表面空有文章，无法真正落实下来。

但是招商活动背后意义何在?“招商”二字在近几年来，在企业发展中非常常见，不但大型国企企业需要实行招商路径，即使是中小型企业也不甘落后。就连新兴的o2o电商以及互联网都打算向这一方面发展。

虽然“招商”二字经常看得见，但是真正想要了解其内在价值的人，并不多。如何让招商更显有意义，那么决定整个招商活动中的招商策划，绝对是说一不二。那么本文中笔者就招商会的策划和大家做个分享：

（一）招商会策划——前期筹备

招商会策划——前期筹备对于招商会的成败起着至关重要的作用。这也是一个非常复杂的营销过程。一年中大大小小的招商会无数场，但利用招商会成功招到商签到单的却屈指可数。成功的招商会策划是集体公关，宣传，造势为一体的综合学科，细节决定成败，招商会前期有时可能只是打电话邀约客户时一句不经意的话就可能造成参会人数减少一半，所以成功的招商会策划是每个环节紧密相扣的。为此招商会策划的前期筹备就显得尤其重要的，好的开始是成功的关键。

一、招商会运筹期

1、招商广告的发布

2、会场的选定及布置

3、会前费用预算（需要各个部门配合完成）

4、接听电话的技巧

5、资料的发送、来宾确认及接站确认

二、招商会准备期

1、资料的准备

2、人员分组与协调

3、会前动员会及各小组工作流程演练

4、工作人员提前进驻会场

三、招商会运作期

1、会务组的工作流程

2、登记组的工作流程

3、接待组的工作流程

4、会场组的工作流程

5、后勤组的工作流程（需要配合完成）

6、业务组的工作流程

7、管理组的工作流程

8、主持人的工作流程

9、授课人的工作流程

10、公司留守人员的注意事项

11、用餐时注意事项

12、员工如何合理休息

13、突发事件及客户投诉的处置

四、招商会促进期

1、招商会结束来宾的撤离与返程安排

2、会务组撤离注意事项（需要配合完成）

3、后勤组结算和注意事项（需要配合完成）

4、业务组后期追款注意事项（需要配合完成）

5、会后总结

6、宣传资料编辑与制作

五、招商会运筹期

1、广告发布

招商广告的发布距招商会召开时间也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布。

A、发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久。要做到商家在看到广告后我们能有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参与招商会议。如区域招商会可适当将发布时间提前到10天之内。

B、发布内容：突出优势和重点。有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参与什么样的一个项目，来参与有何好处就足够了。

C、发布形式：一般以平面/半通栏/黑白稿形式发布。可选择通栏或彩稿形式发布。

D、发布媒体选择：以商家偏好媒体为主。如区域招商会应选择当地发行量较大的行业媒体，例如《文体用品与科技》诸如此类，或者网络垂直媒体等等。

E、发布注意事项：内容一定要反复核对，版面设计要独具一格有冲击力。咨询电话必不可少。

2、会场的选定及布置

会场选择规范：

A、交通便利：便利的交通能让参会者容易找到给举办方减少麻烦，同时一般认为交通便利的地方也是比较中心人气旺的地点，对后期招商会的成功举办有着相当重要的意义。

B、当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次。因为商家越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他发生疑惑：这样铺张的公司能真正的兑现他服务许诺吗？但也不能太过于低档让参会者举办方的实力。中等偏高即好。

C、最好是三位一休的场所比较好，集开会，住宿，就餐于一体。根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充分，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。场地的选择在色彩方面应该选择比较高端的，到时设计包装时才能完美交融。也能体现会议的高度。

D、会场的安排：为了增加会场内的气氛。如条件允许的情况下，会场外围沿街可以用彩旗写上会议的主题与口号沿街插上，会场外围可以挂上条幅和升空气球。入会场前可以写上一条欢迎横幅，进入会场大厅要有签到主题背景板签到处，区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处布置在会务组，有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等。

3、招商会策划电话邀约前期培训

A、电话邀约客户是个讲究技巧的活，不能打无准备的仗。一般我们前期会对接听人员做个专业的培训，如何开场，如何介绍此次招商会，如何拉高招商会的高度调客户的味口，客户抗拒点解答等等。

B、招商会策划接听电话的技巧：

有几部电话打过来，招商电话接听第一责任人是商务拓展部或者相同于整个职能的部门。内线再转到分管市场副总和常务副总处。每一个接听招商电话的人必需正式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由商务拓展部每天汇总一次。区域招商会也必需安排专人负责接听招商电话。

C、招商会策划前台接听电话的规范语言是：您好，这里是某某公司。就直接转到商务部，对方如果询问招商信息，如果几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：您好，他现在不在，能否留下你联系方式，等他回来后我转达给他让他直接打电话给您”等等，千万不可说他不在或者没有人接听就挂断。

D、招商会策划接听电话要言出必践，一旦答应经销商或者咨询者的事情。即使是没有结果，也要通知一声。比如说：下午查完后马上给你回话，后来下午一忙就忘了过来两天再想起来打电话过去，对方说不想做了。一个小小的失误就有可能造成很大的损失，因为对方会想你连这点的许诺都做不到何况复杂的营销服务许诺呢。还有，一定要留有余地。

E、招商会策划接听电话时要详细记录客户的信息所在街道地址，从事行业，信息来源，有无时间参与招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，否则快件公司不受理）一定要不卑不亢。

F、招商会策划逾越自己范围的事件不要轻易作出许诺，以便让上级有回旋余地，但是自己职权范围以内的事情要大胆拍板，防止给对方以罗嗦的印象，打款的阶段等等。

G、招商会策划接听招商电话时。听清楚对方要问什么，关心什么在对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。

H、如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者。首先不要顶撞，最多说你考虑考虑，电话里只能谈个框架，要不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。一定要按时答复。

I、招商会策划接听电话时公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的商家合作的利润点。应该尽自己所能来解答，接听交代的事情不推委。解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给商家。

4、资料的传真与邮寄发放，如有嘉宾需发请柬。

A、资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页。

B、资料发放的方式：特快专递、快件、挂号、传真、电邮。

C、资料发放的注意事项：邀请函的内容与设计可先与总部沟通；不能出现错页、漏页、翻页等现象；各种资料的复印装订要注意。严禁出现张冠李戴；信封的填写与内容一致。请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写；如有必要附请柬的贵宾以备联系。每套资料都应附有商务拓展部的名片。

5、来宾确认及接站确认，确认方式分几种情况：

A、为了方便来宾确认。电邮确认，信函确认，电话口头确认。对其前来的意向一定要有个大概的认识。

B、无论是推荐还是通过其它信息来的客户。只有明确后才方便进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚。

C、来宾动身前再进行一次电话沟通。并再次强调会场地址及乘车路线。招商会策划——前期筹备十分重要，首先得保障参加招商会的人数，而招商会策划——前期筹备就是解决客户的来源问题，需慎重对待。

（二）招商会策划——深化细节

招商会策划进行到了这个步骤，已经到了最关键的时刻，连突带破，已经到了对方的球门前，临门一脚成为关键，招商会策划就像踢足球，是个整体运动，得战术，组织配合和执行都到位招商会策划才有能成功。

其实招商会会议策划的总指挥至关重要，而他的重要就体现在分工的科学把控和过程查漏补缺，而不是“指挥”，总指挥就是战场上的将军，把握着战术的安排和贯彻落实的程度以及切实的变化决定了招商会会议策划的成败结果，所以每一个部门的分工就是场前战术的意图体现。

一、招商会策划会务组的工作流程

1、确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。

2、招商会策划会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。

3、了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。

4、来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业务范围，不能直接说：你去找那个人吧，一定要说你等一下我帮你联系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

5、招商会策划掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的消息，和公司哪个人员沟通过，这个很重要，如果知道哪个方式，以及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈判就是知己知彼，在言语上也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的不同都会给客户产生不正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气的弊病，那个谁、谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利益打算。

6、做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人，如：来宾之间产生纠纷，有人在会议现场无理取闹，竞争对手参与等。

二、招商会策划登记组的工作流程

1、根据会场环境，制定统一的工作流程。

2、登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。

3、来宾到达时热情接待，详细询问并亲自填写登记表，字迹填写工整，便于确认。

4、来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是嘱咐让其观看《会议须知》。

5、要对来宾进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具体位置。

6、轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。

三、招商会策划会场组的工作流程

1、与会场服务员充分沟通，做到双方紧密合作。在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。

2、选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。

3、由1-2人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到静音，或向其出示警示牌，上面写有：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至静音”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语。

4、引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，可以调节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。

5、来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。

6、在会议间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。

7、为保证主讲人的思路未受干扰，会议期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他人员尽量减少走动。

四、招商会策划主持人的工作流程

1、主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等。

2、会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布。

3、拟定每位主讲人的经历与职务简介，当主讲人上台前进行介绍。

4、会议后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌。

5、事先准备好活跃课间的话题、活动。

6、主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。

五、招商会策划业务组的工作流程

1、在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分组原则是将关系好的来宾分在一起，并在每桌安排一个工作人员，对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来宾或朋友去调查其动机和促进。

2、准备VI手册，运营手册，各种合同资料的准备。

六、招商会策划主讲人的工作流程

1、会前十五天准备好主讲内容，并提供给相关对口副总处审核。

2、提前五天将主讲内容做成课件，交于会场组课件播放人员，或交组公司文稿，由公司人员协助制作。

3、有条件的情况下提前三天做演练，确保主讲无误。

4、主讲前充分休息，调整状态，保证最佳主讲状态。

七、招商会策划后勤组的工作流程（需要配合完成）

1、做好各项开支的费用预算，协助购买并保管所需物资，保障有力。

2、后勤组也是机动组，随时听从总指挥的安排。

八、招商会策划沟通组的工作流程

1、会前将有意向来宾的情况进行充分了解，如果有可能最好事前先沟通。

2、沟通时把握“探其所虚，供其所求”的原则，先倾听，后判断，再行动。

3、对准备签约的来宾先重点突破，促其形成带头作用。

4、谈判时可利用“销售紧迫感”对来宾开展心理暗示。

（三）招商会策划——后期跟进

招商会策划经过前期筹备，细节的深化可以说已经为招商会的成功举办奠定了非常好的基础。但是招商会策划——后期跟进对于招商会策划成功与否也在一定程度上起着决定性的作用。招商会策划的后期跟进有六大注意事项，这几个环节也是环环相扣缺一不可。

一、签约程序以及细节准备

招商会前后几十天，也就体现在了这几个小时，射门开始了。一般招商会项目展示结束之后，有一个咨询的安排，大概在一个小时左右，由主持人宣布想要了解项目或者合同细节的朋友请到后面某某经理处了解，那么会前沟通过的商家，有熟悉的和不熟悉的商家只要是有意向的，一般都会过去，这个时候如果有一个商家能现场签约并交纳一定数量的签约金，第一个签约的时机和签约金额从某种意义上讲决定了后期签约的质量，如果签约的人没有带签约金，我们宁可不签，而是给其三天或者两天的时间来完成定金工作，越是这样越是效果好。咨询完毕后一般是由主持人宣布时间安排，一个是会餐的时间安排，一个是晚上以及明天上午预约谈判老总的房间和联系人姓名。

二、招商会结束来宾的撤离与返程安排

重要的客人撤离总是要最后的，客人在撤离的时候涉及到钱财的事项一定要交接清楚，安排参会人员的离开也很关键，对待签约的商家和没有签约的商家要一视同仁，千万不可有差异。

三、会务组撤离会场注意事项

会务组撤离会场的时候，有几个细节要注意，一个是要查漏补缺。还有就是把一些资料能带则带，不能带则撕毁，不要随意的留在会场，万一有什么差错后悔也来不及，比如说名片或者其他的公司联系方式。

四、会后总结，重中之重

会议开完了，总结是关键，因为会后看会议，一定会看出很多不足，会后总结哪个企业或者公司都会做，但是作的效果不一样，有几个关键需要注意。

第一、会后总结不要仅仅停留在开会或者奖罚身上，必须有专人负责记录，然后和以前的会议日程安排结合起来，越来越完善，就像我写这个招商步骤一样，是会议总结落实到文字上的结果。

第二、奖优罚劣是必须的，如果感觉会议过去了，在说也没有用了，大家都这么辛苦，想迁就一下那么就错了。第二次、第三次还会犯同样的错误，惰性和错误有时候是惯出来的。

第三、会议结束不等于招商结束，因为最重要的款项还没有进帐，必须安排专人定好计划来执行，大客户必须由老总来盯，中小客户交给客户服务部或者市场部就可以了，因为有时候大客户讲究一个名分或者面子，这个是会议总结的关键，从大家所有人看到的现象来总结应该如何后期沟通和促进，切记不要让财务直接打电话，很多公司认为合同签订了，定金交了，后面由财务去追款才是名正言顺或者顺理成章，说句心里话，追款是很难受的事情，一般的人都是能推就推，千万不能这样，因为经销商和你公司还没有建立正式的合作服务关系，还不是特别了解，财务适合在首期款进来后，以后的进货或者对帐的时候来执行，前期必须由市场部的人盯着，直到全款到帐为止，再进行移交。

五、宣传材料编辑与制作

招商会完毕后，最晚不要超过两天在公司能够发布消息的平台上一定要及时的发布各种宣传报道，对于老的商家也是一个很好的促进，内容包括网站、公众微信号新闻发布、招商会图片发布、签约地区情况发布、会议资料的整理、照片录像的整理等；同时通知那些没有来参加会议的商家要随时关注网站和微信公众号，对于他们也是一个激励，有的商家就是看到签约情况后在会议后自己直接过来公司进行谈判，最终履约成功的。

招商会策划只要组织严密、执行到位一般都会有一个好的结果，但是在好的招商技巧也仅仅是一个表象，最终决定招商结果和发展速度的还是公司的诚信和实力，以及操作人员的全力执行和服务到位，没有这个作保障，招商会的繁荣也是昙花一现。