浅谈信息化背景下创新档案文书管理的措施

2018-03-06黄静

文化创新比较研究 2018年3期

黄静

（上海青浦区中医医院，上海 201799）

在传统文化档案管理工作中，经常会出现实效性问题与信息数据管理问题，不能保证文书档案内容管理工作效果，难以协调各方面工作之间的关系。因此，在信息化背景之下，需针对档案文书的管理方式进行合理创新，遵循现代化的创新管理原则，全面提升整体工作效率与质量。

1 传统档案文书管理问题分析

在传统档案文书管理工作中经常会出现一些工作问题，不能保证管理工作效果，难以创建现代化与多元化的管理机制，严重影响各方面工作效果。具体问题表现为：

1.1 实效性问题

在传统文书档案管理工作中，使用者需到现场进行借阅，在查阅文件的时候，会耗费很长时间，也会浪费很多的人力资源。且部分文档的数量有限，借阅者需要排队等候文献，导致文档使用实效性降低，不能满足当前的实际发展需求。

1.2 文件内容不完全

很多档案文书资料收集者在实际工作中，会根据自己的喜好进行收集，存在一定的片面性问题，不能满足当前的受众需求。且在借阅文件的时候，借阅者需要通过其他渠道获取资料，浪费很多时间与精力。

1.3 档案文书的管理工作较为复杂

对于档案文书而言，在实际管理的过程中，管理内容较为复杂，不能保证整体管理工作效果与质量，在一定程度上，会导致档案文书的管理工作效率降低。通常情况下，在借阅档案与归还的时候，都需要进行登记，并且档案的格式不同，与企业公文格式存在差异，管理人员如果没有掌握专业知识，将会导致档案文书管理工作水平降低，不能满足当前的实际发展需求。

1.4 档案文书很容易出现损坏的现象

在档案文书实际管理期间，多为纸质的载体，在长时间储存期间，会受到借阅与管理等工作的影响，出现破损的现象，不能保证文书资料内容的全面性，甚至影响档案文书使用可靠性。同时，在管理期间，工作人员未能树立正确观念，没有针对纸张档案内容进行合理的管理与控制，严重影响档案文书内容的合理保管与使用。

2 档案文书信息化分析

在信息化背景之下，档案文书管理工作存在很多优势，但是还是会出现缺陷问题，不能保证档案文书的管理效果，严重影响各方面工作的合理性与可靠性，具体优劣情况表现为：

2.1 优势分析

档案文书管理期间实现信息化建设工作，有利于提升整体办公效率，保证管理工作效果。

第一，能够提升办公工作效率。在使用计算机网络技术的过程中，可以创建快捷的办公软件系统，提升整体工作效率。在查询资料的时候，只需要在搜索栏中输入关键词，就可以查询到需要的资料，不需要借阅者到管理部门索取。且档案管理人员可以集中开展收集工作，保证档案文书字迹的公正性，并在规范化管理的过程中，节省工作时间与成本，促进信息系统的合理运行与使用。

第二，可以提升档案文书内容使用效率。在计算机管理的过程中，借阅者只需要利用信息系统查询文件，不需要排队等候。且借阅的文档属于电脑的文件形式，可以在网络中进行查询，并了解归还情况，提升借阅便利性，保证文书的阅读效果。

第三，能够提高档案文书稳定性。在使用电子文件方式对文书内容进行存储的过程中，由于其中的形式较为丰富，存储量较大，可以提升工作便利性，完善管理与操作形式。且在管理中使用硬盘等存储方式，有利于提升档案的稳定性，不容易出现破坏的现象，保证工作效果。

第四，提升管理工作效率。在使用信息化档案文书管理方式之后，可以减少工作人员的劳动强度，并保证档案管理工作效率，在计算机中统一存储方式，只需要管理人员具备一定的技术能力就可以进行操作[1]。

2.2 缺陷分析

在信息化档案文书管理工作中存在很多缺陷问题，不能确保整体管理工作效果，甚至出现严重的问题。首先，信息化管理方式对于工作人员提出了很高要求，必须保证掌握计算机技术专业能力，并提升综合素养，在一定程度上可以更好的学习专业知识。其次，网络中的档案文书数据信息很容易出现失真的现象，如果没有做好系统的防护工作，会为不法人员篡改档案内容留有机会，导致档案文书数据信息的真实度降低。最后，在使用信息化档案文书管理方式期间，很容易出现部门之间的协作与沟通问题，如果管理部门未能树立正确观念，没有与其他部门之间相互合作与交流，将会导致档案文书管理工作效率降低，不能满足当前的实际发展需求[2]。

3 信息化背景下创新档案文书管理方式分析

在信息化背景之下，需针对档案文书管理方式进行创新，树立正确观念，加大整体管理工作力度，协调各方面工作之间的关系，以便于营造良好的档案文书管理氛围与环境，全面提升整体工作效果。具体措施为：

3.1 建设高素质人才队伍

为了更好的使用网络信息技术针对档案文书进行管理，需建设高素质人才队伍，在人才的支持下提升档案文书管理工作效率与水平。首先，需聘用专业素质较高的优秀人才，要求工作人员具备丰富的工作经验，可合理的操作计算机设备，并针对档案文书进行管理。其次，需针对工作人员进行阶段性专业知识与先进技能的培训，使得工作人员掌握文书档案的网络化管理方式，并针对硬件系统与软件系统进行合理维护，灵活的使用基础设施，确保在时代发展中，遵循与时俱进的学习原则。最后，需培养工作人员的自主学习能力，使其跟随时代的潮流学习计算机知识，以便于在工作中合理使用信息技术方式，提升档案文书管理工作效果与质量，满足当前的实际发展需求[3]。

3.2 促进各个部门之间的交流

为了更好的使用信息技术开展档案文书管理工作，需促进各个部门之间的合作与交流，在集体工作中，形成凝聚力与团结力，以便于开展档案文书的管理工作。首先，需树立正确的合作交流观念，加强各个部门对档案文书的重视力度，使其在实际工作中，养成良好习惯，更好的开展管理工作。其次，在各个部门相互交流期间，还需做好学习与合作工作，创建合理的管理机制，保证合作的长效化与先进性[4]。

3.3 网络内部与外部的隔离措施

为了保证档案文件信息化管理的安全性，需针对网络内部与外部进行严格的管理，合理设计物理隔离层，确保提升管理效果。对于物理隔离层而言，主要针对网络安全性进行防护，通常情况下，可以在第一层保护结构中设计路由器，过滤或是屏蔽IP地址，然后选择一些地址进入到网络系统中。在第二层保护结构中需合理设计防火墙系统，在防火墙认证的情况下，能够过滤网络中的不安全数据信息，阻止网络不良行为，并封堵一些禁止的业务。在此期间，还可以利用防火墙更好的记录数据信息与内容，合理检测网络攻击行为，并在告警之后采取合理措施解决问题，创建安全防护系统，保证各方面管理工作的可靠性与有效性，满足当前的工作要求[5]。

3.4 规范管理平台

当前一些部门在档案文件信息化管理期间，已经初步创设了管理平台，但是存在规范化问题。因此，需针对管理平台的规范化与系统化水平进行严格控制，加强系统建设力度，合理使用信息技术方式进行管理。在此期间，还需创建因地制宜的管理机制，根据当地档案文书的管理要求与具体内容实现管理目的，并营造良好的工作氛围，在先进网络信息技术的支持下，更好的完成当前档案文书管理工作任务[6]。