论网络环境下影响档案利用行为的因素

王成舜

（曲阜市档案局，山东济宁 273100）

众所周知，信息时代的到来给人们的生活和工作带来了很大的改变，通过网络和手机的便捷，人们获取自己想要的信息，满足大家的各种需求。在网络环境下，档案利用行为的开展也深受其益，不论是档案资源的收集和利用，还是档案提供者和利用者的观念与行为都受到了很大的影响。档案利用工作应当充分运用网络环境的有利因素，不断改善我国档案利用行为的工作，才能真正促进档案利用工作的稳步发展。

1 档案利用行为的概述

档案管理工作中最重要的环节就是档案利用，可以说这是档案管理工作的终极目标，所有档案工作者的一切努力都是为了能够使档案可以为国家服务、为人民服务，实现档案的自身价值。档案利用对人们的生活和工作有着极大的影响，事关人们工作、学习、生活的方方面面。比如，在公检法部门针对保密案件进行调查取证的时候，为了能够不惊动被调查人，对于大量档案信息的获取就需要当地档案管理部门的配合，这属于档案利用的一种常见形式。当企事业单位的工作人员评选职称时，他们需要提供的个人档案信息，都可以在本单位或者上级档案管理部门查找到相关信息，使其顺利办理职称的申报与评选。

由此可见，档案利用的行为为社会的发展、国家建设以及人民生活都做出了重要的贡献，它已经成为发展道路上必不可少的一份子。那么，在网络信息时代的大背景下，档案利用工作人员一定要严格规范自己的行为，依法开展利用工作，不断提升自身的工作能力，做好档案的相关服务工作。

2 网络环境下影响档案利用行为的因素

档案利用工作是由利用需求和提供利用两个方面的内容组成的，在网络时代，信息技术为档案利用提供了许多的便利，实现了档案资源共享，提高了档案检索的效率。网络环境对档案资源、档案信息的提供者和利用者、利用环境等因素都有很深的影响。

2.1 档案资源因素

档案资源可以说是档案利用中的基础因素，没有档案资源就不能展开一系列的利用工作，目前我国档案资源的发展主要体现在以下两个方面：

一方面，档案资源的数量得到了增长。想要顺利展开档案利用工作，最基础的保障就是有大量的档案资源，作为储备力量供利用行为的实施。进入网络时代，档案信息的资源数量是急剧增长，各种档案都开始建档，社会对档案的需求也逐年上涨。各式各样的档案信息开始被挖掘和整理成卷，极大的丰富了我国的档案资源。

另一方面，档案资源的质量得到了保证。我国的档案资源数量在逐年的增长已是不争的事实，但是庞大的数量并不能证明我档案利用行为的有效性，而是要看档案资源的质量。网络时代下，人们对档案资源的整编更加的科学化和规范化，人们利用信息技术对收集上来的档案信息进行甄别和挑选，留下有用的信息，除去垃圾信息。尽管这些工作有些耗费工作人员的时间，但是却给档案利用者提供了更加全面有用的信息。此外还有一点不利影响，对于我国目前的档案收藏情况看，尽管网络时代的到来给档案资源的数量和质量都带来了相应的有益改变，但还有很多档案馆的资源种类还是较单一，涉及范围不广泛。对于档案资源多的部门和行业，这些资源信息会被重复数字化，增加了工作时间，浪费大量人力。

2.2 档案信息提供者因素

档案的信息提供有两个主要的渠道，一个是从事档案收集的工作人员，另一个是档案的服务窗口，都与档案利用行为有密切的关联，具体如下：

一方面，受到传统的档案利用观念的影响，工作人员对于档案资源看重的是收藏，看轻的是利用。在工作中，他们的大部门时间被用在了收集和整理环节。在网络环境下，人们对档案的需求越来越多，利用同收集整理环节同样重要。人们利用档案需要工作人员的帮助和指引，因此，从事档案工作的人员要转变传统的服务理念，树立积极主动的服务观，尽自己最大的努力去帮助需要帮助的人。在新的服务观下，从事档案工作的人员素质也得到了极大的提升，掌握了先进的信息技术，提高了工作的效率，促使档案利用行为更加顺畅。

另一方面，在信息时代，档案服务窗口是档案利用行为的途径之一，档案需要者通过服务窗口可以申请到需要的信息。服务窗口已经开始建立起档案网络查询平台、手机微信的档案查询公众号等等，让很多有需要的老百姓足不出户就能办成事情，也减少了档案服务窗口的工作压力。

2.3 档案利用者因素

档案利用行为的最主要参与者就是档案利用者，档案信息提供出去，需要有接受人，也需要有利用人，网络环境下的档案利用应从以下两点进行：

一方面，在网络环境下，人们已经习惯充斥在网络信息中，对各种网络信息进行观看和筛选，来满足自己的需求。可以说，生活在网络时代的人们对档案利用的意识有了很大的提升。档案利用者的这种意识，对于档案工作者来说也是一件极有益的事情，只有大家的需求量大，这样才能促进档案资源更加多样化，也能够使档案部门得到更多的关注和理解，越是没有人需要，档案工作的价值就难以实现。

另一方面，网络环境下的档案利用行为对利用者有着很高的要求，需要他们有相匹配的能力。为了能够更好的适应新的档案环境，档案利用者应当有基本的计算机技术和检索能力，这样才能将自己需要的档案信息找到，供自己使用。而且，网络环境下，档案信息被整合在一起，不会因为利用者身在国外而检索不到信息，也不会因为涉及范围广泛而耗费大量的查找时间和精力。可见，档案利用者的档案利用观念得到了转变，而且自身的信息检索知识和计算机技术也得到了极大的提升。

2.4 档案利用环境因素

虽然网络环境给档案利用提供了极大的便捷，但同时也造成了很大的安全隐患，所以需要国家出台相关的法律政策，给予档案利用提供安全保障。人们在网上对档案资源可以自由下载利用，但是他们的用途是否合法我们并不知道，一旦给社会造成严重的负面影响，会形成难以挽回的局面。可见，档案利用环境需要得到维护和规范。任何事情都是有利有弊，对于不利的一面，应当及时采取措施，保护到档案信息利用的合法和安全。在网络时代，档案工作人员可以建立网络安全保障系统，这个系统一方面可以保证档案信息的真实性和可靠性。

另一方面就是提供档案利用的安全保障。对于档案利用行为的评价也是整个过程的重要环节，评价是对档案利用中出现的问题进行规整和解决，也是对档案利用者和提供者在利用行为发生过程中出现的问题进行检查反省。只有档案信息更加的完整和完善，才能使档案利用行为开展更加顺利和成功。我国的档案利用评价反馈开展的时间不长，需要档案工作者在这方面多下功夫，不断提升自身的工作能力，利用先进的信息技术给档案利用工作提供更加真实有效的评价反馈。

3 总结语

综上所述，网络环境下影响档案利用行为因素可谓是方方面面，直接关系到档案管理工作的顺利开展。档案资源的数量和质量保证是整个工作开展的基础，想要档案利用行为有效实施就要保证资源的质量。档案信息提供者和利用者是档案信息传递的经手人，都对他们有着很高的技能要求，都应当树立一个新时代的档案利用观。档案利用的环境也同样很重要，确保档案资源的安全和评价反馈。它们应当相互配合相互联系，这样才能确保档案利用行为有效进行。

[1] 孟璐.我国档案利用工作的特点[J]办公室业务2017.13.

[2] 谢怡.网络环境下的档案利用工作策略[J]黑龙江史志2013.06.

[3] 杜娟.网络环境下档案利用工作浅析[J]黑龙江档案2013.05.