档案利用工作的滞后性及其对策

史丹妮

（广西科技大学鹿山学院，广西柳州 545616）

随着当今社会经济的高速发展,档案面向社会、面向经济建设已是发展之必然，社会依赖档案信息表现得越来越明显，然而档案利用工作形式的滞后性也凸显出来。档案利用工作的滞后性包括观念滞后和提供利用手段的滞后。

1 档案利用工作形式中存在的滞后问题

1.1 滞后的观念

在档案利用的工作中，观念是阻挡其发展的主要原因。现阶段，档案工作的作用和地位并未得到大部分档案人员的正确认识，他们自身依然存在着“重保管，轻利用”的理念。对档案的政治性和机要性强调过度，如此一来，导致很多并非机密性和能够开放的档案得不到利用，在一定程度上浪费了信息资源。在新市场经济背景下，比较于其他行业而言，档案工作并没有很强的紧迫性。在短期内内，社会效益和经济效益也无法产生，引导得不到领导的关注，使得档案工作人员对自身工作和社会之间的联系无法给予正确认识，这也对档案工作的开展产生了不利影响。

1.2 提供利用手段的滞后

提供利用手段的滞后主要是体现在查阅中心没有一个适当的服务平台以及服务手段滞后。以广西档案的利用工作为例，广西档案查阅中心从开放到2004年12月底，仅有603人通过到馆查阅、打电话、上网等方式查阅馆藏的现行文件，而这些人次数仅相当于市内大型图书馆大约两天的接待量。为什么会出现这种门可罗雀的现象呢？笔者认为主要是目前查阅中心的服务还是处于“被动服务”的状态。

这从上述的两方面可以看出：第一，缺乏一个服务平台。档案馆开展公关服务，必须有一个标志性、文化性和开放性的设施，就是要建立一个公共服务的平台。而广西档案查阅中心位于南宁市星湖路区档案局内，进门前必须向取得武警同志同意并登记在册才能进入查阅室。这种架势使广大群众有 “到政府深闺大院办事”的错觉而对文件中心望而却步，所谓面对公众开放，是不该有武警把门问讯，可见目前开放中心只有开放之名而无开放之实。第二，服务手段单一。虽然文件中心提供了接待查阅、电话咨询和上网查询三种服务方式，但在实际运行上，存在着网上服务更新速度慢、电子文件不多，电话咨询查全率低的缺点，所以当前的服务依然是以接待查询为主。而接待查询却又是进门层层把关，与一般的公众文化事业的机构形象不一样。

1.3 检索手段的滞后

档案利用中，检索处于第一步，档案利用的有效性和及时性与检索手段有着紧密联系。现阶段，我国很多档案馆的服务方式依然主要为提供档案原件和手工检索，速度不仅慢，而且也提升不了效率，档案信息的传播范围也比较窄，各方面需求都难易满足。有一部分档案还过度强调汇编，影响了最终的实效性。存在的这些状况，并无法满足信息时代对档案利用和实效性的需求，因此检索手段的重要性不置可否。

2 提升档案利用的有效对策

档案利用工作虽然现实存在不少困难，但笔者认为：档案馆提供现行文件利用属于一项创新的举措，具有开创性，因此，还应不断地加以完善，变被动服务为主动服务，将现行文件的社会功能和实际效用在最大程度上发挥出来，更好地服务于人民，使人民群众的利益能够得到更好地维护，这就要求做到以下几点。

首先要不断提高工作人员的服务水平和业务素质，要树立群众观念，强化服务意识，坚决杜绝“门难进，脸难看，事难办”的不良风气，同时要认真加强业务学习，提高业务水平。

其次是要建立全方位的服务机制，发挥人才、技术优势，采取多种形式，为社会各阶层、各领域的利用者提供服务。首先就要改变门难进的这种局面，把查阅中心办在市中心的人民群众能够随时到打击进取的交通方便的地点，并实行象进图书馆那样的进门制度。

最后是将各种现代科技方法充分利用起来。现阶段，社会处于信息时代，在各行各业中，计算机和信息技术的应用日益广泛，档案部门在此情势下，需要对档案检索和管理进一步强化，推进其现代化发展。采用现代科学技术作为档案服务手段仅是完全可行的，而且是十分必要的。具体步骤如下。

2.1 保证检索工具系统建立的完整性

通常情况下，相关工作人员在使用档案的过程汇总，主要依靠查找档案目录索引完成的，因此档案检索目录是否标准，非常重要。以前，因为缺乏统一的管理标准和规范的格式，导致档案目录大相径庭、参差不齐，档案编号也不尽相同。这些问题在一定程度上给使用者造成了不便，减慢了查阅进度，影响了提供利用工作的效率。基于此，可以将档案管理软件充分利用起来，将各装置目录进行归类和划分，然后使用微机录入。借助该种检索工具，利用者能够更清楚地找到所需材料，针对档案的名称、编号以及日期等做出统一标准和格式。只要提供中的某一信息，使用者则可以快速查找到自己需要的资料，减少了搜索时间，提高了工作效率。在使用人事档案时，之前编号都是根据姓氏笔画完成的，若是大姓就会比较麻烦，现在只要将姓名输入计算机，则会快速找出其档案号和信息，实现了事半功倍的成效。

2.2 建设网络，实现对网络的使用

我们可以在编制完一套完成的检索工具后，再进一步深入完善，促进网络化管理档案工作的实现。在工作过程中，可以在相关科技管理员和领导的微机中安装档案管理软件，并将限权限制上交，专人专用，给科技部门人员和人事档案利用人员加上档案权限命令，使用者会以自身需求为依据进行合理选择。与此同时，在厂局域网上公布出档案查借阅审单，方便使用和审批，让使用者少走不必要的弯路。队对于档案而言，网上利用的实现，能够缩短利用和管理之间的时空距离，进一步实现档案管理的信息化，提升工作效率。

2.3 进行主题创新服务的开展，使档案利用范围得到拓展

一个时代想要得到更好的发展，绝对离不开创新，对于档案工作而言也同理，需要与时代的发展步伐相吻合，才能够为信息的实效性提供保障。于16届国家档案大会第146次平等会议上，我国前任国家档案局局长杨冬权就是以 “服务民生——中国档案服务方向新选择”为题展开的演讲。由此可见，在开展档案工作的过程中，需要做到与时俱进，使其具备独有的时代特征，进而更好地服务于社会经济建设。

3 结语

综上所述，在开放现行文件的具体实际工作中，肯定会出现这样或那样的问题，档案利用形式的滞后就是其中一个，但是只要我们勇于探索，就一定可以把工作做好，使其真正成为一个服务群众的窗口。