办公室文书档案收集与归档工作管理探究

2018-03-06谭娜

文化创新比较研究 2018年31期

谭娜

（湖南省医药技工学校，湖南长沙 410000）

文书档案主要指的是那种记录社会历史变迁，并可以准确反映出社会出现问题跟解决法案的重要社会结果，对于企业以及社会的发展进步也有着非常重要的意义。此外文书档案的收集跟归档工作作为具备有技术性质跟服务性质双重性质的工作，其在现阶段的管理过程中还存在有比较多的问题，也就要求相关管理人员能够加强对该方面的研究力度，来促使办公室文书档案的职能得到最大限度的发挥。

1 文书档案管理工作中存在的几点问题

1.1 归档文件内容不够全面

在办公室的文书档案管理过程中，还经常会出现归档文件不健全的情况，导致了档案遗失以及不全等情况发生。因为办公室文书档案的内容非常多样化，涉及方向比较多，来源途径也比较丰富，并具备非常重要的参考价值。这些文件如果出现了遗留的情况，还存在有难以重新采集的问题，对于档案管理人员的归档工作也就会造成比较大的影响。此外我国许多单位的文书档案管理人员都是兼职或者实习人员，其档案管理水平不足，也没有足够的时间跟精力来进行档案文书资料的管理工作，也就导致了文书档案材料难以被及时地收集跟整理。

1.2 档案管理体系不够完善

在现阶段的档案管理工作中，还有许多档案管理人员对于文书档案的收集跟归档工作的认识程度不足，在进行文件的收集以及归档过程中注意力也不够集中，也就经常性会出现档案文件丢失的情况，档案管理工作的真实性跟有效性也就难以得到很好的保障。在现有的办公室文书档案管理过程中还存在有以下几点问题：（1）许多单位办公室还存在有档案管理程序不够规范的情况，很多重要的资料也多是随意放置在办公室的各个角落中，也就容易出现文书档案遗失的情况。（2）不同单位的归档形式也存在有比较大的差异性，而且需要进行归档整理的文书档案数量非常高，也就导致了档案管理工作难以获得良好的管理效果。（3）很多档案管理工作中还存在有档案不够完整的问题。在很多资料中还有着断章的情况，而在需要用到这些资料时，也需要专门找相关的部门进行补章处理，导致档案管理工作的实效性难以得到有效的保障

1.3 文书档案的收集跟归档力度不足

在现阶段的文书档案收集跟归档过程中还存在有管理力度不足的问题，并会直接影响到文书档案效果的发挥，具体体现在以下几个方面：（1）流程的规范性。目前许多办公室在进行文书档案的收集跟归档过程的处理方式比较随意，也没有规范性的操作流程。（2）归档模式的综合性。我国目前有很多档案资料都是通过文字档案的模式进行存档的，但是随着档案管理技术的不断发展，促使电子文书档案管理模式也得到了广泛的应用。但是部分档案管理人员对于电子档案管理模式的应用水平跟应用经验欠缺，也就难以获得良好的档案管理效果。（3）信息可靠性。档案资料作为对历史信息的统计跟记录，只有在保证其真实性的基础上才能够促使档案的参考跟备查效能得到充分的发挥，但是在目前的档案管理实践工作中依旧有着私自篡改档案信息的事情发生，也就导致了档案信息的真实性无法得到有效的保障。

2 提升办公室文书档案管理质量的几点措施

2.1 加强对文书档案管理人员的培训力度

文书档案管理人员作为档案管理工作的具体执行者，其职业素质以及档案管理水平也会直接影响到整个文书档案的管理效果。而一个合格的档案管理人员，除了具备丰富的档案管理技能以及档案管理经验之外，还需要积极进行档案管理知识体系的不断更新，并主动参与到各种档案管理培训工作中，从而促进自身的档案管理水平以及职业素质得到进一步的提升。对于文书档案收集归档过程中存在的问题，还要求档案管理人员能够及时对上级部门进行反馈，然后针对性地提出改进意见，保障档案管理工作的顺利推行。对于部分刚参与到档案管理工作中的工作人员，需要做好其专业技能培训工作，在培训完成之后还需要对其理论知识掌握水平以及实践操作能力进行考核，只有在考核通过后才能够参与到后续的档案管理工作中，以保障档案管理工作能够按照科学的流程来进行，并进一步提升办公室文书档案的管理效果。

2.2 完善文书档案的管理跟归档制度

首先要求档案的管理人员能够对文书档案管理详细时间、归档规模以及保管时间等工作具体流程有一个清晰的了解，然后在结合了不同办公室部门工作情况的基础上，结合相关制度对各部门之间的责任进行充分的落实，在此基础上进行不同类型档案管理程序的合理确定。此外还要求档案管理部门针对档案采用集中保管的模式，并不得出现擅自留下使用的情况发生，在而文书档案管理过程中，也需要结要求来对档案管理规章制度进行优化与调整，从而满足档案管理工作的各项需求。在具体的文书档案收集归档过程中，还需要明确以下两点内容：（1）归档期限。进行归档期限的明确设置，并对不同期限类别的材料进行分类保管处理，以避免档案意识等情况的发生。此外档案期限的设定还能够为档案管理人员的日常工作提供足够多的便利性，从而在无形中提升了档案管理人员的工作积极性。（2）归档范围。在归档范围的确定过程中需要保持一定的适应性跟针对性，在结合了企业发展战略以及市场环境的基础上，进行文书档案归档范围的合理确定，在此基础上获得良好的档案管理效果。

2.3 对文书档案的收集跟归档模式进行调整

在传统的文书档案收集跟归档工作中存在缺乏主动性、档案资料完整性不足等诸多问题，因此各档案管理人员还需要做好对文书档案收集跟归档模式的调整工作，借此来促进档案管理工作效率得到进一步的提升。因此文书档案管理人员还可以从以下几个方面出发：（1）问题反馈及时性。在文书档案的收集跟归档过程之中，还经常性会出现一些档案管理问题，如果未曾对该问题进行及时的处理，还会导致管理成本大幅度提升，并直接降低了企业的运营管理效率。因此在档案管理工作出现问题之后还需要进行及时的反馈跟处理，以保障档案管理体系的顺利推行。（2）工作主动性。为了获得良好的文书档案收集跟归档效果，要求各档案管理人员能够积极加强跟其他部门的联系，对档案资料的收集跟归档工作开展进程进行安排。此外还需要定期做好档案材料的检查工作，以保障所有档案资料的可靠性、真实性以及连续性。（3）硬件措施的完备性。档案管理人员在档案收集跟归档过程中，还会受到人员素质、工作态度以及业务能力等多种人力因素的影响，因此各档案管理部门还需要加强信息化档案管理的建设力度，来减少人力因素对档案管理工作造成的影响。