简议加强人事档案信息化管理的作用及其策略

项尖措

摘 要：人事档案是指在开展人事管控活动时，用以记载和反馈个体情况的资料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。加强人事档案进行信息化管理，可以提高档案管理效率，实现档案资源共享，提高了人力资源管理水平。本文简述了档案信息化管理的主要特征，对加强人事档案信息化管理的主要作用及其策略进行了论述分析。

关键词：档案信息化管理；特征；人事档案；作用；策略

一、档案信息化管理的主要特征

档案信息化管理的特征主要表现在：（1）网络化特征。档案信息化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行档案管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。（2）便捷特征。档案信息化管理具有便捷化特征。档案信息化管理就是基于信息化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。

二、加强人事档案信息化管理的主要作用

人事档案信息化管理的作用主要表现为：（1）提高档案利用效率。人事档案信息化管理目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥发挥档案作用，将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理，探索建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升人事档案的价值。（2）实现资源共享。实施人事档案现代化管理，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息发布交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。（3）满足人事档案使用要求。人事档案信息数据库、人事信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格，不过人事机构在考核的时候，多是检查工作者的简历等内容，此类信息是当前的数据库不能够提供的。要想合理的开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作，在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的。建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查阅以及打印。

三、加强人事档案信息化管理的策略

1、强化人事档案管理的信息化意识。要想提高人事档案信息化管理水平，首先就要让档案工作人员接受人事档案管理信息化的观念，强化他们人事档案管理信息化的意识，只有有了意识，才会付诸于行动，因此，可以对人事档案管理人员进行信息化意识的培养，营造信息化管理的氛围，工作人员对人事档案管理的信息化有深入的理解和认识，才有可能从根本上改变了工作人员思想观念，使得传统的人工管理档案更加顺利的转变为人事档案的信息化管理，为人事档案管理的信息化建设打好思想基础。

2、完善人事档案信息化管理的设备基础。先进的信息管理设备是对人事档案进行信息化管理的物质基础，为了提高人事档案管理的信息化建设水平，企业或政府单位一定要加大对人事档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，人事档案管理的工作效率将会大大提高，人事档案管理的信息化建设进程的步伐也会加快。

3、建立档案信息化管理制度。（1）档案信息化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案信息化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案信息化管理有制度的保障，实现档案信息化管理的规范化与标准化。（2）树立安全保密意识。档案信息化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案信息化建设过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。

4、加强档案信息化管理標准化建设。档案管理数字建设并不是一项容易的工作，它涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此，在具体的信息化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案信息化管理系统进行科学合理的构建。

5、加强档案信息化管理人才的培养。（1）引进档案信息化管理的技术人才。档案信息化建设过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案信息化建设过程中的各种技术难题。 （2）加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案信息化建设的中坚力量。因此，在档案信息化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。

结束语

综上所述，人力资源作为企事业单位发展的重要资源，加强对其管理具有重要意义，而单位职工的人事档案对于企事业单位而言，是人力资源管理的重要内容。因此加强人事档案信息化管理，可以提高企事业单位人力资源管理，促进企事业单位的健康发展。

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